Laatste waarschuwing! (toch?)

"Nu is het toch écht de laatste keer, Flipse, dat je deze fout hebt gemaakt! Je vliegt er vandaag nog uit!" Dat laatste blijkt dan toch nog niet mogelijk te zijn, hoe goed dat u Flipse ook opleidde. De HR afdeling maakt u al snel duidelijk dat er ook nog zoiets is als een wet- en regelgeving, afvloeiingsregelingen e.d. Flipse staat zo nog op zijn minst 2 maanden op de loonlijst.... Voor menig manager is alleen dit al voldoende reden om Flipse c.s. dan maar met de fluwelen handschoen te behandelen want streng optreden biedt nauwelijks resultaat. En Flipse? Die gaat ondertussen gewoon door met het herhalen van haar fout, met haar functioneren op 1/2e kracht.
Het Grote Beoordelen is weer begonnen. Het beoordelen van je medewerkers als een steeds wederkerend fenomeen. Het is een vast agendapunt voor iedere leidinggevende, voor iedere manager. 'Afrekenen'  zo noemde ik dat beoordelen in 2005 nog. En ook al heeft 'beoordelen' als taak een vast terugkeerpatroon, al dan niet m.b.v. Outlook Express o.i.d., het lijkt er soms op dat dit beoordelen toch nog aan de aandacht van menig manager ontsnapt. 'O ja, dat dient ook nog te gebeuren! Is het al weer december dan?'.

Ach, het is ook niet de eenvoudigste managementtaak dat beoordelen van je medewerkers. Waren al je medewerkers maar Successen(!), dat maakte het beoordelen een stuk eenvoudiger. Je hoeft dan alleen maar complimenten uit te delen, alleen maar bonussen vast te stellen en functiejaren, beoordelings percentages e.d. worden door je medewerkers met een brede lach in ontvangst genomen. 'Dank je wel baas, en tot volgend jaar!'.

Neen, was het maar zo simpel maar helaas: niets is minder waar! Er zijn er altijd een paar tussen, tussen uw medewerkers dus, die de kantjes er vanaf lopen, die net niet dat doen wat u van hen verwacht. Waarmee u dus net niet de resultaten voor 2006 behaalt; resultaten voor uw afdeling/eenheid/directoraat die vooraf, samen met úw baas, geprognostiseerd waren. Da's niet goed.

Misschien is het dan ook verstandig dat u toch eens tijd besteedt aan één van die andere aspecten van het beoordelen, namelijk: het geven van een waarschuwing! Het geven van een waarschuwing als iemand, een medewerker, nu eens niet deed wat vooraf door u met hem/haar was afgesproken. Het geven van een waarschuwing als iemand zich nu eens niet hield aan procedures, autorisaties e.d. Dit lijkt lastig, maar dat is het niet (toch?). Een enkele tip.

• => Maximeer het aantal waarschuwingen. Maximeer dit aantal tot 3, tot 5, desnoods tot 10 maar weet, besef m.n. zelf(!), dat er een keer een Einde komt aan al dat waarschuwen van u! (nb: want anders: wat is uw geloofwaardigheid dan nog?). Persoonlijk heb ik een voorkeur voor 3 waarschuwingen, waarbij de 3e dus de fatale waarschuwing is (....).
• => Zorg vooraf dat uw mensen goed opgeleid en ontwikkeld zijn, over de juiste competenties beschikken, zodat zij hun functie, de opgedragen taak, de overeengekomen doelstellingen, ook kunnen uitvoeren. Zorg dat zij goed geïnformeerd zijn. En zo zijn er nog wel enkele cruciale 'randvoorwaarden' die, als u dit niet doet, altijd als een vluchtargument worden gebruikt. 'Ja maar.....'. Dit is dan tevens en feitelijk de 1e waarschuwing(!). Want: 'doe je het goed dan krijg je dit (salaris, opleiding, promotie e.d.), doe je het echter niet goed dan krijg je dat (een 2e waarschuwing).
• => Als er een 1e keer dan toch 'iets' fout gaat zeg dan tegen uw medewerker: 'Ik heb het je blijkbaar niet goed uitgelegd, dus doe ik dat nu nog een keer:....' (nb: een mea culpa, kan hier dan zeker geen kwaad!). U sluit af met de, m.i. meest cruciale HR vraag: 'Wat ga jij nu doen?'. Als uw medewerker dan dat antwoord geeft wat u verwachtte, zij/hij heeft 'het' dus begrepen, wat kan er dan nog mis gaan? Niets meer, toch?
• => Maar helaas deze medewerker, één van de weinigen dat wel, gaat toch in de fout en dat betekent Einde Oefening voor hem, of zoals in het voorbeeld: voor mevrouw Flipse.

Voor veel leidinggevenden, aan wie ik dit voorstel, is 3 waarschuwingen toch wel 'zéér kort door de bocht'. Dat kan natuurlijk, ik heb er dan ook geen enkel probleem mee als een manager dit aantal waarschuwingen vergroot tot 5 of, vaak zelfs (...), tot 10, maar besef: eens komt er een Einde aan, aan al dat waarschuwen.

Zo niet dan twijfelen niet alleen uw medewerkers aan uw leidinggevende competenties, maar ook uw baas zal dat doen en op die Laatste Waarschuwing zit u niet te wachten, toch?