Hoe selecteer ik een adviesbureau dat bij ons past?

Columns

Bij aanbestedingstrajecten voor consultancy is de prijs helaas vaak de doorslaggevende factor. Op zich is het vanuit het standpunt van de opdrachtgever volstrekt logisch naar de kosten te kijken. Toch leidt deze eenzijdige aanpak niet altijd tot de gewenste resultaten. De opdrachtgever doet zichzelf in bepaalde mate zelfs tekort.

Op het moment dat externe adviseurs worden benaderd, kijken bedrijven teveel naar de uiterlijke kenmerken van een adviesbureau. Omzet, aantal medewerkers en uurtarief vormen een belangrijke leidraad om tot een keuze te komen. Naar de inhoudelijke kant van het voorstel en de beoogde resultaten wordt nauwelijks gekeken.Terwijl de kosten aan het eind van een project alsnog hoog kunnen uitvallen, zelfs zonder dat de beoogde resultaten zijn behaald. Recente voorbeelde...

Richard Puyt
Pro-lid
Beste Jeroen,

In je column spreek je over aanbestedingstrajecten, waarbij ik ervan uit ga dat je het hebt over overheid organisaties (je gebruikt namelijk ook termen als bedrijven en ondernemingen). Is dit een juiste aanname?

Mijn vragen zijn gebaseerd op de aanname dat het gaat over overheidorganisaties. In je column poneer je een aantal prikkelende ideeen, waar ik wat vragen over heb.

1. Heb je voorbeelden van de aanpak die je voorstelt?

2. Skin in the game: Het model van verdelen van successen en risico's. Ook wel transaction based consulting genoemd.
Hoe wil je dit vormgeven in de de huidige aanbestedings-praktijk? Wat voor eisen ga je dan formuleren en hoe ga je die vervolgens beoordelen? Prijs is geen parameter meer.
Om nog maar te zwijgen over budgetproblematiek voor de betaling.

3. Concrete, meetbare (en haalbare) resultaten, tussentijds getoetst, om op tijd bij de sturen:
- Over wat voor soort adviseurs heb je het dan precies?
- Aan wat voor soort projecten denk je dan?
- Hoe selecteer je dan volgens jou een adviseur die moet helpen met lobby activiteiten of een adviseur die bij een reorganisatie gaat adviseren?
- Hoe ga je om met een adviesvraag waarbij alleen de richting duidelijk is, maar niet het resultaat (een zoektocht).

4. Een beetje flauw, chemie tussen partijen: Hoe ga dat in je aanbesteding verwoorden?

NB. Ik denk dat je hier namelijk wel een hele belangrijke sleutel voor succes te pakken hebt. Je kunt je ook afvragen of je een adviseur (en dus niet een adviesbureau) niet zonder een aanbestedingsprocedure moet selecteren. Het gaat namelijk om de persoonlijke klik en vertrouwen. De huidige aanbestedingspraktijk maakt dit lastig.

5. Ten slotte, hoe wil je succes objectief meetbaar maken?

Ik vind je ideeen leuk. Ook moet ik vaststellen dat je wel heel erg uitgaat van beheersing en controle op een klantorganisatie. Mijn ervaring met overheidsorganisaties leren me het tegenovergestelde. Ik ben benieuwd wat je visie is op de selectie van adviseurs als het allemaal niet zo duidelijk is. Wat stel je dan voor?

Prettig weekend,
Richard Puyt









Ron Ladage
Kan me in het artikel vinden en ook in de reactie van Richard Puyt.

Het moet "klikken" tussen de opdrachtgever en de adviseur, want daar start de basis van vertrouwen.
Ook moet het klikken tussen de adviseur en het bedrijf.
Dus het uitkiezen van een groot bureau, wil nog niet zeggen dat er een adviseur bij zit met wie het klikt. Vaak werken deze met methodieken, die ze graag in uw bedrijf invoeren en daardoor lager kunnen blijven, i.p.v. uw probleem op te lossen.
Wilt u toch met deze bureaus werken, neem dan de tijd om meerdere adviseurs te ontmoeten en vooral te spreken.
Ook moet de opdrachtgever helder hebben wat hij zelf wilt, daar zit vaak de kneep. Soms is het beter om een korte tijd te bepalen met een vast bedrag om zaken helder te krijgen.
Dan zijn er makkelijke doelen, controlepunten te maken en dit is op te nemen in het contract.
Aan de andere kant moet ook de adviseur helder zijn in zijn aanpak en vooraf vast leggen wat er moet gaan gebeuren, wanneer de opdrachtgever toch afwijkt van de afgesproken weg of adviezen niet opvolgt.
Resultaat haal je alleen, wanneer je weet wat je wilt.

Ron Ladage is als zelfstandig adviseur werkzaam in organisaties, waarbij voor hem de mens centraal staat

Meer over Organisatieadvies en consultancy