Minder vergaderen kan als je het werk slim organiseert!

We zijn het vergaderen beu!
Herkent u dit? Hollen van vergadering naar vergadering en aan het einde van de dag je afvragen wanneer je eens tijd hebt voor het echte werk? Minder vergaderen klinkt voor velen als muziek in de oren. Het aantal vergaderuren neemt echter niet af, maar juist toe, zeker bij het management. De laatste jaren met maar liefst 20%.
Om het aantal vergaderuren te beperken, bedenken we van alles. Staand vergaderen of vergaderen op oncomfortabele momenten van de dag (einde van de dag of zeer vroeg in de ochtend). Ook schijnen er slimme apps te zijn die berekenen hoeveel het vergaderen de organisatie kost. Dit met de hoop/verwachting dat mensen zich afvragen of ze de kosten ook terugverdienen met al dat vergaderen.

Vergaderen … een noodzakelijk kwaad!
Je kan wel van alles bedenken om de vergadertijd te beperken, maar je kunt je ook afvragen hoe het komt dat de vergadertijd toeneemt. Feit is dat veel organisaties het werk (nog) hebben georganiseerd volgens principes die ons in de jaren ‘50, ‘60 en ‘70 veel succes hebben gebracht. Het primaire proces (daar waar het geld mee wordt verdiend) loopt over verschillende afdelingen en er is een hoge mate van functionele concentratie. Dergelijke vormen van organiseren zijn zeer efficiënt en effectief in een stabiele en voorspelbare markt. In deze tijd zijn klantvragen echter veel minder voorspelbaar en heeft iedere klant zo zijn eigen specifieke wensen. Organisaties die snel en effectief op deze wisselende klantvragen kunnen inspelen, zijn succesvol.
In organisaties waarin het werk op de oude principes georganiseerd is, is er veelvuldig afstemming tussen de verschillende afdelingen nodig om op de snel veranderende klantvragen in te kunnen spelen. Je begrijpt het al. De vergadertijd neemt navenant toe. Het beperken van de vergadertijd is in dergelijke situaties wel een nobel streven, maar het zal de bedrijfsvoering en het bedienen van de klant niet ten goede komen. Sterkere nog het leidt tot (nog meer) frustraties en irritaties tussen afdelingen.

Anders organiseren biedt structurele oplossingen
Organisaties die het werk rondom klantprocessen (type klanten en/of diensten) organiseren laten zien dat je al die vergadertijd en afstemming in veel mindere mate nodig is. Teams hebben hier namelijk een hoge mate van autonomie om op veranderingen in te kunnen spelen. Leden van het team overleggen gedurende het werk continu over hoe ze hun klanten met wisselende vragen zo goed mogelijk kunnen bedienen. Hiervoor is geen apart overleg nodig. De teams stellen zelf de prioriteiten, passen werkprocessen gedurende het werk zelf aan en krijgen continu directe feedback van de markt waardoor ze er snel en effectief op kunnen reageren. Dat lukt omdat de leden van het team zicht hebben op het volledige proces en vanuit hun expertise weten wat er nodig is om tot betere resultaten te komen.

Een toename van het aantal vergaderingen in een organisatie kan er dus op wijzen dat de inrichting van de organisatie aan verandering toe is. Als dat zo is, kies dan voor een organisatie die samenwerking ondersteunt, in plaats van de symptomen te bestrijden. Want laten we eerlijk zijn, iedereen wil aan het einde van de dag graag het gevoel hebben dat hij iets zinvols en nuttigs heeft gedaan. En dat is niet eindeloos vergaderen ....