Maak je project voorspelbaar!

U kent dat wel. Voortdurend geharrewar welk project voorrang heeft omdat andere projecten dezelfde resources willen gebruiken. Opdrachtgevers die de scope verder ‘inkleuren’ – het welbekende voortschrijdend inzicht. Met alle gevolgen van dien. Het bijstellen van de planning bijvoorbeeld, meer gedetailleerd om nu wel de samenhang te kunnen bewaken. En extra inhuur om het projectbureau te versterken met extra overleg tot gevolg. De onvoorziene kosten komen ten laste van uw project.

Ondertussen blijven de projectresultaten achter bij de verwachtingen, waardoor een interne audit wordt uitgevoerd. Een kwaliteitsmanager wordt aangesteld voor opvolging van de verbeteracties. Maar… ondertussen blijven de projectresultaten nog steeds achter bij de verwachtingen.

Een lenige structuur

De TOC projectenaanpak* is een samenhangende set van maatregelen om projecten te plannen, uit te voeren en succesvol op te leveren. TOC biedt u handvatten voor een ‘lenige’ structuur van projectmanagement. Dat is nodig omdat u in projecten altijd geconfronteerd wordt met onzekerheid. Klantbehoefte ontwikkelt zich altijd en resources kunt u niet een half jaar vooruit plannen.

Als ervaren projectmanager krijgt u met TOC een praktische samenhangende set van tools en inzichten die uw prestaties aanzienlijk zullen verbeteren. De kunst in het managen van projecten is daarom niet om onzekerheden uit te bannen, maar om er snel en adequaat op te reageren. Zo zorgt u voor voorspelbare resultaten.

Voorspelbare projecten

In dit artikel zoomen we in op drie belangrijkste hefbomen voor voorspelbare projecten:

Doelgericht en robuust plannen

Op zoek naar beheersing en samenhang verliezen planningen snel de aansluiting met de werkelijkheid. Het kost veel tijd en energie om deze up-to-date te houden. Eén van de maatregelen in TOC projectmanagement is: stop maar met de urenplanningen en start met robuust plannen. Het heeft geen zin om in november te bedenken welke resource je in week 20 van het jaar erop nodig hebt. De kans is vrij groot dat de planning voor die tijd al drie keer is gewijzigd.

Plan maximaal 6 maanden

Het effect van doelgericht plannen is een kort en overzichtelijk tijdpad en grip op uitloop van het hele project. In een planningssessie met de direct betrokkenen gaat u op zoek naar alle beren op de weg via de ‘Ja, maar…’ methode. U plant niet verder dan 6 maanden. Een (uitloop)buffer van 2 maanden maakt de planning robuust. Duurt uw project langer dan maakt u na 6 maanden gewoon een nieuw plan!

Minder projecten tegelijk doen

Te veel projecten leidt tot versnippering en inefficiënte inzet van medewerkers en middelen. Er ontstaat behoefte aan capaciteitsmanagement. Medewerkers verliezen de focus waardoor tussenresultaten later worden opgeleverd. Overall groeit de overhead op het projectenportfolio. Alles ten koste van aandacht op het leveren van het projectresultaat.

Beperk Veel Onder Handen Werk

Volgens TOC is ‘Veel Onder Handen Werk’ een belangrijke oorzaak van vertraging. En dus moeten we op portfoliomanagement-niveau zorgen voor minder projecten tegelijk. Hierdoor worden uiteindelijk veel meer projecten afgerond. Een contra-intuïtieve oplossing met groot resultaat!

Actief managen in de uitvoering

Projecten managen is vaak ‘kijken in de achteruitkijkspiegel’. Daardoor lopen we geregeld achter de feiten aan. En meestal kijken we alleen naar het niet halen van de geplande tijd, scope en budget. De grootste kostenpost is echter het niet halen van de doelwaarde van het project. Als het project later wordt opgeleverd heeft de organisatie er ook later voordeel van.

Stuur op business waarde

Frequent projectoverleg, waar alleen de voortgang wordt besproken leidt tot veel effectievere projectsturing. Een ander belangrijke maatregel is buffermanagement. Bij elke projecttaak geven medewerkers aan ‘hoeveel tijd nog nodig is’ om de taak af te ronden en welk effect eventuele uitloop heeft op de buffer van het project. Bij verwachte overschrijding van de opleverdatum, is het aan de opdrachtgever om keuzes te maken op basis van business waarde!

Wilt u meer weten over TOC projectmanagement als praktische methode voor voorspelbare projecten? Op 9 oktober 2017 bent u van harte welkom bij de masterclass TOC Projectmanagement – Maak uw project voorspelbaar.

*TOC staat voor Theory of Constraints (TOC) van filosoof en bedrijfskundige Eliyahu Goldratt. TOC projectmanagement is aangevuld met inzichten uit andere kennisgebieden zoals logistiek management, psychologie, Agile en Lean principes, met als doel korte metten te maken met bottlenecks in processen & projecten.