Managers van Nederland: delegeer meer!

Bij intakegesprekken, die ik de afgelopen weken voerde met managers, viel me op dat een aantal van hen uitspraken doet als: “Ik zou het fijn vinden als mijn mensen meer initiatief nemen en proactiever worden.” “Het is zo druk en het is lastig om het overzicht te houden; zeker nu we tijdelijk onderbezet zijn.” Na vervolgvragen blijkt steeds weer dat ze mondjesmaat delegeren. Daar hebben ze uiteenlopende redenen voor. Het lijkt erop managers onderschatten wat delegeren hen daadwerkelijk opbrengt; ze verdiepen zich nauwelijks in deze materie. Het vraagt om enig zelfonderzoek naar beweegredenen.

Excuus                                                                                                                                                                                                                                                                              De zelfrechtvaardiging die het meest gebezigd wordt, is de slogan: “Ja zeg, ik ben echt veel te druk om dat te delegeren en het is veel efficiënter wanneer ik het zelf doe. Weet je wel hoeveel tijd ik kwijt ben om van alles uit te leggen om er vervolgens achter te komen dat het niet goed gedaan is. Ik kijk wel uit!” Zeker als je wilt dat je mensen proactiever worden, is het de hoogste tijd om dit slappe excuus rap te laten varen.

Waarschuwingssignalen en zelfonderzoek                                                                                                                                                                                           Herken je bij jezelf dat je verzucht dat je de meeste uren van iedereen draait en dat je totaal niet gemist kunt worden? Je medewerkers draaien ondertussen de gewone uren en werken met een vrolijk gemoed en ‘er-is-niets-aan-de-hand-attitude’ door. Het lijkt wel of ze totaal geen eigenaarschap voelen en jij de enige bent die zorgt dat de tent echt draait. Ze zeggen wel dat ze je willen helpen, maar dat is iets anders dan echt verantwoordelijkheid nemen. Wat is de reden dat je zo weinig delegeert? Is het, omdat je een perfectionist pur sang bent en het zoveel gemakkelijker is om het zelf te doen? Of is het, omdat je vindt dat jij het werk gewoonweg beter doet. Een enkele keer kwam ik het argument tegen bij een coachee die vond dat hij minder belangrijk werd als hij bepaalde taken uit handen gaf. De angst om te worden ingehaald in kennis en dus macht waren drijfveren om taken in eigen hand te houden. Stel je voor dat je medewerker je inhaalt op de carrièreladder door zich te slim te profileren. Het opgeven van het idee dat je overal de in expert in bent, vraagt om vertrouwen in jezelf en anderen. Wat is het perspectief wanneer je delegeert? Geloof je voor 100% in wat je bereikt als jij je patronen doorbreekt? Dat is namelijk echt nodig!

Doorbreek je patronen                                                                                                                                                                                                                                          Als je geen idee hebt wat je kunt delegeren, dan is het handig om één tot twee weken dagelijks bij te houden met wat voor zaken jij je bezig houdt. Noteer welke je kunt delegeren. Je hebt zelf wel scherp in beeld welke van jouw mensen de nodige vaardigheden in huis hebben en ook nog intrinsiek gemotiveerd zijn om de taak goed af te ronden. Je kunt onderzoeken welke van jouw taken door iedereen gedaan kunnen worden. Maak een schema van deze taken en laat medewerkers in carrouselvorm deze taken uitvoeren; wissel per week of maand. Voor andere taken geldt dat de medewerker aan wie je het delegeert, vaardigheden op dat gebied moet ontwikkelen. Maak het onderdeel van zijn ontwikkelplan, zodat je de ontwikkeling kunt monitoren. Sta toe dat de medewerker fouten maakt. Wat vaak voorkomt, is dat een taak gedelegeerd wordt (over de schutting gesmeten na één enkele instructie) en teruggenomen wordt, omdat de medewerker het toch niet kan. “Ik moet alles voorkauwen!” Tja, het vraagt om enige tijdsinvestering en ondersteuning van jouw kant voordat een medewerker de taak in de vingers heeft. Blijf vooral de eerste tijd betrokken bij je medewerker, evalueer de ontwikkeling en geef complimenten bij wat er goed gaat.

Geduld met jezelf hebben, is misschien wel het belangrijkste wanneer je gaat delegeren. Je verandert je mindset immers naar een ‘ik ga mijn mensen, mijn team ontwikkelen’. Dat vraagt de nodige tijd, maar de resultaten zijn er dan ook naar.