Lean: Focus op het veranderproces

Organisaties die werken vanuit de ‘Lean’ filosofie streven naar continue verbetering van hun bedrijfsvoering. Om dit streven te bereiken is het van belang om continu aandacht te geven aan de manier waarop stappen worden genomen in het verandertraject en welk gedrag hierbij past. Een organisatie moet sturen op de voortgang richting het gestelde doel. De projectmatige aanpak van dergelijke projecten is eenvoudig gedefinieerd aan de hand van DMAIC stappen. Dit is nodig om houvast te creëren. De praktijk is echter weerbarstig: er treedt makkelijk stagnatie op in een dergelijk traject.

Binnen Lean-projecten krijgen organisaties dikwijls te maken met een veelheid van rollen, disciplines, afdelingen en/ of functiegroepen. Afhankelijk van de positie en achtergrond hebben betrokken personen eigen interpretaties en standpunten. Dit kan een project versterken en zorgen voor gedragenheid maar kan zeker ook zorgen voor stagnatie. Betrokkenheid van de diverse actoren is nodig om draagvlak te creëren. Daarom is onderlinge dialoog tussen de belanghebbenden in alle fasen van een project essentieel.

Dit kan men bereiken door goed waar te nemen en vooral door op de werkvloer te zijn. Wat gebeurt er? Welk gedrag vertonen medewerkers en managers? Op basis van deze observaties moet men in gesprek blijven met de verschillende belanghebbenden.
• Zorg ervoor dat de rollen van betrokkenen in het verandertraject (bijv. veranderteam, stuurgroep, lijnmanager etc) duidelijk zijn en dat ook duidelijk is welk gedrag hierbij hoort. Stuur aan op commitment en bespreek het gewenste gedrag van managers en medewerkers dat past bij de verandering / toekomstige situatie.
• Pas geregeld ‘professionele vertraging’ toe. Dat wil zeggen zorg voor de rust om even boven het proces te hangen. Men moet reflecteren op ‘wat zien we gebeuren’, ‘welk effect heeft dat’ en ‘wat heb je gedaan’. Creëren hiermee o.a. een gezamenlijk begrippenkader om de veranderingen te duiden.
• Vanuit het project moet men regievoeren op het consistent en consequent handelen en communiceren door de mensen. Spreek als management, medewerkers actief er op aan als afspraken niet worden nageleefd.
• Visualiseer de inhoud (bijv. werkproces) van de verandering. Dit zorgt ervoor dat mensen sneller geraakt worden en in beweging komen.

Zorgen voor een sterke focus op het veranderproces is van groot belang voor het succesvol laten verlopen van het Lean-project en laten ontstaan van continue verbetering. Dit bereik men door op de werkvloer aanwezig te zijn en te zorgen dat managers en medewerkers de verandering accepteren. Doe dit stapje voor stapje gedurende het verandertraject.