De tips en trucs voorbij. Nieuwe inzichten in het omgaan met email- overload.

Heel wat managers vinden na het toepassen van goedbedoelde tips en trucs, de inbox nog steeds uitpuilend met emails en andere berichten (bv. Linkedin aanvragen, retweets,…), waarna men die overload aan zichzelf wijt. Had men de situatie beter gestructureerd en aangepakt, het zou er heel anders uitzien. De dagelijkse realiteit van menig manager blijkt echter complexer. Zo blijken er, nog weinig onderzochte, verbanden te bestaan tussen online (communicatie waar internet bij te pas komt) en offline (face-to-face) gedrag.

Mensen die vaak face-to-face meetings hebben, hebben bijvoorbeeld ook vollere emailboxen. Werk je in een organisatie waarin beleefdheid hoog in het vaandel wordt gehouden, dan mag je na iedere email waarin je meldt dat je iets afgehandeld hebt, een dankjewel-mail verwachten. Heb je een medewerker laten weten dat je hem/haar in de gaten houdt omwille van minder presteren, dan mag je van iedere actie van deze medewerker een ‘c.c.’ verwachten.

Sommige van deze situaties en patronen zijn gemakkelijk te beïnvloeden, andere vragen een complete cultuurverandering. Recent onderzoek in combinatie met bestaande theorieën (o.a. systeemtheorie) kunnen heel praktisch worden toegepast op de dagelijkse praktijk van leidinggevenden zodat deze gerichte keuzes kunnen maken op welk gedrag van medewerkers en zichzelf in te grijpen en hoe. Daarnaast zijn er ook gedragingen en patronen waarvan het trachten te beïnvloeden puur tijdsverlies is.
Een publicatie rond dit thema in een vakblad is gepland voor het najaar van 2012. In juni van dit jaar kunnen leidinggevenden zowel in België als in Nederland echter wel al kennismaken met deze inzichten en ze vertalen naar hun eigen praktijk als leidinggevende in de profit of non-profit.