Vergaderen uit de gratie?

In het FD van 12/11/07 werd een onderzoek gepresenteerd over het nut van vergaderen. Een aantal bevindingen was dat de kosten voor het vergaderen zelf al op 30 Miljard per jaar geschat werden en dat 44% van de mensen de helft of alle vergaderingen niet nuttig vonden. Deze constatering krijgt tegenwoordig veel aandacht. Vooral kennisintensieve organisaties, hoofdkantoren en overheden zijn vaak in groepsverband bezig. In de laatste 30 jaar zagen we de flipover, overheadprojecter, beamer en het whiteboard verschijnen. Allemaal prima toevoegingen aan een groepssessie, die per definitie creatief zou moeten zijn. Toch hebben we iets over het hoofd gezien.

Vergaderen was honderd jaar geleden praten en nog eens praten. Maar in de afgelopen 20 jaar is op dat front nogal veel veranderd. Het begon ergens met Harvard Graphics (soort Powerpoint avant la lettre) en gaandeweg de laatste jaren werden we bekwaam in Powerpoint, Moviemaker/Imovie, cliparts en Excel grafieken. Samengevat betekent het dat we als mensen veel visueler zijn geworden, in zowel produceren als consumeren. Moderne vergaderingen zijn ook vaker workshops geworden waarbij we zelf allemaal interacteren met de materie. Informatie wordt visueler gepresenteerd, we voegen zelf verbanden toe en arceren belangrijke beslissingen of denkbeelden. Dat heeft ook iets anders tot gevolg gehad; vergaderen betekent niet meer automatisch "zitten". De lange vergaderen veroorzaken een inactieve houding van het merendeel van de mensen, wat niet bijdraagt aan effectieve resultaten binnen afzienbare tijd. Six Sigma, het Japanse kwaliteitsdenken, heeft niet voor niks "standing meetings" ter bevordering van minder tijd, meer kwaliteit.

Om in kennis economieën met een democratische inslag meer effectiviteit te halen uit wat nu als traditioneel vergaderen beschouwd wordt, zijn er een aantal veranderingen nodig:

Faciliteer meer vergaderruimtes van informele aard. Huidige vergaderruimtes geven gevoelsmatig al de foute feedback: Groot, saai, statig en afgesloten. Kies voor meer plekken waar kortere, en kleinere sessies gehouden kunnen worden. De norm is dat in een vergaderruimte voor 8 mensen vaak 2 mensen de ruimte gebruiken. Dit is ineffectief.

Kies niet voor technologie als het niet betrouwbaar en intuïtief voor alle gebruikers is. Hoe vaak hangen beamers niet als betonblokken aan een plafond of is een duur smartboard of videoconferencing systeem tot een soort grafzerk verworden in vergaderruimtes? Kies voor ruimte om te visualiseren door veel whiteboard ruimte, kies voor flexibiliteit om de ruimte anders in te delen om de dynamiek wat meer aan te passen.

Als laatste punt, wees vernieuwend en haal uit een aantal ruimtes de stoelen en tafels weg en vervang het door hoge tafels, poefjes en/of barkrukken. Dit bevordert meer beweging en betrokkenheid.

Vergaderen is niet alleen technologie toevoegen maar ook attitude en context veranderen van groepssessies. Gratie voor het nieuwe samenwerken, visualiseer, verhaal, interacteer en vernieuw samen in 1 ruimte!