Lean: meer de menselijke factor betrekken

Het zijn turbulente tijden in de markt. De krediet crisis zorgt voor een nog grotere druk op de organisaties en focus op kosten reductie. Om beter aan deze veranderende markt omstandigheden te voldoen gebruiken organisatie de Lean methodiek.

Doel van het gebruik van deze methodiek is het leveren van kwalitatief betere producten, meer klanttevredenheid en bijbehorend zakelijk succes. In de praktijk –binnen zowel industriële als administratieve omgevingen- blijkt echter dat de resultaten van een Lean traject vaak geen stand houden en vervalt de organisatie weer in de oude werkwijze. Dit komt omdat organisaties bij de Lean methodiek vaak de focus hebben op hulpmiddelen en andere tools (harde kant) en de verandering onvoldoende is geborgd in het gedrag (zachte kant) binnen de organisatie.

Hoe zorg je er nu voor dat de veranderingen wel duurzaam verankerd worden binnen een organisatie?

Door ook aandacht voor de zachte kant van het optimalisatieproces te realiseren. Dit kan door de Lean methode aan te vullen tot de ‘Excellent presteren’ aanpak.

De ‘Excellent presteren’ aanpak is gebaseerd op de Lean methodiek en zorgt voor meetbaar betere prestaties. Beter in termen van: kortere doorlooptijden, minder fouten, verhoogde kwaliteit, minder verspilling. De aanpak focust zich nadrukkelijk op het uitvoeren van de processen en om vanuit deze uitvoering te gaan verbeteren.

Belangrijk is dat er in de aanpak veel aandacht is voor de benodigde houding en vaardigheden bij het management om te sturen op de ‘operatie’. Naast de ‘harde’ kant wordt met name ook de ‘zachte’ kant van procesoptimalisatie belicht. Niet alleen een optimaal proces met de juiste sturingsmiddelen is van belang, ook het (veranderen van) gedrag van zowel medewerkers als operationeel managers krijgt daarom de aandacht die het verdient. Om dit te bereiken is een integrale aanpak met de volgende vier gebieden noodzakelijk:

• Verwijder de oorzaken voor fouten systematisch en structureel uit processen en benut iedere kans op het tegengaan van verspilling.
• Monitor het effect van ingrepen op de procesgang en stel vast of de maatregelen daadwerkelijk effect sorteren.
• Zorg voor continue aandacht voor operationeel management gericht op prestatie, capaciteits- en verbetermanagement met de operationeel manager als spin in het web.
• Het verhogen van de prestaties vereist aandacht voor de medewerkers in de lijn. Zorgen voor de juiste kennis, vaardigheden en motivatie om verbeteringen door te voeren. Zij zijn de sleutel tot blijvende verbeteringen.

Aandacht en de invulling van operationeel management is dus van groot belang. Binnen de meeste van de Lean trajecten is hier onvoldoende aandacht voor. De meeste trajecten worden vrij instrumenteel ingevuld terwijl nu juist deze menselijke factor zo belangrijk is voor het laten slagen van Lean trajecten.