Van die gesprekken op het werk waar je als een berg tegenop ziet …..

Een beoordelingsgesprek waar de papieren voor een bepaalde datum ingeleverd moeten zijn bij HR en je geeft pas twee maanden leiding aan deze persoon. De collega die je een passief agressieve e-mail stuurde en je weet gewoonweg dat het verstandig is om even met elkaar rond de tafel te zitten in plaats van een pittige e-mail terugsturen met de nodige cc’s.Of denk aan de stevige feedback die je aan de nieuwe medewerker moet geven die door je leidinggevende als een kroonprins is binnengehaald. Waar dan weer bij hoort dat je hebt besloten dat je de daardoor ontstane spanning binnen je team bij diezelfde leidinggevende aan moet zwengelen.

Nu zijn er van die gesprekken die je ook absoluut lastig vindt om te voeren, maar dat doe je gewoon eigenlijk zonder erbij na te denken. Daar moet wel even bij aangetekend worden dat je die voert met mensen die redelijk zijn en waarmee je een goede band hebt opgebouwd. Je weet zeker dat je op de emotionele bankrekening in de plus staat bij elkaar. Met zo’n herinnering in het achterhoofd is het verleidelijk om direct één van die lastige gesprekken te gaan voeren. Er is geen betere tijd dan nu om de koe bij de horens te vatten – toch?

Wel; dat hoeft dus absoluut niet zo te zijn. Je weet dat er stof is voor een conflict en daarbij kunnen de gemoederen - onbedoeld - hoog oplopen. Met als gevolg dat er een onproductief, niets oplossend debat ontstaat die de werkrelatie eerder kwaad dan goed doet. Het gezegde luidt: ‘zonder wrijving geen glans’, maar de wrijving kan bij hoog oplopende emoties flinke krassen op de ziel opleveren.

Mocht je zelf last hebben van emoties, neem dan eerst de tijd om af te koelen en de kwestie te relativeren. Bijvoorbeeld door er met iemand van over gedachten te wisselen die een neutrale positie heeft. Dat kan ook iemand buiten je werk om zijn. Neem de tijd om je mentaal voor te bereiden en bedenk hoe je zaken rustig kunt brengen, zodat je zelf vooral ook rustig blijft. Daarmee worden de kansen op de een rustig gesprek vergroot.

Wat daarbij ook helpt, is de wijze waarop je de afspraak voor een gesprek maakt, de ruimte waar je elkaar ontmoet en nee, het beste tijdstip daarvoor is niet vrijdag om vier uur ’s middags! Bedenk hoe je het probleem wilt kaderen en voorleggen. Wat zal het beste vallen bij de ander? Snel to the point komen of eerst een praatje pot, voordat je de zaak helder uiteen zet en vertelt dat je hier een serieus gesprek over wilt voeren.

Zelf emotioneel in balans zijn, is misschien wel de grootste uitdaging en nodig, voordat je de ruimte in stapt om het gesprek aan te vangen. Hoe kom je tot een mindset die maakt dat je het gewoon ‘doet’ en daardoor in staat bent een houding van geweldloze communicatie vast te houden?

Gebruik de zichzelf-voorspellende-gedachte in je voordeel

Als je ‘denkt’ dat deze discussie ‘moeilijk’ en je plakt er meerdere keren in je gedachten dat label op, dan is waarschijnlijk het gevolg daarvan dat jij je nerveus, boos, gestrest of enigszins van streek voelt in de aanloop naar het gesprek. Om deze afbrekende gedachten, die dito gevoelens veroorzaken, een halt toe te roepen, ga jij je idee over het gesprek anders ‘labellen’. Kijk er tegenaan als een normaal gesprek en zet het in een positief, opbouwend kader.

Je kunt bijvoorbeeld aan HR melden dat je in staat bent om over de afgelopen twee maanden iets over het functioneren te melden en ze voorstellen om de vorige leidinggevende erbij te betrekken. Daarmee wordt de medewerker immers echt eerlijk en integer beoordeeld. De collega kun je voorstellen om een gesprek aan te gaan waarbij je beiden onderzoekt hoe je de samenwerking kunt verbeteren.

Dit is alles behalve een softe aanpak. Kijk, het kan alsnog een pittig en onplezierig gesprek worden, maar die kans neemt hard af wanneer jij een zo constructief mogelijke opzet kiest die alle partijen een win-win opleveren. Houd jezelf voor dat het een normaal gesprek wordt waarin lastige kwesties worden aangepakt die je samen doorwerkt. Als jij dit doet met voldoende zelfrespect en respect voor de ander zal dit voelbaar zijn voor de gesprekspartner. Focus op wat je wilt winnen door het gesprek. En als het voor het eerst is dat je een ‘lastig’ gesprek voert, dan zal je er in ieder geval van ‘leren’. Helemaal een reden om deze kans op groei in zelfleiderschap met beide handen aan te grijpen.

Gesprekken aangaan vanuit een open houding, waarbij je geen acht slaat op de (non-verbale) houding van de gesprekspartner, geeft meer kans op het vinden van gemeenschappelijke uitgangspunten.

Verplaats je in de ander

Wat is het perspectief van de ander? Bekijk de situatie eens vanuit de die invalshoek. Dat geeft je misschien inzicht in wat de ander denkt of geeft inzicht in het handelen tot nu toe. Wat zijn de redenen dat hij doet zoals hij doet? Wat zou jij gedaan hebben als je in zijn schoenen stond? Onderzoek daarna eens wat gemeenschappelijke behoeften en belangen zijn. Gesprekken worden een stuk gemakkelijker als je eerst daarop de aandacht legt en pas daarna de ‘te verbeteren punten’ aan de orde stelt.

Je zult merken dat gesprekken een stuk gemakkelijker verlopen als je stopt met het bouwen van bergen en dus nergens meer tegenop ziet……