Wie geen tijd heeft, kan er niet mee omgaan; stop de multi-task-terreur!

Dat mensen zich overweldigd voelen door hun werk en de waan van de dag ligt niet alleen aan het aantal uren dat ze op de ‘office’ doorbrengen. Het heeft vooral ook te maken met het feit dat we gedurende de dag uren bezig zijn met jongleren. Hoe switchen we efficiënt en effectief tussen zoveel mogelijk ballen en hoe houden we die constant in de lucht, zodat we niets vergeten en alle werk perfect afgeleverd wordt? Ergens onderweg hebben we het besef verloren dat het verstandig is om even stil te blijven staan, te ademen, te finishen en in contact te zijn met onze grenzen. De technologie, die we letterlijk met ons meezeulen, maakt het lastig om onze ademnood te (h)erkennen en in contact te zijn met onszelf. Waar we ook gaan; het werk schijnt met ons te zijn verkleefd door digitale hulpmiddelen. Wat de digitale indringers ook te melden hebben, het is altijd dringend. Het steekt constant de kop op als ware het een overweldigende jeuk waaraan je onmogelijk weerstand kunt bieden. Flink krabben lijkt de enige oplossing, maar je wordt constant weer verleid om je vingers uit te steken.

Wees eerlijk: ben jij zo’n persoon die aan zijn bureau eet, terwijl hij allerlei klussen afhandelt, beantwoord je mail, terwijl je aan het bellen bent met iemand of in een vergadering die je voor geen meter interesseert? Sms je, terwijl je aan het rijden bent of bel je in de auto vanaf het moment dat je erin stapt, totdat je deze met een sierlijke zwaai voor de voordeur parkeert? Hoe vaak heb je met ‘ja’ geantwoord?

Dit kosten van dit gedrag, ervan uitgaande dat je niet instort of crasht, is je productiviteit. Dat is het simpele gevolg van verdeelde aandacht. Je bent gedeeltelijk betrokken bij verschillende activiteiten en daardoor zelden volledig betrokken bij één zaak. Wanneer jij je laat afleiden van de taak waarmee je bezig bent om ‘even’ iets anders te doen, neemt de tijd die je nodig hebt om de eigenlijke taak af te maken toe met ongeveer 25%. Maar het meest verraderlijke is dat, als je altijd wat aan het doen bent, je meedogenloos je beschikbare reservoir aan energie voor die dag aan het verbruiken bent, zodat je elk uur minder beschikbaar hebt.

Uit eigen ervaring weet ik, dat als ik achter de laptop zit om te schrijven, ik veel productiever ben wanneer de mail uitstaat en ik een aantal uren geconcentreerd schrijf. De productie neemt toe, wanneer ik op tijd een break neem. Als het nodig is om de creativiteit meer te laten stromen, maak ik een wandeling. Of ik mediteer of staar een kwartier uit het raam en zie hoe de vogels voedsel verzamelen of capriolen uithalen om materiaal voor hun nest te verzamelen. Overigens ben ik dan ook telefonisch onbereikbaar!

Als je leiding geeft aan een groep of een team en het is je doel om de productiviteit op een hoger peil te brengen, dan raad ik het volgende aan:

1. Spreek een vergaderdiscipline af waarbij de mobiele telefoons en andere apparatuur uitgeschakeld zijn. Om de aandacht en focus vast te houden, duurt de bijeenkomst maximaal 30 tot 45 minuten. Start en eindig altijd op een vast tijdstip. Agendeer tijd om te reflecteren op wat er gezegd is en neem een aantal minuten de tijd om je rustig voor te bereiden op de volgende verplichting in de agenda. Promoot deze werkwijze en geef zelf het voorbeeld.
2. Draag uit dat het vragen of verwachten van directe respons op elke vraag en elk verzoek op wat voor moment op de dag dan ook onrealistisch is. Het dwingt mensen niet langer meer om direct te reageren, waardoor hun aandacht versnippert raakt en de echte prioriteiten in het nauw raken. Spreek met z’n allen e-mailvrije uren af. Bel alleen als het echt belangrijk is.
3. Moedig het aan om tijd voor verfrissing en vernieuwing te nemen door een groepswandeling of door een onorthodoxe pauze te lassen in een loungeruimte met massagestoel, business yoga of een andere energieverhogende activiteit.