De vergeten rol van de opdrachtgever

Uit een onderzoek van PwC en The Standish Group is projectfalen voor 59% het gevolg van organisatorische aspecten, waar de projectmanager weinig invloed op heeft. De correcte invulling van de rol van het (gedelegeerd) opdrachtgeverschap is de grootste succesfactor. Hieruit blijkt de noodzaak van goed opdrachtgeverschap. Met alle methodes en technieken, plannen van aanpak en veranderconcepten hebben projectmanagers en adviseurs maar slechts voor 41% invloed op projectsucces. Dit is de paradox van de opdrachtgever: een essentiële rol, en tegelijkertijd een vergeten rol. Hier ligt dus een kans om innovatief te organiseren. Gister werd een PMI congres genaamd ‘de paradox van de opdrachtgever’ georganiseerd in het Spant in Bussum. De vergeten rol van de opdrachtgever in de literatuur werd voorzichtig in de spotlight gezet. Er werd voor het eerst duidelijk gemaakt dat opdrachtgevers ook wel eens onzeker zijn en dat ze lang niet alle wijsheid in pacht hebben. Een verfrissende gedachte. 

De keynote speakers Adri Duijvenstein en Hans Anderson begonnen met een duo-presentatie. Als wethouder in Den Haag wilde Adrivanuit zijn persoonlijke ambitie en passie de stad Den Haag veranderen. Tegenwoordig is hij wethouder in Almere en doet grote projecten in de ruimtelijke ordening, zoals de ontwikkeling van de stad, waarbij ruimte en groen samen ontwikkeld worden maar ook projecten als de verbinding van de A6 en de A9. De belangrijkste les was om een integrale aanpak te kiezen. De wethouder als opdrachtgever moet vooral de samenwerking relaties proberen te faciliteren. Dat kost veel tijd en energie en het is vooral ook erg complex. Er moet respect zijn voor de expertise van de deelnemende partijen, zoals de ministeries van VROM en EZ, de Als opdrachtgever moet je ook over het vermogen beschikken om anderen  succes te gunnen.

Hans Anderson begon zijn presentatie dat goede opdrachtgevers schaars zijn. Daarna interviewde hij Adri Duijvenstein over zijn invulling van de opdrachtgever door de tijd heen. Vervolgens gaf zijn visie op de belangrijkste do’s en don’ts voor goed opdracht-geverschap. Helaas bleef hij een beetje hangen in de instrumentele kant (de HET kant, zoals Daniel Ofman dat later zou verklaren). Het aanwezig publiek bestond voor een groot gedeelte uit projectmanagers, die allemaal hebben geleerd dat het hebben van een strategie, missie, visie en een heldere business case van belang zijn om goed te kunnen sturen. Beide heren bleven helaas erg op de vlakte over HOE de opdrachtgever zaken moet regelen.

De presentatie die ik zelf het meest aansprekend vond was die van Floor van Felzen. Hij besprak een casus van de uitbesteding van de IT functie door een ROC. Opdrachtgever worden is leuk. Je krijgt status, aanzien, macht en het streelt vooral je ego. Opdrachtgever zijn is een heel ander verhaal. De opdracht blijkt vele malen complexer te zijn dan op het eerste gezicht en de opdrachtgever realiseert zich dat hij niet alle kennis heeft en dat hij het hele vraagstuk eigenlijk ook niet kan overzien. De spelregels zijn niet meteen duidelijk en je weet ook niet wat je precies moet verwachten als eindresultaat. Daar wordt een mens onzeker van. In een filmpje vertelde de opdrachtgever dit ook aan de zaal. Ben je dan als opdrachtgever helemaal aan het toeval overgeleverd? Nee, er zijn een aantal handvatten waarmee je aan onzekerheidsreductie kunt werken. Regelmatig reflecteren op je eigen handelen en op het vraagstuk. Wees open en toegankelijk voor je omgeving en laat ook merken dat je niet alles weet. Zorg er ook voor dat je kennis voldoende borgt, door bijvoorbeeld externe expertise in te huren. Voer het tempo van het project af en toe op of pas juist vertragingstechnieken toe. Tot slot, knip het project op in behapbare stukken. Met geen woord werd er gesproken over hiërarchie. Veel investeren in de relatie en probeer samen te werken aan de visie.

Na dit optreden was er improvisatie cabaret, door theathergroep MiER. Door met de zaal in gesprek te gaan, proberen ze de geleerde theorie te duiden in de vorm van geïmproviseerde liedjes en sketches. Later bleek dat improvisatietalent eigenlijk een belangrijke succesfactor is voor succesvol opdrachtgeverschap. Daniel Ofman, die het congres afsloot, sprak zijn bewondering uit voor improvisatietalent en onderstreepte dat we af moeten van het denken, dat alles te vatten is in plannen. De wereld is simpelweg te complex om alles van te voren ‘in beton te gieten’. Ofman noemt dit de wereld eenzijdig bekijken door de HET lens. De dialoog en interactie met elkaar, de WIJ lens en ook het ‘buikgevoel’ van de IK lens is van belang. Afzonderlijk van elkaar leiden ze niet tot succes, maar als je door alledrie lenzen tegelijk kijk, het zogenaamde driedimensionale kijken, dan lukt het wel. Hij vertelde dat hij zijn eigen theorie, die hij nog maar 20 jaar verteld, sinds kort op een fundamenteler niveau begrijpt en heeft hier ook net een boek (Het is toch ongelofelijk…) over geschreven. Vijf jaren ervaring met deze theorie in een fabriek van Philip Morris en een opdrachtgever die zich kwetsbaar durfde op te stellen.

Ik denk dat we tijdens het congres nog maar het topje van de ijsberg is behandeld over de invulling van succesvol opdrachtgeverschap. Er is dus nog een boel te onderzoeken, verbeteren en te leren over deze vergeten rol. Ik was er erg enthousiast over, hopelijk leidt het ook tot meer succes.