Business Proces Management: juist ook tijdens deze crisis!

Business Proces Management (BPM) geeft vanuit de filosofie van het denken in processen een antwoord op de problemen van vandaag. Een van de belangrijkste redenen om aandacht te geven aan de procesgerichtheid van een organisatie, is het voorkomen van suboptimalisatie en daarmee het verhogen van de prestaties van de gehele organisatie. BPM gaat uit van geleidelijke verbeterscenario’s waardoor de kans op procesverbetering toeneemt. BPM initiatieven hebben direct of indirect invloed op de wijze waarop interne werkzaamheden worden aangestuurd. BPM initiatieven kunnen om vele redenen worden uitgevoerd:

• Verhogen van efficiëntie en effectiviteit
• Verhogen van klantvriendelijkheid en kanttevredenheid
• Verhogen van de voorspelbaarheid en beheersbaarheid
• Verkorten van de doorlooptijd
• Verbeteren van de kwaliteit
• Beter kunnen beheren en beheersen van risico’s.

Belangrijk aandachtspunt binnen BPM is: processen zo in te richten, dat ze effectief en efficiënt de producten en diensten bij de klant kunnen afleveren.

De kern van BPM is dus niet langer denken in functies, divisies of producten, maar denken in processen. Hierin is een aantal punten kenmerkend:

• Processen hebben een begin en eindpunt, zij lopen van klant tot klant
• Procesinrichting omvat nieuwe werkstrategieën
• Procesverbetering omvat zowel de aanpassingen aan bestaande processen, als het ontwerpen van nieuwe processen
• Daarnaast is de implementatie van de verandering in al zijn complexe technische, organisatorische en menselijke dimensies van essentieel belang.

Onder BPM ligt een meer stabiele trend, die vooral te maken heeft met de manier van kijken naar organisaties. Om effectief doelen te realiseren en om klanten op een goede manier te bedienen, is het noodzakelijk naar het voortbrengingsproces te kijken en de organisatie zo in te richten dat de afnemer geen last heeft van de structuren die de organisatie zelf bedenkt. Hierin schuilt de kern van procesgericht organiseren en het sturen op het bereiken van de gewenste resultaten. Op plaatsen waar op strategisch niveau in processen wordt gedacht, volgt op operationeel niveau de uitvoering in (meestal) efficiënt georganiseerde afdelingen. Het feit dat de efficiëntie van de afdeling of de business unit leidt tot suboptimalisatie of het verplaatsen van de pijn binnen de organisatie, vormt een goede reden om vanuit een procesperspectief naar de organisatie te kijken. BPM zorgt er juist voor dat vanuit totale procesketens naar een organisatie gekeken wordt

Het zijn turbulente tijden. De (krediet)crisis zorgt voor een nog grotere druk op organisaties. Kan BPM alles oplossen, zeker niet. Echter door procesgericht te gaan organiseren zijn organisatie wel veel beter in staat om, om te gaan met de uitdagingen van vandaag en morgen!

Freek is Principal Consultant bij Molenaar&Lok Consultancy. Hij is betrokken geweest bij het ondersteunen van organisaties bij het implementeren van procesgericht sturen en het optimaliseren van bedrijfsprocessen met als doel het bereiken van continue verbetering middels het gebruik van o.a. Lean.