Preventie is natuurlijk de beste oplossing om fraude aan te pakken. Voorkomen is altijd beter dan genezen. Inventariseren van frauderisico’s en het opstellen van duidelijk beleid en concrete maatregelen om de risico’s in te perken zijn dan eerste vereisten. Daarin onderschrijven wij de adviezen van de heer Doorenspleet.

Belangrijk is wel dat organisaties met hun medewerkers helder communiceren over het integriteitsbeleid en de gedragsprotocollen. Het wordt immers makkelijker om elkaar op gedrag aan te spreken als het gedragsprotocol geen “dode letter” is.

Maar wát als dan toch….??!
Onze ervaring leert dat hoe goed we de zaken ook hebben geregeld niet alles kan worden voorkomen. Daarom is ons advies om ook de aanpak van integriteitsschendingen deel uit te laten maken van het beleid. Het moet voor alle medewerkers duidelijk zijn hoe de organisatie optreedt tegen dit soort incidenten en welke maatregelen getroffen zouden kunnen worden.

Een melding van (een vermoeden van) fraude vraagt dan ook om een juiste en integere aanpak. Zorgvuldigheid is hierin zeer belangrijk. Want een valse beschuldiging kan veel schade veroorzaken, zowel persoonlijk voor de betrokkene (beschadiging reputatie) als voor de organisatie (imagoschade).

Kortom: wees heel zorgvuldig in de stappen die je in het onderzoek naar fraude zet. Trek niet te snel conclusies. Blijf met een ‘open mind’ de zaak benaderen, daarmee voorkom je een tunnelvisie. De eerste taak na een melding is namelijk ‘fact finding’, waarheidsvinding, en niet uitsluitend het zoeken naar bewijzen die aantonen dat de beschuldiging juist.

Piet van Gelder & Bregje De Lannoy-Walenkamp

Een juiste constatering dat de laatste jaren de omvang van (interne) fraude is gegroeid. In een situatie waarin de crisis voor medewerkers steeds sterker merkbaar wordt in hun portemonnee in combinatie met onzekerheid over baanbehoud snijden veel ondernemingen in de kosten van interne controle. Daarmee wordt de deur wagenwijd opengezet voor fraudeurs. De schade door interne fraude in Nederland wordt inmiddels beraamd op 5 tot 6 miljard euro per jaar; ongeveer 7 procent van de winst die wegvloeit.

In onze praktijk blijkt uit de gesprekken met fraudeurs dat men het veelal is gaan doen door een gebrek aan controle (het was zo gemakkelijk). Ook geeft men vaak aan dat men niet zou hebben gefraudeerd, als er beter gecontroleerd zou zijn en wanneer er meer duidelijkheid zou zijn geweest over wat wel en wat niet is toegestaan.

Juist nu is het zaak om alert te zijn, het personeel te laten meedenken over verbetering van de AO/IC, toezichtsmaatregelen te implementeren en controle op de naleving in te voeren. Duidelijkheid stellen over de grenzen is uitermate belangrijk.

En, minstens zo belangrijk, een professionele aanpak wanneer er fraudesignalen zijn. Los van het belang om een fraudeur uit de organisatie te verwijderen, zal daar ook een preventieve werking van uitgaan.