De Paus en de aandeelhoudersvergadering.

Communicatie vraagt om een Strategische aanpak! Als u dat nog niet wist, dat weet u het nu. We kunnen hierover veel leren van dat wat paus Benedictus XVI nu allemaal los heeft gemaakt: een op zich eenvoudig citaat uit een ver verleden heeft als gevolg dat de Geest uit de Fles is. Maar de Paus staat in dit soort uitschieters niet alleen. Wat te denken bijvoorbeeld van recente aandeelhoudersvergaderingen? Het aantal vergaderingen dat rustig verliep is op 1 hand te tellen, dat in contrast met de iets meer rumoerige vergaderingen. Met een beetje strategische voorbereiding had e.e.a. goed voorkomen kunnen worden.
Op dinsdag 12 september jl. hield paus Benediktus XVI een toespraak voor een college van zijn oude Alma Mater, aan de Universiteit van Regensburg. Tijdens zijn toespraak citeerde hij uit een dialoog tussen de veertiende-eeuwse keizer Manuel II Palaeologus en een hoogopgeleide Perzische moslim. Onderwerp van dat gesprek is het christendom en de islam, en de waarheid van beide religies. Of het nu wel of niet verstandig was om dit citaat te gebruiken da's een vraag. Net zoals het een vraag is waarom degenen die zich nu benadeeld voelen zich zo druk maken. Hoe dan ook de Zwitserse Garde en de Italiaanse politie zijn gezamenlijk in rep en roer, de paus zelf blijft opmerkelijk rustig, en zijn gevolg zet diplomatiek alle zeilen bij om mogelijke risico's te keren. Eén van de zaken die men hiervoor doet is het openbaar maken van de volledige Regenburgse' reden. (nb: sla het op want deze rede wordt hoe dan ook historisch).

Bijna in dezelfde periode vinden er, hoe anders maar toch, diverse aandeelhoudersvergaderingen plaats en veel daarvan eindigen op zijn minst in mineur en soms zelfs zeer rumoerig. Eén van beide partijen, voor of achter het spreekgestoelte, verlaat teleurgesteld of opgefokt de zaal; soms zelfs beide partijen.

Hoe kan dat nu? Had een beetje voorbereiding, een beetje strategisch inzicht deze communicatieproblemen (want dan zijn het) niet kunnen voorkomen? Ik denk het wel.

Benediktus XVI wil graag iets onder de aandacht brengen, waarschijnlijk wil hij daarmee iets bijdragen aan de wereldvrede(?!) maar hij had in deze tijdsgeest mogen verwachten dat zo'n gevoelig citaat, hoe gedateerd ook, reacties zou oproepen. En wat voor reacties: precies het tegenovergestelde van dat wat hij wilde bereiken..... Ergo: als je je boodschap wilt communiceren is een goede voorbereiding vereist, dus (luisteren)!

Hetzelfde gaat op voor een aandeelhoudersvergadering, voorbereiding & commitment aan de boodschap die u, als CEO, bij uw aandeelhouders onder de aandacht wilt brengen is een noodzakelijke voorwaarde. Bent u niet voor 100% gecommitteerd aan de boodschap die u onder de aandacht wilt brengen, laat het dan een ander vertellen een ander die dat commitent voor de volle 100% wel heeft. Uw lichaamstaal straalt uw onrust regelrecht de zaal in, nog even of zelfs los van dat wat u zegt! En dan de 'setting', die vraag ook om strategie. Niet alleen voor de plaats van samenkomst: bij de Efteling als je iets leuks te vertellen hebt, op 1 van de locaties in Utrecht Centraal als u wilt dat iedere bezoeker weer vlug weg kan etc. Maar ook de indeling van de zaal zelf. Bij veel aandeelhoudersvergaderingen is het podium vergeven van de zwaargewichten; op enig moment telde ik er bij zo'n vergadering 27! 27 managers, directeuren, leden van de RvB, de RvC en de RvT (m/v) die allen met hun aanwezigheid op dit podium het belang van de bijeenkomst willen onderstrepen; niet doen dus! Ga met 26 man/vrouw op de 1e rij in de zaal zitten en laat de ceo als enige op het spreekgestoelte staan (nb: en als de cfo, de voorzitters van de RvB, RvC etc. aan de beurt zijn, dan wissel je gewoon van plaats). Motivatie van dit advies? Een voorbeeld.

Tijdens uw inleiding gaat er op de 1e rij links van u, bij iemand die net als u in de zaal kijkt, een mobiele telefoon; rechts van u niest plots iemand en achter u laat uw jongste directeur zojuist een enorme geeuw zien (lichaamstaal). Achteraf geconfronteerd met e.e.a. is uw reactie: 'Pieterse dient toch eens echt die andere commissariaten te beeïndigen, hij wordt door hen zo vaak gebeld, en zich nu volledig op ons te concentreren! Van der Graaff is allergisch voor lelies, dat weet mijn p.a. toch! En Jacq Janssens, ja die is net weer vader geworden.' Klinkt allemaal heel plausibel, zeker als u de enige zou zijn geweest die dit allemaal zag gebeuren op de 1e rij in deze zaal; mannen en vrouwen op een 1e rij die alleen u aankeek. Maar nu zaten zij op het podium, bij & naast u en nu keek de hele zaal langs u af naar deze 3 en dat schijnbare desinteresse van hen, zeker in lichaamstaal, deed voor de aandeelhouders een enorme afbreuk aan uw vlammende betoog....... (wisten zij veel wat de oorzaak voor deze lichaamstaal was).

Communicatie is Strategie, denk daar eens aan als u weer eens wat wilt communiceren. Voor nu eenvoudig gezegd: je dient eerst te Luisteren voordat je iets kan Vertellen & vooral je Lichaamstaal is voor de ander je Communicatie; ik schreef er een formule voor C = (V x L)¹ + G²

Wilt u eerst meer weten over strategie in het algemeen? Lees dan eens wat de Chinese filosoof en strateeg Sun Tzu zo'n 2500 jaar geleden schreef; zelfs strateeg Von Clausewitz haalde er zijn inspiratie vandaan. Je vindt er ook tips over communicatie. Voor de paus en voor sommige CEO's is het nu helaas te laat, maar voor u misschien nog niet.