'Rot toch op met je feedbacktraining!' (Over pikordes in teams)

'Rot toch op met je feedbacktraining' zei onlangs een medewerker tegen zijn manager. Al jaren sturen organisaties hun mensen naar feedbacktrainingen. Begrijpelijk. Bij samenwerking is het handig als medewerkers elkaar op een respectvolle manier vertellen wat er niet goed ging. Dat is goed voor de samenwerking. En roddel heeft ook minder kans om te gedijen in zo’n atmosfeer.  Dus wil een organisatie wel investeren in zo’n thema. Er is echter één maar. De medewerkers ‘pakken’ het niet ‘op’.

Het lukt meestal nog wel om managers tot feedback te bewegen. Zo kan ik me een paar grote feedbacktrainingen aan het begin van de jaren nul herinneren voor de hele NS-organisatie. Managers feedbackten elkaar daarna intensief. Maar medewerkers deden het zoals ze het altijd hadden gedaan.

Hoe komt dit? Waarom lukt het toch zo moeilijk om medewerkers feedback te laten geven op elkaar? Hier zijn verschillende redenen voor, maar één van de redenen zou kunnen zijn dat we daarmee een natuurlijk hierarchie doorbreken. Ik zal dit uitleggen.

We hebben het met het gedierte des velds gemeen dat er een hierarchie ontstaat als je een groep van onze soort bij elkaar zet. We zoeken leiders, en die dienen zich ook aan. Onze plaats in de groep is een belangrijk item voor ons. Wie staat bovenaan in de pikorde, wie onderaan? Dat tasten we af en we handelen er ook naar. Waar het niet duidelijk is gaan we een subtiele of openlijke strijd aan.  Op macroniveau voeren we diplomatieke oorlogen of gewapende conflicten.

Kortom: hierarchie en status spelen een rol in onze omgevingen. Omdat dit een biologisch fenomeen is, zou ik willen spreken van een biologische hierarchie. Deze zou ik willen plaatsen tegenover de organisatorische hierarchie. Dit is de hierarchie die we kunstmatig organiseren in samenwerkingsverbanden om doelen te bereiken. Denk hierbij aan posities in organisaties.

Zo kan het gebeuren dat mensen in de organisatorische hierarchie gelijkwaardig zijn aan mensen die ze in de biologische hierarchie boven zich plaatsen. Het geven van feedback aan een biologisch ‘hoger geplaatste’ geeft dan een innerlijk conflict: wie ben ik wel om hem of haar aan te spreken? Dit zou niet zo moeten zijn, maar in de praktijk blijkt het iedere keer een blokkade van jewelste.

Het doorbreken van biologische pikordes zou voor ons brein wel eens moeilijker kunnen zijn dan we tot dusverre hebben aangenomen. Waarom zijn zoveel mensen ontevreden over hun leidinggevende, terwijl die het in de praktijk heus niet altijd zo slecht doen? Zou het zo kunnen zijn dat hier biologische processen meespelen: dat we iemand niet accepteren als onze leidinggevende omdat we hem biologisch lager in de pikorde plaatsen dan onszelf?

Wanneer mensapen de hierarchie doorbreken worden ze krachtig op hun plaats gezet. Hoewel wij mensen in veel verschillen van de mensaap, gaat het bij ons precies zo. Wij kunnen met onze goed ontwikkelde prefrontale cortex ingaan tegen instincten en impulsen, maar helaas niet altijd. Denk maar aan verliefdheden die helemaal niet van pas komen in de omstandigheden waarin we zitten.

Wat kunnen we hiermee? We zouden kunnen zorgen voor contexten waarin het duidelijk is dat feedback geven niet het doorkruisen van de informele pikorde is. We zouden ook de biologische pikordes kunnen benutten voor de organisatorische pikorde. We zouden er meer gebruik van kunnen maken, bijvoorbeeld door informele leiders ergens bij te betrekken.

En we zouden kunnen onderzoeken hoe het op dit ogenblik werkt, en dan met de mensen praten over dit gegeven. ‘Het kan voor jou moeilijk zijn om leiding van hem te ontvangen, Jolanda. Wij verlangen dat echter wel van je.’

Het expliciet benoemen van dit soort (ogenschijnlijk) voor de hand liggende dingen, en het steeds weer herhalen, er een item van maken, zou wel eens goed kunnen uitpakken. Ons brein is best bereid iets nieuws te leren, maar we moeten er vooral aandacht voor hebben. En dat is er vaak niet. Omdat dingen in organisaties altijd snel moeten. Waardoor ze vaak traag gaan.

Het accepteren van de dingen zoals ze zijn en ze benoemen, dat heeft vaak een weldadig effect. ‘Op straat zouden we een hele andere pikorde hebben’ of ‘op een galabal zouden we een heel andere pikorde hebben’. Het is namelijk ook interessant om pikordes te koppelen aan contexten. Dat moeten we ook leren. Het gaat er dan vooral om dat mensen hun plaats onderkennen in die contexten.

Een leuke inleidende werkvorm kan zijn om mensen pikordes te laten maken van hun team in 5 verschillende contexten. Op dit ogenblik ontwikkel ik meer werkvormen op basis van nieuwe breininzichten. (Om over die breininzichten een betaalbare workshop te volgen moet je hier even kijken: http://www.jongebazen.nl/verandermanagement/workshop-voor-managers-trainers-en-coaches-over-het-brein)

Ik ben ervan overtuigd dat je mensen met elkaar zo ver krijgt dat ze elkaar op een authenthieke manier feedback gaan geven. Maar dan moet je het anders aanpakken en je verdiepen. Mocht je meer willen weten mail me dan rustig op mijn persoonlijke hotmail account: bert_overbeek@hotmail.com

Bert Overbeek twittert op Goeroetweets en helpt teams en organisaties om zichzelf te verbeteren (www.pitchersupport.com)