Heb je juridische aspecten op orde voor een rechtvaardige en duurzame bedrijfsvoering - interview

‘Onlangs was er op TV in het programma Opgelicht een uitzending waarin een postbezorger enveloppen openmaakte en op de factuur een stempel drukte met de tekst: ‘let op; het rekeningnummer is gewijzigd’. Hierdoor betaalden een substantieel aantal klanten aan de verkeerde rekeninghouder. Zowel de bank als TNT post gaven niet thuis op deze vorm van fraude. Het briefgeheim werd geschonden en de bank was/is van mening dat zij niet verantwoordelijk is voor het checken van de combinatie rekeninghouder versus rekeningnummer. Dit is nou zo’n zaak waar De Raadgever in duikt en onderzoekt wat er toch nog mogelijk is.’ Aan het woord is Leen van Stappen. Hij is sinds een aantal maanden directeur van De Raadgevers waar ze gaan voor duurzaam klantcontact en het helpen van hun klanten bij specifieke aspecten van de bedrijfsvoering.Een paar jaar geleden hebben we ons bedrijfsmodel veranderd van een helpdesk voor juridische vragen naar een abonnementsvorm waarin we echt veel meer voor ondernemers kunnen doen. Dat doen we op zowel juridisch gebied als het P&O-vlak. We liepen er tegenaan, en ik zal zo wat voorbeelden geven, dat een rechtszaak of zelfs een faillissement voorkomen had kunnen worden. We zijn in het gat gesprongen tussen het advocatenkantoor en de rechtsbijstandsverzekering voor ondernemers. Het eerste is heel prijzig; de meter gaat lopen, zodra je bij een advocaat aan tafel zit. En dan heb je nog niks. Je moet eerst nog je hele situatie uitleggen, je bedrijf, bedrijfsvoering, de verschillende belanghebbenden, enzovoort. Bij een verzekering moet er sprake zijn van een zaak en ben je blij als je steeds dezelfde adviseur aan de telefoon krijgt. Wij werken met vaste adviseurs die ingaan op de vraag van de ondernemer en deze in behandeling neemt. Je eigen jurist begeleidt jou ook als het tot een dossier of procedure komt. Daarbij onderhouden we ook contact zonder dat er op dat moment zaken lopen. Met nieuwsbrieven en workshops houden we de klanten op de hoogte en je eigen account jurist of – P&O ‘er zorgt dat die op de hoogte blijft van wat er bij jouw bedrijf allemaal gebeurd. Dat valt allemaal binnen de dienstverlening van het abonnement.

Het mooiste is als we preventief kunnen werken. Kijk, arbeidscontracten dat zijn meestal standaarddocumenten. Maar wat als je bedrijf groeit en je stationeert een salesmedewerker in het buitenland? Hij maakt daar gebruik van een leaseauto en heeft, door de omstandigheden, een bijzondere pensioenregeling. Dan kunnen wij dus bij helpen bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Het zou prachtig zijn wanneer, voordat er onder welke overeenkomst dan ook een handtekening wordt gezet, een jurist naar gekeken heeft. Denk aan huurovereenkomsten, algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden van een partij waar de ondernemer producten of diensten betrekt.

Veel ondernemers stellen adviezen op juridisch gebied uit. Ze roepen pas hulp in als de zaak al escaleert. De waarde en ons bestaansrecht zit ‘m erin, dat de drempel om contact met ons op te nemen nagenoeg verdwenen is. Als een ondernemer geen contact zoekt, dan zoekt een van onze adviseurs contact met hem om te checken of er nog zaken spelen. Zo’n ondernemer krijgt er op die manier meer feeling voor wanneer hij contact met ons kan zoeken om zaken vooraf waterdicht te regelen. Dit doen we vanuit de gedachte: voorkom dat je moet gaan procederen. Dat levert altijd tijd- en energieverlies op en dan heb ik het nog niet eens over het kostenaspect.

Wat dat betreft is er echt een bewustwording gaande bij onze klanten; ze zijn een stuk wakkerder. Ondernemers zijn meestal onbekend met specialisaties die er bestaan op juridisch gebied. Ik noemde er net al een paar als huurrecht, arbeidsovereenkomsten en voorwaarden, maar denk ook aan mantelovereenkomsten en zaken rond intellectueel eigendom. Als een ondernemer het gevoel heeft dat het bij bepaalde zaken belangrijk is dat er een document onder moet, dan kan hij maar beter actie ondernemen.

Ik zal een paar voorbeelden geven, dan wordt het concreter. Een klant zocht contact met ons, omdat een grote leverancier eenzijdig de leveringsvoorwaarden had aangepast. Er was kennelijk een clausule opgenomen waarin een minimumafname per jaar in stond. Plots kreeg de ondernemer een rekening van  € 80.000 over 2013. Een jaar waarin hij nota bene niets afgenomen had. Dit soort contracten zien wij natuurlijk graag van tevoren in.

Een drietal partijen zijn aan de slag met het opzetten van een nieuw registratiesysteem. Omdat het een technologisch complexe toepassing betreft, heeft onze klant patent aangevraagd op het systeem. Plots gaat een van de andere partijen zelf met het systeem aan de gang, buiten het samenwerkingsverband. “Dat kan dus niet zomaar”, roept onze klant: “dit systeem hebben wij bedacht, wij hebben daar patent op aangevraagd.” Dit voorbeeld betreft een vraagstuk op het gebied van intellectueel eigendom.”                                                                                                                                                                               Een kleine werkgever krijgt te maken met een vraagstuk rond sectorindeling. Het betreft een schimmig gebied waarin bedrijfsfondsen claimen dat hij bij hen hoort. Dit heeft te maken met belangen rond afdrachten, pensioenen en dergelijke. Een kunstenaar heeft een mondelinge overeenkomst voor een kunstobject. Hij gebruikt kostbare technieken en investeert bij de voorbereiding flink in materialen. Dit gaat over enkele tienduizenden euro’s. Vervolgens beweert de opdrachtgever dat de opdracht nooit gegeven is. De vraag is dan: wie is de opdrachtgever? Deze casus speelt bij een bestuurlijke organisatie en dan krijg je onduidelijkheid en vaagheid over wie er nu een (mondelinge) handtekening gezet heeft.

Bij drie van deze zaken hadden we vooraf interventies kunnen plegen en ‘gedoe’ kunnen voorkomen. We kijken ook verder vooruit en stimuleren de zelfredzaamheid van onze klanten. Op onze site kunnen onze abonnees binnenkort een aantal documenten downloaden als leveringsvoorwaarden. De ondernemer interpreteert deze en past deze aan. Wij ontwikkelen op dit moment de mogelijkheid om via een chat contracten verder af te ronden met een juridisch adviseur.

Zo helpen wij ondernemers met plezier bij het vormgeven van een rechtvaardige, transparante en duurzame bedrijfsvoering.

Meer informatie: www.deraadgevers.nl