Verbeterwielen gecombineerd voor beter presteren en leren van organisaties

De Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) wordt door veel managers gebruikt als instrument om prestaties te beoordelen en te verbeteren. De PDCA-cyclus is vooral gericht op zakelijke, korte termijn verbeteringen en spreekt onze rationele kant aan. Minder bekend is de Inspireren-Mobiliseren-Waarderen-Reflecteren-cyclus (IMWR). Deze richt zich op het individuele, persoonlijke leren en spreekt vooral onze emotionele kant aan. Hoe kunnen we deze verander- of verbeterwielen combineren om een lerende organisatie realiseren? Een organisatie die presteert op de korte termijn en leert voor de langere termijn.

Zoals genoemd, de PDCA-cyclus is bij veel managers bekend. Maar hoe werkt de IMWR-cyclus?

De IMWR-cyclus begint met het Inspireren van mensen door hen een wenkend perspectief te bieden. Een organisatiedoel waaraan mensen met overtuiging een bijdrage willen leveren. Met Mobiliseren wordt bedoeld het zorgen dat voldoende mensen met de benodigde competenties ‘ja’ zeggen tegen het geschetste perspectief en deze mensen hiervoor beschikbaar maken. Waarderen is het doorleven en bespreken van de uit te voeren werkzaamheden en de bereikte resultaten. ‘Waarom doen we het werk op deze manier?’, ‘wat levert dat op voor mijzelf en voor anderen?’ en ‘waarom hebben we op deze manier onze beoogde resultaten niet bereikt?’. Reflecteren is het terugdenken en overzien van het gehele proces en het nadenken over de eigen inbreng. Doel van het reflecteren is het vergroten van het eigen inzicht zodat toekomstig gedrag verbeterd kan worden. De uitkomsten van deze reflectie leveren weer input voor het Inspireren van jezelf en daarmee van anderen. En zo start de volgende cyclus weer op een hoger niveau.

De IMWR-cyclus kan bijvoorbeeld worden ingezet bij cultuurveranderingstrajecten. Als eerste stap worden de nieuwe normen en waarden geformuleerd. Deze worden vervolgens vertaald in de gewenste houding en het gewenste gedrag voor de leidinggevenden (Inspireren). Bespreek deze normen en waarden en deze leiderschapsstijl op alle niveaus in de organisatie en discussieer hierover. Welk gedrag past hier voortaan wel bij en welk niet? (Mobiliseren). Begeleid het proces om met elkaar die normen en waarden, houding en gedrag te leren hanteren en aan te scherpen. Gebruik hiervoor praktijkvoorbeelden: waar ging het wel goed en waar niet? En: welke consequenties trekken we hier uit? (Waarderen). Kijk na verloop van tijd met alle betrokkenen terug of het proces goed verlopen is en of de nieuwe normen en waarden goed toegepast worden (Reflecteren). Pas, waar nodig, het proces aan of scherp de normen en waarden aan (Inspireren). Op deze wijze zal de cultuur van de organisatie geleidelijk in de gewenste richting veranderen.

De PDCA- (zakelijk, blauw) en IMWR-(emotioneel, rood) cyclus kunnen als volgt gecombineerd worden:

Na het emotie-mensgerichte Inspireren volgt het zakelijke Plannen, dan het Mobiliseren van de menselijke energie en het Doen, het Waarderen en Controleren en tot slot het Reflecteren en Acteren. In deze gecombineerde cyclus worden de stappen van de PDCA-cyclus meer persoonlijk doorleefd door de toevoeging van de stappen van de IMWR-cyclus. Het Acteren, bijvoorbeeld, volgt niet direct op het Controleren, maar pas nadat op de uitkomsten hiervan gereflecteerd is. Op deze wijze zijn organisatiebreed presteren en persoonlijk leren op natuurlijke wijze in elkaar gevlochten.

Door de tijd te nemen om succes en falen in de organisatie persoonlijk te kunnen doorleven, en hier ook georganiseerde aandacht aan te geven, kunnen mensen leren om hun individuele prestaties te verbeteren. Omdat een organisatie de optelsom is van de mensen die erin werken, ontstaat op deze wijze een lerende organisatie.