Fijn in de file naar vergadering?

File! Okay weer een vergadering, dus daar gaan we weer: hup in de file. Vermogens worden uitgegeven om de verkeersdrukte te verbeteren: kilometerheffing, carpoolen, meer asfalt, automatisch rijden, spitsstroken, P&R. En toch lijken het allemaal slechts druppels op een gloeiende plaat. Voor een vergadering van 2 uur ben je zo nog eens 2 uur kwijt voor zowel de heen- en terugreis: dat betekent dat slechts 1/3 effectief tijdgebruik is! Tja die verliesuren worden meestal niet geteld maar de uurkosten van de vergadering moeten dus met een factor 3 doorbelast worden. Puur omdat we elkaar in de ogen willen kijken. En dan hebben we het nog niet gehad over de CO2 uitstoot en de autokosten. Dat is toch idioot! En dat terwijl oplossingen voor de hand liggen: zoals video vergaderen!Video Conferencing!

Uiteraard kun je niet elke keer vanachter een webcam vergaderen; elkaar ‘live’ zien is uiteraard beter. Maar als je al eens ‘om de andere keer’ achter je buro blijft zitten en relaxed met de webcam vergadert dan heb je het over halvering van de kosten! Plus halvering van de verliesuren en vermindering van de filedrukte en autokosten. Dat zijn nog eens bezuinigingen die erin hakken!

Alternatieven?

Tja per telefoon kun je ook vergaderen maar met meerdere personen wordt het toch lastig. ‘Nonverbale’ communicatie is 80% van de gehele perceptie en 5x sterker dan enkel de stem. Bovendien praat iedereen door elkaar en heb je het niet in de gaten als er iemand ligt te slapen, naar de wc is of koffie is halen. En die enorm dure video conference systemen voor de vergaderzaal die zijn lastig te bedienen, 30% ervaart storingen, je kunt meestal maar tussen twee locaties vergaderen en lastig naar een presentatie of document kijken.

Dus Desktop Video Conferencing?

Er zijn meer dan 25 gratis of goedkope systemen om vanachter de PC te video vergaderen! Lekker relaxed en je hebt alles bij de hand. Thuis gebruikt men al lang Skype en MSN; deze en iets betere systemen zijn ook nog eens heel eenvoudig te bedienen. Je kunt moeiteloos tot 9 of zelfs meer personen vergaderen en je documenten doornemen. Bovendien is het een heel goede invulling van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen!