Een Clean Desk met 5S

5S is een Lean tool dat gebruikt wordt om medewerkers zich bewust te laten worden van hun werkomgeving. Als een medewerker zijn werkplek opgeruimd en goed georganiseerd weet te houden, leidt dit tot overzicht, rust en focus. Op de lange termijn wordt dan de productiviteit verhoogd. Men is minder tijd kwijt aan het zoeken van dingen die kwijt zijn, aangezien je niets meer kwijt hoeft te raken. 5S is het startpunt van álle verbeteringen die je met Lean door wil voeren.

5S is ontstaan binnen het Lean-gedachtegoed en staat voor 5 stappen die helpen om de werkplek beter te organiseren. Net als Lean komt deze methode uit Japen. Vrij vertaald zijn de 5 stappen:

• Seiri (sorteren)
• Seiton (structureren)
• Seiso (schoonmaken)
• Seiketsu (standaardiseren)
• Shitsuke (systematiseren)

Je verdiepen in 5S is leuk, maar levert niets op als je niet weet hoe je je werkplek schoon, georganiseerd en productief kunt houden. Daarom geven we je 10 simpele 5S tips om dit te bereiken.

• Plaats een fysieke inbox

We hebben allemaal te veel inboxen op onze e-mail, maar bijna niemand heeft nog een fysieke inbox. Je hebt immers ook een plaats nodig voor al die rondslingerende (vaak wel belangrijke) papieren. Het is handig om een constructie met meerdere vakjes of mandjes aan te schaffen. Zo blijven verschillende soorten documenten van elkaar gescheiden.

• Zorg voor een prullenbak binnen handbereik

Als je van je bureau op moet staan om iets in de prullenmand te gooien, dan staat hij te ver weg (en je wilt ook geen “paper toss” gaan spelen…). Zorg ervoor dat je makkelijk en snel de prullenbak kunt bereiken vanuit je stoel.

• Zorg voor minder papier

Stop die overstroming van papier! Of probeer het op zijn minst te minimaliseren. Stop onnodige abonnementen, reduceer het aantal papieren rapporten en memo’s. Als je niet iets op papier nodig hebt, voorkom dan dat dit op je bureau terecht komt. Ook beter voor het milieu!

• Ontdoe je van onnodige rommel

Heb je eigenlijk geen behoefte aan al die prullaria en accessoires die op je bureau staan? Zorg dat ze weg zijn; tenzij ze een functie hebben. Je hoeft het niet te overdrijven door een volledig steriele werkruimte te creëren, maar als je het niet gebruikt: doe het weg!

• Plan regelmatig een opruimmomentje

Klinkt niet aantrekkelijk, maar als je je werkplek niet regelmatig opruimt kan het zijn dat je een keer uren bezig bent met opruimen. Zonde van je tijd! Als je het elke dag heel even doet, kost je hoogstens een paar minuten.

• Hou de dop op de fles

Het zou je maar gebeuren: je halve flesje cola gaat over je laptop… Je had het open laten staan omdat je dacht dat je op korte termijn nog een slok zou nemen. Hoe dan ook: draai de dop weer op je flesje drinken en zorg dat je kop koffie uit de buurt van elektronica staat.

• Maak een ‘before’ en een ‘after’ foto

Als je voor het eerst echt begint met opruimen, maak dan een foto van je werkplek zoals die nu is. Ruim hem op en maak nog een foto. Dan zie je zelf het duidelijk het verschil en zie je dat je het niet voor niets hebt gedaan. Als je de foto maakt met je smartphone zal je deze foto vast nog regelmatig tegenkomen: een goede trigger om je werkplek schoon te houden!

• Bij twijfel: doe het weg

99% van de papieren die je op je bureau hebt liggen, heb je waarschijnlijk niet nodig. Als je echt een papieren versie ergens van nodig hebt, leg je die in de fysieke inbox die je hebt aangeschaft. Hier liggen dan alleen belangrijke documenten in.

• Inscannen

Inscannen in plaats van kopiëren. Scan belangrijke formulieren in en stuur ze via de e-mail in plaats van ze uit te delen op papier. Weg met die papierrommel.

• Opruimen voor je weggaat

Als je baas langs je werkplek zou lopen als je die dag weg bent gegaan; zie je dan trots zijn op wat hij of zij zou zien? Een goede tijd op je werkplek schoon te maken is aan het einde van de dag. Zo sluit je je werkdag goed af en maak je een schone start morgen.

5S in de praktijk

Toen de oprichter van Bureau Tromp, Reinier Tromp, een aantal basisscholen voor zijn dochter bezocht, zag hij hoe eenvoudig Lean (en daarmee onder andere 5S) eigenlijk is.

“Onlangs was ik bij een aantal basisscholen op bezoek, om te bepalen wat de beste school voor onze dochter zou zijn. We werden rondgeleid door een enthousiaste directrice, die ons liet zien hoe het er op school aan toegaat en wat er allemaal veranderd is sinds de tijd dat ik zelf nog naar school ging. Ik werd verrast door de Lean instrumenten die al vanaf de kleuterschool worden ingezet, zonder dat het woord Lean bewust door iemand werd genoemd.

Dit had ik kunnen zien aankomen. Uiteraard passen kleuterjuffen en –meesters 5S toe om zichzelf het leven makkelijker te maken. Ik zag opgeruimde en georganiseerde kasten met foto’s en andere visuele hulpmiddelen, bedoeld als richtlijn voor kinderen tijdens het opruimen.”