HRM-directeur en consultant botsen: wat zou u doen? (case)

Deze case gaat over de manier waarop je een verandering moet aanpakken. Een HRM-manager en een door de CEO ingehuurde consultant praten over wat er mis is en hoe dat aan te pakken. Ze zijn het oneens.  Het fragment komt uit een boek dat ik op dit moment schrijf ('De Bloemencoalitie'). Het is gebaseerd op verschillende ervaringen. Ik ben benieuwd hoe onze lezers dit zouden aanpakken. Het gesprek begint met  de ik-persoon David, de consultant, die naar de mening vraagt van de HRM-manager Ad.

‘Goed, vertel me dan waar ik het beste kan beginnen.’

‘Ik zou beginnen bij het management. Dat lijkt me de beste en meest zorgvuldige gang van zaken.  Het management bepaalt het systeem. Wil je het systeem veranderen, begin dan met het management.’

Ik kwam naar voren.

‘ Met alle respect, maar je spreekt in cliche’s.’

‘ Laat dat met alle respect maar weg’

Hij glimlachte maar het lukte hem niet helemaal te verhullen dat hij not amused was.

‘ Help ik je, ga je me cliche’s verwijten.’

‘ Maar het zijn cliche’s! Het zijn vooronderstellingen die goed opgeleide mensen voor zoete koek slikken. Begin met het management.  Zij bepalen het systeem. Dat is een overschatting van de invloed van managers. Ze oefenen macht uit, en bepalen zo of er optimisme of verkramping heerst.

In de formele organisatie maken zij de dienst uit, en zij bepalen de sfeer in de organisatie. Maar er is ook nog een enorm informeel netwerk, en dat is minstens even bepalend. En in dat informele netwerk, een ander deel van het systeem, maken medewerkers maar al te vaak de dienst uit. Dus ik beweer dat je net zo goed daar kunt beginnen’

Hij kuchte.

‘ Maar je maakt nog een vergissing volgens mij, Ad. En dat is de gedachte dat het wel in orde komt, als je laag voor laag verandert. Te beginnen met het topmanagent, dan de laag eronder, dan de laag daaronder, en tenslotte de medewerkers. Dat is een opzet die al een tijd in de mode is. Mensen zweren bij dit soort stappenmodellen omdat ze de schijn wekken van structuur en soms ook van meetbaarheid.

Gedrag stoort zich echter niet aan vooraf bedachte structuren.  Dat gaat volgens een heel eigen patroon naar zijn doel toe.  Fatsoensregels zijn leuk en bieden een kader, maar wanneer mensen een doel willen bereiken, wijken ze vaak af van fatsoen. Zowel managers als medewerkers. Ik zal met een gezonde dosis achterdocht en een positieve intentie op zoek gaan naar dit gedrag en het samen met jullie ombuigen.  We gaan het informele circuit in kaart brengen.

Je hebt er volgens mij namelijk meer aan om de bottlenecks in het proces op te sporen, de blokkades zo je wilt, en daar actie op te zetten. Is er een informele leider die de boel verziekt, dan pak je hem en zijn directe omgeving aan. Andere punten van zwakte gaan dan al beter werken, en die zijn dan veel makkelijker op te knappen.’

De HRM-directeur schudde zijn hoofd. Zijn stem werd zacht.

‘O nee.’

Het klonk eerder vastberaden dan wanhopig.

‘ Alsjeblieft niet opnieuw een chaotische benadering. Dat werkt hier echt niet. In een grote organisatie moet je vanuit structuur, vanuit stappenmodellen werken. Ga je de chaos van het informele in, dan trek je beerputten open, die je misschien niet meer kunt sluiten. Wat zal dat met het ziekteverzuim doen?’

‘Maar de boel is al geordend en gestructureerd. Functies, taken, verantwoordelijkheden zijn allemaal bekend. Afdelingen en de manier waarop ze moeten samenwerken ook. En het helpt niet. Opnieuw reorganiseren geeft hetzelfde probleem. Alleen, na een poosje blijkt het echte probleem dieper te zitten. En moet je opnieuw aan de bak. Kost geld, en het levert je niets op.

Belangrijker is om een externe zoals mij te laten kijken naar de manier waarop de dingen nu gaan, en om dan te kijken waar de verbeteringsmogelijkheden zitten.  Maar daarvoor heb ik van jou een goed beeld nodig. Mijn indruk op basis van de cijfers is dat de aanvoerafdelingen hier het resultaat ondermijnen.  Je zou me enorm helpen als je me wilt vertellen wat op die afdelingen precies gebeurt en naar wie ik het beste toe kan om mee te gaan praten.’

Wiens aanpak heeft nu meer effect?