Agile HR: als mensen er écht toe doen!

Steeds vaker wordt aan mij gevraagd wat ‘Agile HR’ nou precies is? Er zijn wat mij betreft meerdere antwoorden mogelijk, wat aangeeft hoe nieuw dit begrip nog is. Soms worden de mensen bedoeld die Agile werken: de Agile human resources. Soms is het de Engelse vertaling van wendbaarheid: wendbaar HR. Twee antwoorden zijn dus mogelijk:

• Agile HR = een manier van werken binnen de HR afdeling (Agile doen)
• Agile HR = de wijze waarop de HR-functie bijdraagt aan het lerend vermogen van de organisatie en aan het centraal stellen van vakmanschap (Agile zijn)

Even terug naar Agile als concept: een hip antwoord op hoe organisaties kunnen omgaan met toenemende complexiteit en onvoorspelbaarheid. Want in dit VUCA-tijdperk worden leervermogen en wendbaarheid als cruciaal voor overleven gezien en willen de nieuwe generaties betekenisvol werken aan het ontwikkelen van hun talent.

Belangrijk bij Agile is dat er een gemeenschappelijke bedoeling (‘purpose’) wordt gevoeld: wat wil de organisatie zijn voor haar klanten? Daarnaast zijn snelheid, experimenteren, transparantie, vakmanschap en maximale regelruimte op de werkvloer door zelforganiserende teams belangrijke pijlers. Is het een hype of is het inmiddels mainstream geworden? Ik zeg het laatste!

Ongeveer 15 jaar geleden ingezet in de softwareontwikkeling, spreidt Agile zich nu ook langzaam uit naar andere bedrijfsfuncties als marketing, communicatie, finance en HR. Soms spontaan, vaker als reactie op de behoefte van de ICT-functie aan Agile ondersteuning van andere vakgebieden. Agile is inmiddels een verzamelterm geworden voor zowel een mindset, als voor verschillende werkwijzen zoals scrum, lean, lean start up en kanban. Wat betekent dit voor HR?

Agile HR = Agile doen op de afdeling HR

Een mooie route om naar een wendbare organisatie te komen, is om als HR-afdeling zelf te ervaren wat Agile werken is en om daarmee te experimenteren. Uitgangspunt is de Agile mindset, uitgedrukt in het Agile Manifesto voor Software Development uit 2002, waarin vier waarden zijn benoemd. Inmiddels is er ook een Agile HR Manifesto. Als je echt volgens de waarden van het Agile Manifesto handelt, kunnen dit prachtige stappen zijn om vakmanschap en leren te stimuleren. Twee voorbeelden van Agile methodieken:

Scrum

Bij scrum vormen het centraal stellen van de klantbehoefte, zelforganisatie, multidisciplinaire teams en ‘continu verbeteren’ de basis. Binnen een paar weken iets van waarde laten zien, de klant bij je uitnodigen, iets durven uitproberen, transparant zijn over wat je hebt gedaan en waar je hulp bij nodig hebt, zelf-organiseren, van anderen afhankelijk zijn, data verzamelen, het zijn allemaal aspecten die je tegenkomt als je met je HR-team Agile gaat werken. Met een grote impact op de betreffende HR professionals, zo heb ik ervaren!

Lean

Lean is al wat langer bekend bij HR; er wordt volop onderzocht hoe je onnodige processtappen (zgn. ‘waste’) kunt elimineren, waardoor HR-processen efficiënter worden en een zo kort mogelijke doorlooptijd kennen. Continu verbeteren is ook hier het adagium; het kan altijd beter, er is altijd wat te leren. Met Lean kun je goede analyses doen in hoeverre vakmanschap en regelruimte wordt gefaciliteerd. (Zie ook dit artikel van Frank Wijnands over lean HRM met mooie HR-voorbeelden.)

‘Inspect and adapt’: verzamel data

Bij de Agile werkwijze is het nodig dat je zaken zo meetbaar mogelijk maakt. Dat mag ook kwalitatieve informatie zijn. In bestaande operationele HR-processen kun je al veel meten. Online, mobiel en keuzemogelijkheden (‘mass customization’) zijn niet alleen voor klanten aan de orde, ook medewerkers wil je een optimale gebruikersbeleving en maximale flexibiliteit bieden. De ‘employee journey’ staat centraal.

De data die hierbij wordt gegenereerd, is goud waard. Als je dan ook nog data kunt combineren, dan kun je mooie innovaties doen: “HR-analytics is here to stay”!

