Evenementenlogistiek: sex, drugs and rock 'n' roll?

Nederland heeft een bloeiende evenementensector. Maar, de bedrijfstak moet ook hard knokken; de marges zijn dun. De bezoekers stellen de hoogste eisen aan sfeer, programmering, faciliteiten en bediening. Je komt niet meer weg met een plastic bekertje koffie. Dat moet tenminste een frappuccino met verse bosbessenmuffins zijn.

Het broodje kaas is uit. Sashimi, champagne en panini’s zijn de nieuwe norm. Modder na een regenbui? Uit den boze. En de artiesten worden steeds duurder, omdat we geen CD’s meer kopen, maar massaal stream. Kortom, het is balanceren op het strakke koord om de eindjes aan elkaar te knopen.

Loveland

Met de groeiende jongerenmarkt in de grote steden, zoeken de festivals het dichterbij huis. Liefst organiseren hun feesten midden in de stad. Het Amsterdamse Loveland Festival, een dancefestival waar 30.000 bezoekers op af komen, lag de afgelopen week onder vuur. Omwonenden kregen een brief in de bus met informatie over Loveland: een deel van hun park en het zwembad in het park is 18 dagen afgesloten voor publiek vanwege de op- en afbouw van Loveland. De buurt moet bijna drie weken lijden voor twee dagen feest voor mensen die niet uit de buurt komen.

Bijzonder is dat de gemeente Amsterdam in haar nieuwe evenementenbeleid grote festivals maximaal tien dagen geeft voor de op- en afbouw. Dat is een redelijke norm. In sommige stadsparken zijn nu al meer dan 100 evenementen per jaar.
En, dan moet het ook allemaal nog eens duurzaam en stiller. De lat ligt steeds hoger voor de grote festivals en evenementen. Niet alleen in Amsterdam. Wen er maar aan.

Knap staaltje organiseren
Het veel grotere Lowlands Festival levert elk jaar een knap staaltje om 50.000 deelnemers drie dagen te verwennen. In amper twee weken tijd, en dat elk jaar weer sneller, wordt Lowlands opgebouwd. Andere grote evenementen doen het soms binnen 5 dagen. Snel op- en afbouwen bespaart geld. Speelt geld bij Loveland geen rol?

Lang van tevoren wordt alles gepland en doorgesproken met de meer dan 50 leveranciers van Lowlands. Leveranciers die betrokken zijn bij vele festivals die Live Nation in Europa organiseert. Er moeten honderden vrachtwagens over een smal weggetje het festivalterrein op. De organisatoren Mojo en LOC7000 leggen vooraf nauwkeurig vast wie en hoe laat mag komen en waar de vracht op het festivalterrein moet worden afgeleverd. Daarvoor gebruiken ze GPS. Zo weet elke leverancier op de centimeter nauwkeurig waar hij moet zijn. Dat scheelt kostbaar improviseren op het laatste moment.

Collaborative design
De organisatoren ontwerpen hun feest vooraf tot in detail met moderne CAD-software, die is geïntegreerd met de ontwerpsoftware van toeleveranciers. Elke tent, podium of lichtplan wordt vervolgens helemaal ontleed en zo is bekend uit welke onderdelen de tent, het podium of de verlichting bestaat. Daar kunnen ze in de bouwsector met BIM nog veel van leren.

Leveranciers ontvangen een gedetailleerde planning en kunnen direct aan de slag. De projectadministratie is ook gekoppeld. Zo kan de organisatie meteen na afloop de facturen afhandelen en heeft men grip op het financiële resultaat.

De hele wereld over
Het dancefeest Sensation van ID&T trekt zelfs de hele wereld over. Het organisatieprincipe is simpel: ‘travel light’. Zo min mogelijk meenemen, zo slim mogelijk locaal ‘sourcen’. Door het evenement tot in de kleinste details voor te bereiden kan de organisatie samenwerken met locale licht- en geluidspartners, beveiligingsbedrijven en podiabouwers. Organisatoren weten haarfijn wat hun kerncompetenties zijn en wat ze beter aan andere, specialisten, kunnen over laten.

Het is sex, drugs and rock’n’roll, maar, dan wel heel erg professioneel. Het motto: perfect preparation prevents poor performance… Eigenlijk zou ieder manager verplicht een keer per jaar moeten gaan kijken bij een van die evenementen. Daar is veel te leren.

Innovaties
De evenementensector biedt leerzame innovaties: artiestenmanagement, crowd management, steeds sneller op- en afbouwen, intensieve samenwerking met leveranciers, meer duurzaamheid, minder omgevingshinder, de perfecte planning die met alle partners wordt gedeeld, het gebruik van GPS, de communicatie op het festivalterrein en de ontwerpsoftware. Niet voor niks won ID&T al in 2011 de Nederlandse Logistiek Prijs.

Inmiddels is er sprake van een ‘Dutch School’ in evenementenorganisatie en bieden hogescholen passende HBO-opleidingen aan voor de toekomstige evenementmanagers. Waarom Loveland in Amsterdam 16 dagen nodig had is niet duidelijk, maar dat het de volgende keer binnen 10 dagen moet staat buiten discussie.

Walther Ploos van Amstel.