Presentaties dramatisch slecht; daarom een paar tips

In één van haar heerlijke dagelijkse weblogcolumns heeft Margriet Breet (www.margrietbreet.nl) het over een presentatie die ze moet doorstaan in Antwerpen. Drie uur lang wordt ze in slaap gepraat door een spreker die er geen genoeg van krijgt om zijn alomvattende kennis te etaleren. Het geval staat niet op zichzelf. Een paar tips dan maar? 

In één van haar heerlijke dagelijkse weblogcolumns heeft Margriet Breet (www.margrietbreet.nl) het over een presentatie die ze moet doorstaan in Antwerpen. Drie uur lang wordt ze in slaap gepraat door een spreker die er geen genoeg van krijgt om zijn alomvattende kennis te etaleren. Margriet werd er ziek van. 

Het geval staat niet op zichzelf. Presentaties zijn vaak langdradig en duren te lang. Daaraan heeft Power Point geen einde gemaakt. Integendeel. De staafdiagrammen en strookplanningen vliegen je om de oren bij die Power Point-presentaties, die vooral de maker van de presentatie plezier heeft verschaft. En dat terwijl er toch erg goede boeken op de markt zijn over presentatietechnieken! Dat van Bloch en Hans Kruyzen bijvoorbeeld. Een paar tips dan maar? 

-Maak je presentatie nooit langer dan 12-15 minuten. Een presentatie is geen les, maar moet de toehoorder pakken. 

-Stop kennis en details in een reader en verstrek die aan je gehoor. Vermijd tabelletjes op sheets. Die zijn vaak belangrijk voor de spreker maar irritant voor de luisteraar. Bovendien is men vaak in de interpretatie van de tabellen geïnteresseerd. 

-Vraag je van te voren af wat je gehoor eigenlijk wil horen. Spits je verhaal daarop toe. Als er heel belangrijk nieuws is, probeer dat dan snel in je betoog in te bouwen. Praat daarbij niet te formeel, maar in jip- en janneke-taal. 

-Wees terughoudend met plaatjes. Af en toe een plaatje kan geen kwaad, maar besef dat je gehoor moeite heeft met luisteren als het ergens naar kijkt. Een plaatje kan wel een mooi effect hebben, als ze een beeld is voor het betoogde. Besef wel dat zo’n beeld geweldig blijft hangen. 

-Hou de opzet simpel en knapperig. Een pakkende openingszin (bijvoorbeeld een iets te krasse uitspraak), een korte inleiding waarin je het onderwerp helder introduceert; een middenstuk waarin je de spanning opbouwt alsof het een kort verhaal betreft, en een conclusie. 

-Bedwing de neiging tot volledigheid. Je spreekt niet voor jezelf maar voor je gehoor. Al die feitjes leiden tot slaapneigingen. 

-Beter één pakkend voorbeeld dat je boodschap illustreert, dan de boodschap in een quasi-diepgaande uiteenzetting onder woorden brengen. 

-Met zo’n voorbeeld, dat natuurlijk dicht bij de werkelijkheid van je gehoor ligt, kun je een onderwerp vaak geweldig uitdiepen. 

-Stel af en toe eens een vraag aan het publiek en durf te reageren op dingen die bij je gehoor ontstaan. 

-Durf anekdotisch en actueel te zijn. Durf van tijd tot tijd een grap te maken, maar pas op dat je niemand voor het hoofd stoot. 

-Richt je op de inhoud van je betoog als de spanning te hoog oploopt. Zorg voor water om een droge mond te voorkomen. 

-Laat een speech niet langer duren dan nodig is. Als je in 9 minuten klaar bent, dan moet je niet het kwartier staan volpraten, omdat er een kwartier geprogrammeerd is. 

En voor de rest moet je er zelf maar eens een boek op naslaan. 

-Wat betreft het gebruik van middelen: zorg dat je beamer, overhead of computer uitstaat. Zet hem even aan om iets te laten zien, en hou dan je mond zodat de luisteraar het getoonde in zich op kan nemen. 

-Ga niet in het beeld staan van het scherm. Nóóit met je rug naar het gehoor! Iedereen moet je kunnen zien. 

-Als je iets aanwijst op een scherm doe dat dan met een aanwijsstok. Bij een overheadprojector kan je een potlood gebruiken waarmee je op het origineel iets aanwijst. Op het scherm zie je dat dan uitvergroot. 

-Geen lappen tekst op een sheet. Steekwoorden of twee of drie korte zinnen kan. 

-Begin met de conclusies van je redenering. Denken werkt zo dat de conclusies aan het einde komen; luisteraars worden geboeid als ze de conclusies eerst horen. Het schift je informatie, je onthoudt je speech beter en het kost minder voorbereidingstijd. Succes.