Agile HR = wendbaarder worden met behulp van de HR-functie

Deze uitleg gaat over de toegevoegde waarde en dus het bestaansrecht van HR als bedrijfsfunctie. Want die blijft! Niemand zal zeggen dat mensen er niet meer toe doen. De manier waarop mensen ondersteund willen worden in hun werk en de rol die de HR-functie daarbij kan hebben, die is vaak wel aan vernieuwing toe. Vraag maar eens aan leidinggevenden en medewerkers wat zij van HR vinden; dat zal niet altijd positief zijn tegenwoordig.

Lopende band

Even terug in de tijd. De HR-functie is ontstaan in de tijden van de lopende band, waarbij ambachtslieden van het platteland werden omgeschoold in menselijke productiefactoren. Want: massaproductie betekent uniforme output. Denken en doen werden gescheiden en in een hiërarchische takenstructuur gestopt. Alle vakmanschap was ongewenst, gehoorzaamheid werd beloond en er kwamen (beoordelings-)normen, functiebeschrijvingen en HR-procedures. Gelijkheid en rechtvaardigheid waren centrale waarden, ook gevoed vanuit de vakbeweging ter bescherming van de arbeiders. Zie voor de gein weer eens een kort stukje uit Modern Times met Charlie Chaplin.

Nieuwe HR purpose

Momenteel staat vakmanschap gelukkig weer centraal, ook in het Agile gedachtegoed. De medewerker wordt weer gezien als een uniek mens die er met zijn hele hebben en houwen mag zijn. Die intrinsiek gemotiveerd is, die eigenaarschap wil nemen voor de ontwikkeling van zijn talenten, anderen (klanten) gelukkig wil maken en zich graag wil verbinden aan een gemeenschappelijk en zinnig doel. Die verschil wil maken en daarmee van levensbelang is voor het voortbestaan van de organisatie.

Daar hoort dus niet bij dat HR bepaalt wanneer, waaraan en hoe deze mensen werken, aan welke normen ze moeten voldoen en hoe laat ze op kantoor moeten zijn! Nee, dat bepalen ze zo veel mogelijk zelf, in teamverband, samen met de klant. HR is geen politieagent, geweten, scheidsrechter of gatendichtloper meer. De rol van HR is niet meer regulerend - gedreven door behoefte aan controle, gelijkheid en standaards - maar faciliterend.

Dat betekent dat de HR-functie een bedding geeft van vertrouwen, waar fouten gemaakt moeten worden en iedereen uniek is. Dat je op basis van meetbare informatie meehelpt aan een werkomgeving waar mensen de optimale ruimte krijgen om hun vak uit te oefenen. Want als medewerkers gelukkig zijn, worden de klanten dat ook. Amen!

Focus op teamondersteuning, vakmanschap en persoonlijk leiderschap

Als een organisatie Agile gaat werken, staan zelforganiserende teams centraal en is het team verantwoordelijk voor het resultaat. Dit heeft consequenties voor HR-instrumenten als beoordelen, jaarplannen, functiebeschrijvingen, belonen, promoties, werving en selectie, opleiden. Je zou ze echt eens tegen het licht moeten houden… en onderzoeken wat hinderlijk is bij het ruimte geven aan vakmanschap, teamleren en snel kunnen aanpassen.

Er liggen nieuwe kansen voor de HR-dienstverlening. Ik heb al eerder verwezen naar Josh Bersin, die speerpunten in een Agile Model of HR heeft benoemd. De behoefte aan een meer systemische blik, teambegeleiding, leerinformatie-infrastructuren, dienend leiderschap, je leest het er allemaal in terug. Ik voeg er snelheid aan toe, want je hebt echt geen jaar de tijd meer om iets op te leveren! Let wel op dat je niet klakkeloos gaat overnemen van wie of wat dan ook, want best practices bestaan niet meer. Daarvoor is de wereld te complex geworden; het beste is om zelf, eventueel geïnspireerd door andere organisaties, uit te vinden wat voor jullie werkt.

Begin klein

Hopelijk heb ik zo een duidelijk antwoord gegeven op wat ik denk dat Agile HR is. Zin gekregen om een slag te maken? Dan heeft de Agile mindset ook jou gegrepen! Je kunt beginnen met Agile doen binnen HR of in gesprek gaan met je klant over wat jullie samen te doen hebben om vakmanschap en samenwerken nog beter te faciliteren. Of je combineert beide opties, net wat bij jullie past.

Wat in alle opties belangrijk is, is om multidisciplinair te gaan werken en klein te beginnen. Maak het niet te groot, doe overzichtelijke stapjes en leer daarvan. Je hebt al veel bereikt als iets compleet mis gaat en je dan vol trots kunt zeggen: ‘Het is mislukt! Wat hebben we veel geleerd, op naar de volgende iteratie!’.

Esther Visser is organisatie vernieuwer. Zie voor meer info: www.agile-hr.nl.