Help! Hoe Manage Ik Mijn Team op Afstand?

‘Plots moest ik mijn team aansturen op afstand. Daarna zaten we in de zomerperiode deels weer op kantoor en nu werken we alweer maanden vanuit huis. Normaal als ik op kantoor rondloop, dan heb ik absoluut een gevoel hoe het gaat met de medewerkers en de productiviteit. Mensen schieten mij even aan of andersom. Met het online werken, mis je toch de spontane één-op-één en andere gesprekken. En nu pas realiseer ik me hoeveel lichaamstaal doet; de betekenis van de wandelgangen en het napraten na een vergadering. Hoe manage ik mijn team op afstand - het is echt een serieuze uitdaging.’ 

Aldus Arend-Jan teamleider; bij een grote verzekeringsmaatschappij. Zijn team behandeld MKB-schadeclaims en heeft daarnaast targets voor up-, deep- & cross-sell.

Het is ook een kans

Hoe manage ik mijn team op afstand; je kunt het zien als een vloek, maar ook als een kans. De mogelijkheid om een team op afstand te managen is een unieke kans voor veel teamleiders in de huidige arbeidsmarkt. Het is een kans, omdat je nu noodgedwongen ervaring opdoet met managen op afstand. Dat kun je toch maar mooi kwijt op je cv en je LinkedIn-profiel.

Belangrijk is wel dat je verwoord door welke acties en houding je succesvol jouw team op afstand gemanaged hebt. Managen op afstand is nog steeds niet mainstream. Mensen met ervaring hebben straks meer dan een streepje voor. Gewoonweg, omdat vanuit huis werken steeds ‘normaler’ wordt.

Uitdagingen

Het managen van medewerkers op afstand heeft zijn eigen uitdagingen. Echter, het managen van teams op afstand heeft ook een aantal voordelen; het is een kwestie van eerst enige uitdagingen overwinnen. Gelukkig zijn veel van deze problemen die je misschien tegenkomt niet nieuw. Ze zijn al aangepakt door leidinggevenden die eerder ervaring opdeden met managen op afstand. De vier problemen die je waarschijnlijk tegenkomt, zijn hier op een rij gezet met een voorzet voor mogelijke oplossingen.

1. Het volgen van de productiviteit en het werk van je team

Zoals hierboven omschreven lijkt het lastiger om te checken of je medewerkers en team vooruitgang boeken. Als nieuwbakken manager op afstand lijkt het misschien alsof je minder kunt doen zonder direct contact of feedback. Afhankelijk van hoe je team werkt, zijn er een aantal manieren om hiermee om te gaan.

Als het tot de teamcultuur behoord om de taken resultaatgericht aan pakken, dan is het sowieso al geen prioriteit om constant te controleren wat de status van de voortgang is. Wanneer jouw mensen het werk op tijd inleveren en het niveau is hoog; laat ze dan vooral lekker doorwerken. Houd het bij periodieke controles als steekproef. Maak je vooral geen zorgen zolang het werk lekker doorloopt.

Is de voortgang van de productiviteit wel een probleem? Er zijn legio online projectmanagementtools en technieken beschikbaar die voor inzicht in de voortgang zorgen. Daarmee houdt het team koers en het helpt teamleden om gericht resultaten te leveren.

Nu zijn er teams die behoefte hebben aan een extra duwtje in de rug of het op regelmatige basis krijgen van input. Bekijk dan eens, in overleg met het team, welke methoden en tools het meest geschikt zijn om te implementeren. Daarnaast is het verstandig om je teamleden aandacht te geven en regelmatig een één op één met elk teamlid in te roosteren.

1. Vormgeven aan de organisatiecultuur op afstand

Veruit de meeste organisaties hebben vastgelegd wat de missie en de kernwaarden zijn, hoe ze willen werken en het daarbij horende arbeidsethos. Dit wordt hoogstwaarschijnlijk vermeld bij selectieprocedures en het is een onderwerp tijdens de onboarding. Het op afstand werken vraagt om een andere inspanning om de cultuur te verspreiden en onderhouden. Het vraagt er nog meer om dat je een levend voorbeeld bent van de organisatiecultuur en dat je anderen aanmoedigt je voorbeeld te volgen.

Dit impliceert dat jij jezelf een spiegel voorhoudt en je afvraagt hoe je de cultuur leeft en voorspiegeld. Als je eenmaal een echte cultuurambassadeur bent en een helder beeld hebt over hoe dit uit te dragen, is het tijd voor de volgende stap. Onderzoek dan door welke unieke manieren je de cultuur versterkt in een situatie van werken op afstand. Initieer acties, te beginnen met de virtuele casual vrijdag of een equivalent daarvan. Betrek je teamleden bij het genereren van ideeën. Wat je aandacht geeft groeit en het samen beleven van de cultuur zorgt voor binding.

