Als "SAP Business Support Team Leader", werkend voor een grote oliemaatschappij in Nigeria, schoot ik recht over eind toen ik de kop van het artikel las.
Mijn aandacht was getrokken.....
Ging ik hier hulp krijgen bij mijn dagelijkse uitdaging.....
"De juiste informatie UIT het systeem door er de juiste informatie IN te stoppen"!

De conclusie wordt getrokken, dat er 2 redenen zijn:
• omdat er nog zoveel andere systemen zijn
• omdat niet structureel - in ieder geval één maal per jaar - wordt stilgestaan bij het inventariseren van de informatiebehoefte.

Vervolgens wordt geadviseerd om:
• bedenk eerst welke personen bepaalde financiële en niet-financiële informatie willen hebben, en hoe vaak.
• Ontwikkel tegelijkertijd een heldere planning en control cyclus
• En koppel vervolgens de informatiebehoefte aan de mogelijkheden van een ERP systeem en andere IT systemen.

Hier worden puur technische zaken aangegeven waar ik het in principe niet oneens mee kan en mag zijn. Naar mijn mening ligt het probleem echter veel dieper en complexer.

De eerste gaat over het Systeem.....de eerste hoek in de driehoek (Schagende werking)
De tweede gaat over het proces.....
De derde ontbreekt naar mijn mening.......Organisatie

De eerste 2 zijn de hoeken waar we graag aan werken, want die hebben we onder controle.....als we even dit of als we even dat....

De derde is echter degene die naar mijn mening de echte problemen veroorzaakt....de organisatie of beter gezegd.....de gebruiker!

Door de enorme integratie van de systemen wordt nu van een engineer verwacht, dat hij controleert of er budget is voor zijn project, of alle contracten correct zijn ingevoerd, of all activiteiten correct zijn aangemaakt an gelinked en of all materialen en services correct zijn ingebracht gekoppeld aan de juiste levertijden.......gedurende de executie wordt van hem verwacht, dat hij comtroleert of de juiste Purchase Requisitions zijn aangemaakt, de juiste Purchase Orders zijn aangemaakt en dat alles ook op tijd en door de juiste persoon wordt goedgekeurd. Vervolgens moet hij de afleveringsdocumenten goedkeuren en daarvoor Service Entries aanmaken, zodat de rekening kan worden afgedaan indien deze in lijn is met de Service Entry! Als laatste mag onze engineer aangeven wat de voortgang van de verschillende aktiveiten is en activitieten elementen EN activiteiten EN netwerken EN werkorders EN Work Break Down structuren compleet gaan melden zodat open staande PO’s naar 0 worden gezet. Pfffffff.....en ik ben er van overtuigd dat er nog een paar activiteiten te noemen zijn!!!
Nu verwachten we van deze man ook nog dat hij zich met zijn “eigenlijke” werk bezig houdt.....
In het verleden werd dit allemaal door specialisten in speciale systemen gedaan en hij hoefde alleen maar te bellen....soms een mailtje en een spreadsheet....dan waren we er wel.
Wat mij betreft werken we met de derde of vierde generatie van integratie van systemen, maar onze staff is nog bezig te begrijpen WAT integratie nu betekend in de praktijk.....
De meeste hebben ook nog niet begrepen dat ze hier met een “Enterprise Resource Planning (ERP)” bezig zijn.

Naar aanleiding van bovenstaande durf ik te beweren, dat we de conclusies van Koen Perik volledig onder controle hebben...nl Systeem en Proces.

Zoals gezegd.....naar mijn mening ontbreekt de Organisatie (de gebruiker) en dat is nu precies waar de uitdaging ligt!!! Dit hebben we nog lang niet onder controle!

Ik ben in aardig wat landen over de hele wereld betrokken geweest bij de implementatie van SAP en overal wil men graag naar het systeem en het proces wijzen, maar het echte probleem is de mens!

Na bijna 15 jaar met systeem integratie te zijn bezig geweest (waarvan 9 jaar met SAP) moet ik concluderen, dat IT toptijden neerzet op Olympisch niveau, waar de gebruikers nog leren kruipen!

Naar mijn mening doen de systemen precies wat we willen en de processes zijn perfect, maar het is gewoon te veel voor de huidige generatie werknemers!

Ik ga ervan uit dat dit probleem (ik prefereer uitdaging) zichzelf oplost in de komende 10 jaar als de “computergeneratie” aan “de macht” komt in het bedrijfsleven.

Tot die tijd zullen we via allerlei “Change management” processes en trainingen moeten proberen om de competentie van onze gebruikers naar een hoger plan te brengen.

En nu weer terug naar af......ik had gehoopt in dit artikel een aanwijzing te krijgen naar de Haarlemmerolie die hier een oplossing ging brengen!!!

Wie O Wie???

Al sinds de uitvinding van de abacus is het basisprincipe niet veranderd: rekentuigen, computers en software zijn maar zo slim als ze door de mens gemaakt worden.
In het geval van ERP systemen die aan de noden moeten voldoen van (zeer) grote en complexe organisaties, komt het er dus nog steeds op aan dat die ene mens die het systeem moet configureren, dient te weten wat de andere mens, die het systeem gebruikt, nodig heeft.
En als dit niet goed werkt, krijg je garbage in, garbage out.

Mensen die samenwerken vormen een organisatie: Hans Rutten heeft inderdaad overschot van gelijk als hij stelt dat het alfa en omega van een ERP systeem dat doet wat er gevraagd wordt, een goede organisatie is.
En de essentie van een goede organisatie is goede communicatie.

Ik ben het echter niet eens met Hans als hij stelt : "dat IT toptijden neerzet op Olympisch niveau, waar de gebruikers nog leren kruipen!" Integendeel, IT slaagt er nog steeds niet in om systemen te ontwikkelen die aan de noden van de "doorsnee gebruiker" voldoet.
IT en techniek in het algemeen neigen nog maar al te vaak naar navelstaarderij: kijk eens hoe slim wij zijn en wat een prachtige complexe dingen we kunnen maken. Aan de vraag of er iemand is die die prachtige complexe dingen überhaupt wil gebruiken, wordt vaak voorbij gegaan.

Vergeet niet: een organisatie (mensen dus) zonder ERP systeem is nog steeds een organsatie. Een ERP systeem zonder organisatie is een hoop chips en draden.
ERP cq. IT is een middel, geen doel!