Help, ik verdrink in een email overload

De niet aflatende groei van de inbox overbelasting wordt gedreven door een verrassend feit: De gemiddelde tijd om te reageren op een e-mail is groter dan het kost om deze te maken. Vele verliezen zich in de hoeveelheid e-mails. De uren die we hieraan besteden resulteren weer in meer werk voor je collega’s. De oorzaak van dit probleem ligt aan het feit dat de gemiddelde tijd om op een email te reageren grotere is dan de tijd om deze mail op te stellen.
Het lijkt dat tegenovergestelde waar is, maar er zijn een aantal factoren die hier de oorzaak van zijn:

-Het lezen van een e-mail is sneller dan het opstellen van een mail. Maar dat is niet zo als je alle benodigde handelingen meetelt die voor het verwerken van email nodig hebt, zoals: a) Doorlopen van je mailbox, b) bepalen welke je zal openen, c) de mail openen, d) deze lezen e) besluiten hoe te reageren f) reageren g) weer opnieuw focussen op je werk waar je mee bezig was voorafgaand aan het lezen van je mail.

-Veel emails bevatten open vragen die niet snel beantwoord kunnen worden. Zoals: “Wat is jouw mening over dit?”, “Hoe zal ik hiermee verder gaan?”. Eenvoudige vragen maar moeilijker te antwoorden.

-Veel emails worden naar meerdere geadresseerden gestuurd. Het kost bijna geen tijd om een andere geadresseerde in CC toe te voegen aan de mail. Maar met iedere extra geadresseerde vermenigvuldigt de totaal gevraagde tijd.

-Veel emails bevatten extra tekst die is gekopieerd van andere documenten of bevatten een grote hoeveelheid emailhistorie die niet meer relevant is.

-Veel emails bevatten links naar web pagina’s of video’s. Het is eenvoudig om een link toe te voegen, maar het kost minuten om die links te bekijken.

Het resultaat is een dodelijke opwaartse spiraal van benodigde tijd. Ieder uur dat je besteed aan het schrijven en lezen van email benodigd waarschijnlijk meer dan een uur aan opgetelde tijd van de diverse geadresseerden. Dus zonder dat wij het weten creëren we een steeds groter probleem voor iedereen.

Een email inbox is tegenwoordig een to-do lijst waarin ieder ander in deze wereld iets aan kan toevoegen. Als je niet oppast dan eet dit de meeste tijd van je werkweek op. Je transformeert voor dat je het weet in een reactieve robot die reageert op het verzoek van andere mensen, in plaats van proactief bezig te zijn je eigen prioriteiten en doelen na te streven.

Bij de volgende keer dat je op de verzendknop drukt, denk dan eerst even aan de impact die dit heeft op de benodigde tijd van anderen.