1. Teamcommunicatie

Er zijn zoveel verschillende manieren van communiceren. Neem daarom de tijd om te kiezen voor de beste manier van teamcommunicatie. De één communiceert graag via e-mail, terwijl de ander de voorkeur geeft aan telefoneren. Als het om teamcommunicatie gaat, is het belangrijk om consequent te zijn en daarbij kun je het best de teamleden inschakelen.

Creëer zelf, of het liefst met je team, een communicatiebeleid. Kies de communicatiewijze en tools waar de meeste overeenstemming over is. Dit kan onder meer inhouden dat je één keer per week bepaalde geplande gesprekken voert door videovergaderen. Voor iedereen is duidelijk wat daarin besproken wordt. Via het schermdelen kan iedereen kennis nemen van de stand van zaken rond een project of andere belangrijke kwesties. Moedig de teamleden altijd aan om live contact met elkaar te zoeken. Zeker in geval van miscommunicatie, wat tot conflicten kan leiden, is het verstandig om dit aan te moedigen.

Omdat de omstandigheden van een team op afstand sterk kunnen verschillen, is er geen one-size-fits-all oplossing! Vandaar dat ik aanraad om eerst onderzoek te doen naar wat zou kunnen werken in jullie specifieke werksituatie.

Implementeer tools en spreek een testperiode af om te zien wat de resultaten zijn. Dan kun je bijsturen en verbeteren. Zorg ervoor dat iedereen zich aan de regels en afspraken houdt. Je zult merken dat de teamcommunicatie minder chaotisch of juist minder statisch wordt. Dit is bevorderlijk voor de productie en/of dienstverlening. En, de sfeer houd je er ook mee op peil.

1. De ongewenste mix tussen werk en privé

Hoewel werken op afstand een geweldige manier is om een goede balans tussen werk en privéleven te bereiken, kunnen de grenzen ook vervagen. De één gaat er trouwens beter mee om dan de ander. Want, wanneer moet je nou werken en wanneer ontspan je? Zonder een duidelijk onderscheid te maken tussen kantoor en thuis (blurring), kan het zijn dat een deel van je team in ongezonde gewoontes vervalt. Dit kan leiden tot: spanningen in de gezinssituatie, een burn-out, eenzaamheid en zelfs depressies. Dit is voor niemand goed. Het gevaar is een verminderde duurzame inzetbaarheid door uitval. We willen toch allemaal dat iedereen gezond is, gelukkig is en het beste uit zichzelf haalt? Hoe bewaak je dit nu op afstand?

In het geval je een tijdregistratie- of productiviteitstool gebruikt, kijk dan uit naar mensen die veel langer werken dan ze zouden moeten. Plan regelmatig momenten waarin je checkt hoe jouw mensen zich voelen. Schroom niet en geef advies als je het gevoel hebt dat sommige mensen veel overwerken. Een ander teken aan de wand is dat een teamlid nauwelijks actief betrokken is bij de sociale aspecten die je aanbiedt. Bel dan om te vragen of alles in orde is.

Besef dat je niet altijd moet verwachten dat mensen naar jou toe komen met hun problemen. Het is goed om wat onderzoek te doen en proactief ondersteuning te bieden. Helaas komen we er in z’n algemeenheid vaak te laat achter dat iemand ongezonde werkgewoontes heeft. Het is dus goed om alert te zijn en op tijd te interveniëren.

Twee interventies nodig

Arend-Jan: Waar ik vooral aan het gesleuteld, is de teamcommunicatie. Dat kon ik pas doen, nadat ik mezelf opnieuw had uitgevonden als leider en cultuurdrager. Er is nu veel meer rust in het team. Ook, omdat we inzichtgevende online tools inzetten die gekoppeld zijn aan onze workspace in Microsoft. Hierdoor kunnen we veel meer van elkaar zien wat de productiviteit is en of we koers houden. De prioriteiten zijn ook duidelijker. Bijsturen, is daardoor veel gemakkelijker geworden en als vanzelf zoeken collega’s ook weer veel meer contact om elkaar te steunen en met elkaar te sparren.

Paola Pisu ontwikkelde een aantal online workshops die teams begeleiden bij het op een gezonde manier werken in de huidige situatie; waaronder Leiding geven op afstand voor teamleiders. Met een samenwerkingspartner verzorgt zij tevens workshops op het gebied van het implementeren van de hard skills. Neem contact op als je hierover van gedachten wilt wisselen tijdens een virtuele koffie.