Hoe richt je een zwerm?

Onlangs las ik het boek ‘Hoe richt je een zwerm’ (2016) van Eric Spaans, Gemma van der Ploeg en Rolf Resink. De ondertitel geeft een goede beschrijving van de behandelde problematiek: ‘een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken met behulp van modern leiderschap’. Complexe vraagstukken treffen we vaak aan bij organisatiebrede of maatschappelijke veranderingen. De oplossing ligt daarbij in het in gang zetten, en houden, van een beweging in de goede richting.

Wie een statisch, mechanistisch wereldbeeld heeft en van leiders verwacht dat zij ter plekke goede besluiten nemen, zal niet direct het nut van de in het boek beschreven aanpak herkennen. Wie uitgaat van een dynamisch, complex wereldbeeld en van persoonlijke ontwikkeling, zal veel waardevols herkennen in dit boek.

Mathieu Weggeman, hoogleraar organisatiekunde aan de Technische Universiteit Eindhoven, beveelt het boek als volgt aan:

“Waar gaat het echt in organisaties? Om betekenis en zingeving, tot uiting komend in de collectieve ambitie van de organisatie. En die ambitie kan pas collectief genoemd worden als iedereen er in een participatief proces aan heeft kunnen bijdrage. Als je vertrouwt op de kennis, loyaliteit en het zelfsturend vermogen van mensen en je brengt hen op een goede manier met elkaar in gesprek, dan ontstaan er de mooiste dingen. Dit boek laat op een inspirerende en inzichtelijke manier zien hoe je die belangrijke participatieve processen structureert, conditioneert en faciliteert. “

De auteurs definiëren een complex vraagstuk als volgt: er is sprake van een groot aantal betrokken partijen, er zijn telkens nieuwe, onvoorziene ontwikkelingen die meegenomen moeten worden en er bestaat geen causale relatie tussen oorzaak en gevolg, deze is meestal pas achteraf vast te stellen. Het zijn vraagstukken met een groot aantal stakeholders, over verschillende (semi-)publieke organisaties heen of tussen organisaties en hun medewerkers en afnemers. Denk aan het klimaat- of energievraagstuk, aan de transities in de zorg en aan de reorganisaties en cultuurveranderingen die nodig zijn in grote instituties, zoals banken.

Het enige wat in een complexe situatie werkt, is volgens de auteurs, ‘vrije ruimte’ creëren. Ruimte waarbinnen alle betrokken partijen de gelegenheid hebben om elkaar te ontmoeten en met elkaar het gesprek aan te gaan over hoe zij gezamenlijk zaken en mensen in beweging krijgen. En wat ieder van hen daaraan wil bijdragen.

Om dat voor elkaar te krijgen is leiderschap nodig. Iemand die het initiatief neemt, denkt vanuit het geheel in plaats vanuit het eigen belang en die risico durft te lopen. Iemand die de controle durft los te laten om ruimte te geven aan het zelforganiserende vermogen van mensen. Die onderlinge verbindingen en relaties tussen betrokkenen kan laten ontstaan. Dat is nodig omdat iedereen wederzijds van elkaar afhankelijk is, ook al zijn er uiteenlopende ideeën en belangen. Deze leiders weten dat duurzaam veranderen in heel veel kleine stappen gaat waarbij je vaak van tevoren niet weet of je wel de juiste stap zet. Leiderschap tonen bij dergelijke vraagstukken vraagt erom dat je de samenspraak op gang brengt en daarna pas tot een keuze komt.

Het boek beschrijft het gehele proces waarmee je complexe vraagstukken effectief aanpakt. Methoden en werkwijzen om voor alle betrokkenen de juiste gelegenheid te creëren om hun gezag, kennis, deskundigheid, middelen, ervaring en energie in te zetten waardoor zij zich eigenaar (blijven) voelen. De vier principes van samenwerking (Weisbord, 1987) zijn de basis voor de besproken werkvormen in het boek:

• Betrek het hele systeem erbij
• Verken eerst het geheel en leid daar de benodigde acties uit af
• Denk toekomst- en actiegericht en focus op ‘common ground’
• Creëer ruimte voor zelforganisatie en eigenaarschap

Het boek laat zien hoe een complex vraagstuk omgezet kan worden in een gezamenlijke opgave van alle betrokken partijen. Het schetst stap voor stap de aanpak voor het organiseren van productieve ontmoetingen waarmee het vliegwiel van verandering op gang komt en blijft!

Tot slot de aanbeveling van Bert Blase, oud-burgemeester van Alblasserdam en Vlaardingen:

“Toegankelijk en aansprekend laat dit boek zien wat er nodig is om in een complexe omgeving – als een zwerm – vooruitgang te boeken. Met beschouwingen, inzichten en tips die herkenbaar zijn voor iedereen die met zijn zwerm vooruit wil komen en daarbij een nieuwe horizon voor ogen heeft.”