Organiseer wendbaar waar dat nodig is

Het is aantrekkelijk om een wendbare en flexibele organisatie te zijn. Soms zelfs noodzakelijk om te overleven. Maar er zijn situaties waar investeren in flexibiliteit minder nut heeft. Wendbaar en flexibel organiseren is populair. Maar wanneer heeft dat ook echt nut? In dit blog een handreiking om te kijken waar flexibiliteit er toe doet.

De bedoeling, ambtenaar 2.0 en waarom-ook-al-weer

In de publieke en zorgsector strijden Paul ’t Hart en Wouter Hart & Marius Buiting om de aandacht met respectievelijk hun Ambtelijk Vakmanschap 3.0 en Verdraaide organisaties; terug naar de bedoeling. In alle hectiek zouden we maar zomaar vergeten dat Simon Sinek met zijn Waarom-vraag recent ook al aan de bedoeling sleutelde. Veel organisaties die anders wilden organiseren, zette ineens hun kaarten op één van de auteurs met hun inspirerende boodschappen.

Werk verdelen en producten leveren

Wat we ook bedenken om organisaties in te richten, uiteindelijk draait het altijd om het leveren van producten en diensten waar klanten voor (willen) betalen. Producten en diensten die worden gemaakt en geleverd door vakbekwame medewerkers. Een beetje baas verliest daarnaast ook de tevredenheid van de medewerker niet uit het oog, want een tevreden medewerker verhoogt aanzienlijk de kans op een tevreden klant.

Tevreden klanten en medewerkers krijg en houd je door het bedrijf slim in te richten. Niet te veel vastleggen en regelen, want daar houdt de moderne medewerker niet van. Maar ook niet te veel vrijheid en blijheid, want een tevreden klant houdt van een voorspelbare kwaliteit.

Alles begint met nadenken over variatie

In de pennenvruchten van Paul, Wouter, Marius en Simon draait het op enig moment altijd om de werkprocessen. Wat leveren we waarom en waar kunnen we variëren en standaardiseren?

Om het verband tussen variatie en werk te verduidelijken, mag ik graag gebruik maken van de kledingindustrie. Afhankelijk van hoe iets gaat passen, bepaalt deze tak van sport de inrichting van het werkproces. In de onderstaande figuur zijn de opties weergegeven in relatie tot de variatie in het product.

(klik op afbeelding voor meer details)

Variatie in werk; variatie in organiseren

Het op deze manier nadenken over werk en werkprocessen is ook een mooie kapstok voor keuzes over wendbaarheid en flexibiliteit. In het kort betekent het dat Standaard maatwerk en Maatwerk logischerwijze het meest vragen om wendbaarheid en flexibiliteit. Confectie en One-size-fits-all vragen wellicht om de aanpasbaarheid van het proces wanneer de verwachting is dat er andere producten en diensten geleverd gaan worden.

Organisaties die bijvoorbeeld gaan werken met rollen winnen het meest als zij dit doen in de processen en met de klanten die vragen om een vorm van maatwerk. In de praktijk houdt dit in dat hoe meer er ‘op de plank’ (klaar)ligt, hoe minder flexibiliteit er nodig is. De uitdaging is eerder te zorgen voor een goede balans tussen maatwerk en standaard werk. Wat een organisatie verdient met standaardiseren, kan zij dan besteden aan maatwerk waar dat écht nodig is.

Wilco van Gelderen is partner bij Livingstone en ondersteunt organisaties bij sociale innovatie en organisatieontwikkeling.