Win the battle, lose the war (deel 2)

De adviseurs zijn voortvarend met de adviesaanvraag aan de slag gegaan en hebben ook de opmerkingen over het eerste deel van het verslag van de case ter harte genomen. Vanwege de complexiteit van de opdracht vraagt de adviseur nog een andere niet eerder betrokken collega om samen met hem deze opdracht te gaan uitvoeren. Ze beginnen aan de opdracht, maar hebben vanaf het begin een ‘unheimisch Gefühl', hun gevoel zegt dat er meer speelt dan waarvoor ze zijn gevraagd, alleen kunnen ze de signalen niet goed duiden.

Gedelegeerd opdrachtgeverschap

De adviseurs beginnen met hun interviews in de organisatie. De belangrijkste betrokkenen worden bevraagd. Opvallend genoeg zijn de medewerkers zeer positief over het hoofd van de facilitaire dienst en de interim manager. Ze hebben eindelijk management dat ook voor hun belangen opkomt, iets wat ze jaren niet hebben gehad. De adviseurs hebben al snel het idee, dat ze met de verkeerde vraag op pad zijn gestuurd. Ze hebben inmiddels een analyse gemaakt van de omgeving (stakeholders) en geven de opdrachtgever terug dat uit hun eerste onderzoeksresultaten blijkt dat er niet primair moet worden gekeken naar de techniek, maar dat er moet worden gekeken naar de dienstverlening en de positionering van zijn facilitair bedrijf. Kortom, zijn we wel de juiste vraag aan het beantwoorden? Tijdens de tussentijdse rapportage geeft de opdrachtgever aan de opdracht te delegeren aan het hoofd ICT (de interim manager). Het hoofd ICT deelt de analyse van de adviseurs volledig en geeft aan dat ze op de goede weg zitten. Hij overlegt zijn eigen opdracht met de adviseurs waarin nog eens staat beschreven dat hij vanaf nu voor alle projecten de opdrachtgever is. De adviseurs signaleren deze wijziging bij de partner. Moeten ze hier wel mee akkoord gaan?

Interventie

Enige tijd verstrijkt en plotseling worden de adviseurs ontboden, samen met de interim manager bij het hoofd van de facilitaire dienst. De sfeer is enigszins grimmig. Hij geeft aan een aantal opdrachten te hebben uitgezet en verwacht van deze adviseurs met name een technisch inhoudelijk rapport.  De adviseurs hadden dit zien aankomen en hebben een tweede tussenrapportage voorbereid. In dit gesprek komt de organisatie ook weer aan de orde en de adviseurs bieden aan dat ze hun eigen omgevingsanalyse met verbeterpunten als extra rapport op leveren in de vorm van een vertrouwelijk rapport. Het gevraagde strategische adviesrapport behandeld de huidige en toekomstige beheerorganisatie, een analyse van het beveiligingsconcept en geeft een oordeel over het ontwerpconcept. De opdrachtgever lijkt zeer tevreden en vervolgopdrachten worden al het vooruitzicht gesteld. Wat kan er nu nog mis gaan zou je denken?

Vragen aan de lezer: 
- Wat zijn signalen die de opdrachtgever moet oppikken?
- Wat zijn signalen die de opdrachtnemers moeten oppikken?
- Heeft u tips aan een van beide of beide partijen op dit moment?