Schaf ‘rituelen’ als het ‘lekkerbekje’ op zaterdag bij overwerk niet af; het kost je meer dan je lief is!

Voornamelijk daar waar shareholder value hoogtij viert, er in budgetten gesneden wordt en leidinggevenden moeten bezuinigen, worden dit soort beslissingen genomen. En dat terwijl het lekkerbekje relatief geen drol kost. Maar, ga maar eens vragen wie er wil overwerken als het lekkerbekje, het broodje gehaktbal of het halve haantje is afgeschaft. Nagenoeg niemand wil dan nog op zaterdag komen opdraven, omdat het ritueel verdwenen is. Het ritueel van samen de schouders eronder zetten om het werk weg te werken om daarna als broeders te genieten van de eenvoudige blijk van waardering. Met zo’n maatregel neem je medewerkers twee zaken af die zorgen voor binding en loyaliteit: het ritueel en de waardering. Een kleine maatregel krijgt dan onvoorziene gevolgen. Cao-technisch kunnen medewerkers niet verplicht worden vaak op zaterdag over te werken en dus blijft het werk liggen. Dadelijk geef ik nog een ander voorbeeld waar de gevolgen iets groter zijn.

Rituelen zorgen voor performance

Elke organisatie kent wel z’n rituelen of het nu gaat om een dagstartroutine, een gezamenlijke break of jaarlijkse bijeenkomsten en afscheidsborrels. Slimme leidinggevenden onderkennen dat rituelen zorgen voor een hefboomeffect bij het halen van organisatiedoelen. Het komt de performance ten goede. Deze leidinggevenden zorgen voor het onderhouden en voeden van rituelen; ze maken daar serieus werk van. 

Het tweede voorbeeld

Een organisatie waar men de tijdregistratie heeft geautomatiseerd waardoor alleen de uren die echt gewerkt zijn, worden geregistreerd. Echter, het was hier een ongeschreven wet dat wanneer er op zaterdag werd overgewerkt er voor iedereen een uur extra geschreven werd. Hiermee werd door teamleiders de waardering voor de extra inzet uitgedrukt. Cultuur, rituelen, normen en het gevoel van ‘verworven rechten’ zijn nauw met elkaar verweven.

Vanuit de invalshoek van de CEO’s, die te maken hebben met teruglopende marges, omdat klanten fors onderhandelen over prijsstelling, moet er slimmer en zuiniger gewerkt worden. Een uur extra schrijven op zaterdag is vanuit hun optiek valsheid in geschrifte. ‘Tel al die uren maar eens bij elkaar op, dan kom je al gauw uit op een ton op jaarbasis’.

De invalshoek en beleving van de man op de werkvloer is een heel andere. ‘Er wordt ons niets gegund, dit wordt over onze rug heen beslist door heren die in hun dikke bakken rond blijven rijden en geen stuiver inleveren; ze bekijken het maar!’ Hun teamleiders vermoeden dat de kosten van de maatregel hoger liggen dan de opbrengsten, omdat:

• Hun beste mannen weigeren over te werken op zaterdag en zij zijn degenen die snel en foutloos werken.
• De mindere goden wel bereid zijn om over te werken, maar zij doen er een paar uur langer over en dat kost meer en de kans op fouten is groter.
• De intrinsieke motivatie en trots om bij deze organisatie te werken nemen af; er ontstaat een hang naar vroeger toen alles beter was. De stap extra wordt niet meer gezet. Het werk wordt ‘goed’ gedaan en dat is het.

Bij de eerste twee punten kun je de meerkosten redelijk uitrekenen; dat is een stuk lastiger bij het derde punt. Het vraagt om creativiteit van de teamleiders om toch die binding te blijven creëren binnen hun teams. Wat kunnen ze doen?

