Prijsverschillen

Inkopers hebben er regelmatig mee te maken, afwijkingen op afgesproken prijzen. Deze afwijkingen hebben altijd gevolgen, of de afwijking nu wel of niet wordt geaccepteerd. Wanneer prijsverschillen minmaal afwijken heeft dit andere gevolgen dan wanneer prijsverschillen enorm afwijken. Als er een prijsverschil ontstaat (of dit nu een kleine of een grote afwijking betreft) zal er actie ondernomen moeten worden.

Prijsverschillen hoeven niet altijd tot discussie te leiden. Wanneer het voortraject goed is besproken en bevestigd, zal de kans op discussie minimaal zijn. Zorg dat in het voortraject de prijzen van de leverancier bevestigd worden, het liefst schriftelijk. Wanneer een prijs schriftelijk is bevestigd, heeft dit als voordeel dat een discussie niet hoeft te ontstaan en als deze toch ontstaat, je er samen zo uit kunt zijn. De prijzen zijn immers bevestigd en dat kun je aantonen door middel van de schriftelijke bevestiging van de leverancier. Het is belangrijk om altijd een orderbevestiging te controleren. Niet alleen op de juistheid van de prijs, maar ook op de juistheid van de artikelen. Wanneer prijzen op de orderbevestiging gelijk zijn met de afgesproken prijzen, maar de producten verschillen, geeft dit weer opnieuw aanleiding tot discussie. Ook dan kun je schriftelijk aan de leverancier aantonen wat je hebt afgesproken.

Wanneer elektronisch wordt ingekocht, is het wat lastiger. Vaak worden producten ingekocht met behulp van standaard prijslijsten die in het geautomatiseerde systeem zijn verwerkt. Wanneer product x een prijs heeft die tot en met de laatste dag van de maand geldig is, zal de leverancier tijdig een nieuwe prijslijst moeten aanleveren. Deze moet dan voor de eerste dag van de nieuwe maand moeten worden ingelezen in het geautomatiseerde systeem. Wanneer de prijzen pas op de eerste of tweede dag van de nieuwe maand worden gewijzigd, zal er een prijsverschil ontstaan. Het is belangrijk om dan direct te reageren, voordat de producten worden verzonden. Wanneer de producten namelijk zijn verzonden, is de kans groot dat ook de factuur al is opgemaakt en dan kan een prijs in basis niet meer worden gewijzigd. Je zult dan moeten verzoeken om een credit factuur. Dit proces kan soms lang duren en bevat een redelijke hoeveelheid administratief werk.

Een andere reden waardoor prijsverschillen kunnen ontstaan is bijvoorbeeld het wijzigen van de valuta koersen, of een forse prijsverhoging doorberekend in de kostprijs van de leverancier. Stel dat je met een distributeur hebt afgesproken dat product x voor € 100,00 wordt geleverd. Je besteld 100 stuks van product x. De distributeur geeft aan dat de kostprijs is gestegen. De leverancier van jou distributeur heeft een onverwachtse prijsverhoging doorberekend van € 12,50 per product x, die nu ook aan jou wordt doorberekend. Daarnaast is er een valutaverschil van € 25,00 geconstateerd. Wat moet je als inkoper nu doen?
Als inkoper heb je een prijs besproken met de leverancier of met de distributeur. Wanneer deze prijs schriftelijk is bevestigd met een geldige offerte, is het zaak om te controleren of er in de offerte of in de algemene voorwaarden wordt aangegeven of de genoemde prijzen wel of niet bindend zijn. Wanneer geoffreerde prijzen bindend en geldig zijn, had de distributeur in het voortraject kunnen informeren of de prijzen van haar leverancier bindend zijn. De distributeur had zelf prijsgarantie moeten inregelen bij de leverancier. Het is naar mijn mening dus niet terecht wanneer deze verhoging aan jou als klant wordt doorberekend. Wanneer het om valutaverschillen gaat en de distributeur kan de berekening van de verhoging weerleggen, zou je uit commercieel oogpunt ter compensatie kunnen voorstellen om hierin bij te dragen, echter wanneer in de offerte niet over kansen op valutaverschillen wordt gesproken, hoef je hier natuurlijk niet aan bij te dragen.

Wat je ook doet om prijsverschillen en de mogelijke discussies die hieruit kunnen voortvloeien op te lossen, probeer altijd goed te kijken naar de relatie die je met je leverancier of distributeur hebt. Zeker wanneer het om een langere termijn relatie gaat, is het belangrijk dat ook jij als inkoper met de leverancier probeert mee te denken. Dat wil overigens niet zeggen dat dit betekent dat je het prijsverschil moet bijbetalen, het gaat er meer om dat je niet gaat hameren op juridische inkoopaspecten, maar samen met de distributeur of met de leverancier wil gaan kijken naar (commerciële) oplossingen.

We hebben het tot nu toe alleen nog maar gehad over negatieve prijsverschillen, maar we kennen natuurlijk ook nog de positieve prijsverschillen. Wat moet je als inkoper daar mee doen? In basis ben ik van mening dat wanneer je negeatieve prijsverschillen gecorrigeerd wil hebben, je ook positieve prijsverschillen moet laten corrigeren. Je bent immers akkoord gegaan met een bepaalde afgesproken prijs. Ook nu is het weer belangrijk om af te wegen hoe belangrijk de relatie met je leverancier is. Ik kan me voorstellen dat wanneer je vaak discussie hebt over prijsverschillen en deze normaliter niet of moeilijk gecorrigeerd worden, je een positieve prijsafwijking niet zal aangeven. Over het algemeen kun je denk ik beter karakter tonen en eerlijk zijn. Vaak zul je netjes bedankt worden en zal dit alleen maar beter zijn voor in de toekomst. Wellicht wordt je op langere termijn beloond in de vorm van betere inkoopcondities.

FFJM Smits