Een Checklist voordat je je Medewerkers Opleidt.

Een goed ontworpen opleiding rendeert en dat wat de organisatie er omheen organiseert is cruciaal voor dat rendement. Tot die conclusie komen onderzoekers van de University of Central Florida. Op zich niet zo verwonderlijk, deze conclusie.

Wat wel verwonderlijk is (of is het 'blijft'?) d.i. dat de onderzoekers ook concludeerden dat maar weinig organisaties/werkgevers de moeite nemen om een training/opleiding bestemd voor hun medewerkers en managers goed te (laten) ontwerpen. Laat staan dat men er 'iets' om heen organiseert om de training/opleiding een succes te laten zijn. 'Er is budget, dus stuur ze maar weg.....'.

De onderzoekers zelf zijn iets positiever: Organisaties investeren in opleiding, omdat ze geloven dat geschoolde arbeidskrachten een concurrentievoordeel opleveren. 

Om competitief te blijven, dienen organisaties ervoor te zorgen dat hun medewerkers voortdurend leren en ontwikkelen. Opleidings- en ontwikkelingsactiviteiten kunnen organisaties ontwikkelen, laten concurreren, uitblinken, innoveren, produceren, focus leggen op veiligheid, de service verbeteren en doelstellingen bereiken. Als het goed gebeurt, tenminste.....

Voor dat men, o.l.v. Prof. Eduardo Salas, startte met het onderzoek had men 2 aannames:

• een goed ontworpen opleiding werkt, rendeert;
• de manier waarop een opleiding is ontworpen, wordt geleverd en geïmplementeerd kan de effectiviteit ervan sterk beïnvloeden.

Het onderzoek bevestigde uiteindelijk deze aannames. Wat betekent dat in de praktijk? De onderzoekers stellen het principe voor van Plannen, Uitvoeren en Beoordelen. Je plant de opleiding, je voert de opleiding uit c.q. laat die uitvoeren, je beoordeelt de opleiding, en dat niet alleen als de opleiding is gevolgd maar ook tussentijds. Voor nu eerst maar eens aandacht voor de start van een opleiding, voor de Planning, waarbij omvang en duur er niet toe doet. Het zijn allemaal investeringen, ook daarom inventariseer je.

Voor opleiding in het algemeen, voor medewerkers en leidinggevenden door de gehele organisatie of business unit zijn de vragen:

• Hebben we voldoende en verstandig geïnvesteerd in trainings- en leer-gerelateerde activiteiten van toepassing op onze organisatie? Hoe weten we dat?
• Hoe hebben we onze belangrijkste opleidingsbehoeften bepaald en geprioritiseerd?
• Hoe duidelijk gaat het hierbij over de competenties die we nodig hebben om succesvol te kunnen concurreren? Hoe duidelijk zijn we over dat waar de gaten bestaan tussen de huidige, bij onze medewerkers en leidinggevenden aanwezige kennis en vaardigheden, en de gewenste c.q. benodigde kennis en vaardigheden om de organisatiestrategie, dito doelstellingen e.d. te kunnen realiseren?
• Wat hebben we tot nu gedaan om de leeromgeving van onze organisatie te diagnosticeren? Wat doen we om onze organisatie geschikt te maken voor leren en ontwikkelen (op weg naar de zgn. ‘lerende organisatie’)?
• Wat verwacht je als Directie, Bestuur over dat wat ik, als HR Pro, als manager, dien te doen om de juiste signalen naar onze medewerkers te communiceren over het belang van continue opleiden, trainen en leren in onze organisatie?
• Hoe zullen we weten dat onze algemene inspanningen op het gebied van training en ontwikkeling een impact hebben? Welk bewijs verwachten we te zien?

Voor een specifiek opleidingsprogramma:

• Welk type trainingsbehoefteanalyse hebben we uitgevoerd om ervoor te zorgen dat we de juiste dingen/zaken op de optimale manier trainen?
• Welke opleidingsstrategie wordt gebruikt? Hoe integreren we effectieve instructie-ontwerpelementen (bijvoorbeeld informatie, demonstratie, praktijk en feedback)? Hoe duidelijk zijn hiervoor niet alleen de individuele, maar ook de team- en organisatie leerdoelen?
• Wat doen we om ervoor te zorgen dat we de medewerkers maar ook de stagiairs c.q. tijdelijke/flex-krachten adequaat inzetten, motiveren en uitdagen (en niet alleen ervoor zorgen dat ze “gelukkig” zijn om een training te mogen volgen, even weg kunnen)?
• Wat gaan we voor en na deze opleiding doen om te zorgen dat medewerkers, leidinggevenden maar ook stagiairs c.q. tijdelijke/flex-krachten dat daadwerkelijk kunnen en zullen gebruiken wat ze hebben geleerd? Wat doen we om trainees voor te bereiden, om eventuele obstakels op het leer-/ontwikkelpad te verwijderen, om het leren en ontwikkelen te versterken en te onderhouden?
• Hoe gaat elke trainingstechnologie die we van plan zijn te gebruiken, bijdragen aan het verbeteren van het leren en ontwikkelen van medewerkers c.s. en hen helpen hun werk beter uit te voeren, niet alleen om tijdens hun deelname aan de training cool te kunnen kijken?
• Dienen we dit trainingsprogramma te beoordelen? Zo ja, voor welk doel (bijv. om tijdig aanpassingen te maken, om te beslissen of het doorgaat, om het effect te meten) en hoe doen we dat dan?

Naast deze vragen komen de onderzoekers met een checklist:

'Is er meer?' Zeker. Er is ook een checklist voor Uitvoeren resp. Beoordelen, daarover later meer. Prioriteit nu is het leggen van een goede basis. Ontbreekt die basis, ontbreekt dat doel, dan zal het rendement nooit worden gerealiseerd.....