Rituelen creëren een gedeelde identiteit

Rituelen zorgen ervoor dat een sociale band ontstaat tussen teamleden. Zo zijn er teams waar een ‘inburgeringsritueel’ als warm welkom dient voor nieuwkomers. Het mooie van zo’n ritueel is dat de nieuwe medewerker echt als member van het team is opgenomen en dat ook zo voelt. de overige teamleden hebben de nieuwkomer hiermee geaccepteerd en zien hem/haar als één van hen. Andere rituelen zijn bijvoorbeeld dat de dagstart elke dat door een ander teamlid afgetrapt wordt, het drinken van een borrel na behaalde successen of drie keer per jaar gezamenlijk een activiteit ondernemen die werkelijk bijdraagt aan de teamspirit. 

Laat familie kennis maken met de organisatie

De band met de organisatie wordt versterkt door een event te organiseren waarbij de familie van de medewerker wordt uitgenodigd. Onlangs mocht ik de meest moderne bakkerij van noord west Europa bezoeken. Tijdens de rondleiding vertelde de productiemanager mij over het event dat ze onlangs hadden gehouden voor alle medewerkers in de bakkerij en logistiek. De familieleden kregen een rondleiding met uitgebreide rondleiding en werden gefêteerd op een heerlijke broodmaaltijd. Voor de jongere kinderen was er een springkussen en clown geregeld. Het mooie is dat als ze eenmaal thuis zijn gekomen elkaar kunnen vertellen over wat ze meegemaakt hebben; het is een gedeelde belevenis die betekenis heeft. Als de medewerker later met verhalen over het werk thuiskomt, kan iedereen aanhaken met name door de visuele ervaring die ze hebben. Zelf herinner ik me nog levendig de open dagen bij Stork die ik als kind – nu zo’n 39 jaar geleden – meemaakte. Het helpt me nu nog als ik train of coach in een technische omgeving en als ik met mijn ouders herinneringen ophaal aan die tijd.

‘We kunnen dit’ rituelen

Deze zijn vooral bekend uit de sport en uit de artiestenwereld. Voorafgaande aan een wedstrijd of optreden staat bijvoorbeeld iedereen in een kring en is er een spreker die iedereen aanmoedigt. Dit geeft emoties een positieve boost en zorgt voor angstreductie. Het geeft uitdrukking aan de teamtrots en alles wat er tot nu toe bereikt is en dus nog bereikt kan worden. Neurologisch onderzoek wees uit dat ritualen gevoelens van connectie, tijdloosheid en betekenis kunnen versterken. Dit stimuleert de staat van flow en de energie en focus vertonen een stijgende lijn. Zo maakte ik mee dat een verkoopteam een kwartaalprijs won, omdat de assistent manager de actie mocht leiden. Hij zette in een beschikbare ruimte een parcours neer compleet met autootjes die stappen vooruit maakten bij behaalde verkoopresultaten. Elke ochtend was hier aandacht voor en hij stuurde iedereen op persoonlijke titel gedurende het kwartaal bedankkaarten op hun thuisadres. Ze praten nog na over de trip naar Parijs die ze met z’n allen maakten. 

Het voedt gewenst gedrag

Bij banken hoorde ik het volgende ritueel. Vanwege compliance is het belangrijk dat telkens als jij je werkplek verlaat je jouw kaart waarmee je in het geautomatiseerde systeem inlogt, meeneemt. Anders kan een collega op jouw naam de kaart misbruiken. Telkens als iemand dit vergat, werd de kaart tegen het plafond geplakt of werd er met een perforator een gat in gemaakt. Dat betekende dat je een euro of meer in een pot moest gooien. Eén keer in de zoveel tijd werd daar iets lekkers van gehaald. Zo kun je ook rituelen bedenken die positief gedrag belonen vanuit het wetenschap dat dit gedrag daarmee vermenigvuldigd wordt.

Kortom, pas op met het gedachteloos afschaffen van rituelen die veel betekenis hebben en bouw rituelen op die het gevoel van trots, wij samen en kameraadschap versterken.