Hoe zit het met het onverwachte effect op de wat langere termijn dat een structuurwijziging, bijvoorbeeld van functioneel naar stroomsgewijs of met QRM-cellen, een compleet nieuwe ERP-implementatie nodig maakt. Met als ongewenst effect dat de structuurverandering 'te duur' wordt.
In hoeverre is de eerste vraag al 'Is onze structuur toekomstbestendig genoeg om hem in het ERP-beton te gieten??'

De structuurwijziging in deze reactie lijkt een managementkeuze en geen onverwacht effect als gevolg van een implementatie.
Wat we in dit perspectief hebben ervaren, is dat organisaties op langere termijn de rol van sleutelgebruiker minder goed invulling geven dan gewenst vanuit het beheer van het ERP systeem.
Het effect daarvan is een onvoldoende borging van de kennis over het ERP systeem in de organisatie. Dat kan versterkt worden door wisselingen van medewerkers die de rol van sleutelgebruiker niet willen hebben en in een volgend stadium het belang van die rol zelfs niet meer goed doorzien. Dat resulteert in risico’s op verkeerde inrichtingskeuzes, onvoldoende data management en minder doortesten van systeemaanpassingen of upgrades, wat tot een vicieuze cirkel kan leiden van minder adequaat beheer van het ERP systeem en minder betrouwbare informatie.
Mocht er worden gekozen om de rol van de sleutelgebruikers op een andere manier te borgen, bijvoorbeeld door een aanpassing van de ICT beheerstructuur van de organisatie, kan daarmee het beheer van het ERP systeem juist worden versterkt. Het kan op korte termijn de indruk geven dat deze versterking van de beheerstructuur “te duur” wordt, maar ons inziens voorkomt dit veel verborgen kosten van foutief gebruik van het systeem, foutief corrigeren, vermindering van data kwaliteit en dergelijke. Het behoeft geen toelichting dat kwaliteitsverlies van het ERP systeem kan leiden tot een sterk verminderde levensduur van het systeem. We hebben ervaringen dat er, als gevolg van eerdergenoemde tekortkomingen, is gekozen voor een her-implementatie binnen 4 jaar in plaats van het upgraden van het ERP systeem voor een periode van wel meer dan 8 á 10 jaar. De hiermee gemoeide kosten wegen dan op tegen de kosten van een structuurverandering in de organisatie.
Voor organisaties die een ERP systeem implementeren is het naar ons idee niet zo dat die organisatie daardoor niet flexibel meer is; ook binnen ERP systemen kun je immers veel dingen veranderen (configuratie keuzes). Het zal u niet verrassen dat die veranderbaarheid sterk afhankelijk is van de mate van professionaliteit van de organisatie en haar medewerkers. Wanneer een organisatie investeert in een beheer- en ontwikkelorganisatie met gekwalificeerde en betrokken Proceseigenaren en Sleutelgebruikers, in bijvoorbeeld een Business Solutions team of in een groep Information Managers die dicht bij de business staan, dan rendeert het gebruik van een ERP systeem vaak beter.