Inkoop begint bij het voorkomen van inkoop

We brainstormen continue over kostenverlagingen en efficiëntere inkoopprocessen. Steeds zijn we op zoek naar de beste inkoopoplossing. We willen zo min mogelijk uitgeven voor de producten en diensten die we nodig hebben. We proberen leveranciers te beperken en ons inkoopvolume te bundelen. Marktonderzoek en onderhandelingen blijven ons bezig houden, maar kijken we eigenlijk nog wel genoeg naar hetgeen wat voor de bestelopdracht gebeurt?
Ligt de eerste besparing niet bij de besluitfase? We schakelen inkoop meestal pas in, nadat we hebben besloten producten of diensten aan te trekken. Wanneer we ons verdiepen in de specificatie, kunnen we proberen deze zuiverder te maken. Hebbedingentjes kunnen we proberen achter wegen te laten. We kunnen het management confronteren met onnodige onderdelen in specificaties en sterker nog, misschien moeten we wel zo ver gaan, dat we een compleet andere specificatie laten samen stellen.
Inkoop zou er goed aan doen, om het management te confronteren met de kernvraag van de specificatie. De vraag is niet per definitie wat we nodig hebben, maar waarom we het nodig hebben. Wellicht kan een betere inventarisatie van de behoefte bijdragen aan een goedkopere inkoopoplossing. Controlevragen leiden tot bewustwording en een actieve bijdrage van inkoop aan het totaalproces. Bewustwording levert direct een besparing op voor het gehele bedrijf, alleen is dit meestal niet meteen zichtbaar.
Als laatste is nog de tekenbevoegdheid te noemen. Deze wordt steeds makkelijker afgegeven. De officiële volmacht wordt niet vaak aan veel mensen toegekend, maar indirecte tekenbevoegdheid wel. Hoe vaak komt het nog voor dat inkoop direct bij het management een handtekening moet halen om een inkooporder te realiseren? Gaan we hier niet te soepel mee om? We zouden onszelf kunnen afvragen in hoeverre het topmanagement nog betrokken is bij definitieve aankoopbeslissingen. Weten topmanagers wel in hoeverre er inkoopopdrachten gegenereerd worden? Wanneer we het hebben over zeer complexe inkooptrajecten, is er vaak voldoende interne controle, het gaat meer om de incidentele inkooporders, die een redelijk grote waarde vertegenwoordigen. Juist dan kan inkoop zich bewijzen, door het proberen te voorkomen van inkoop, of liever het voorkomen van onnodige inkoop.