Maandagochtend. Lekkere vergaderering gehad?

Maandagochtend. Het moment om elkaar weer even op de hoogte te brengen van de ontwikkelingen in de organisatie. Zeker in Nederland, we zijn niet voor niets vergaderland nummer 1. Hoewel er allerlei productiviteits- en efficiencybevorderende methoden zijn ontwikkeld, gaat de arbeidsproductiviteit in Nederland al vele tientallen jaren nauwelijks omhoog, zeker niet in de hogere echelons. De reden? Het blijft niet bij de maandagochtend, we vergaderen in de Lage Landen de hele week door.

1minutemanager bindt vanaf vandaag de strijd aan tegen de Nederlandse vergadercultuur en geeft alternatieven. Vandaag de eerste aanzet.

Een mooi voorbeeld van Nederlandse vergadercultuur las in onlangs nog eens terug in het prachtige 'Kortsluiting' van Marcel Metze, de vrij ontluisterende bedrijfsbiografie van Philips (hierover later deze week meer). Sindsdien is er wellicht veel veranderd bij onze multinationale trots, maar het volgende citaat van een voormalig Philips-directeur gaat in mijn ogen nog steeds op in veel organisaties. Hoe verouderd het boek en veranderd Philips ook mogen zijn:

"In mijn agenda stond zestig tot zeventig procent van de tijd vast voor vergaderingen. Als ik om acht uur begon, had ik een uur tijd om werk te verdelen en mensen opdrachten te geven. Om negen uur ging ik dan de vergaderingen in. Meestal was negen-tiende van de agenda voor mij niet interessant, maar als ik niet ging, liep ik het risico dat er dingen zouden gebeuren die ik niet wilde, of dat men om mij heen ging lopen. Ik had de keus, mijn positie laten uithollen of zorgen dat ik er was. Door al die vergaderingen had ik niet eens de tijd om overdag de post te lezen (.....)." (blz. 135)

Tot zover het vrij ontluisterende citaat. Wat staat er echt te lezen? Dat de beste man negen-tiende van zijn tijd zat te verdoen in vergaderingen die niet erg relevant voor hem waren, behalve (in zijn ogen althans) om zijn positie veilig te stellen. Een vrij herkenbaar fenomeen, lijkt me.

We vinden vergaderen heerlijk in Nederland. We hebben het idee dat er dan gewerkt wordt. Dat we met de goede zaken bezig zijn. Dat idee kan echt radicaal in de prullenbak. In mijn ervaring zijn vergaderingen vaak zeer slecht voorbereid, zowel door de voorbereiders zelf als door de deelnemers. Ook wordt er nauwelijks gekeken naar de 'opvolging' van vorige vergaderingen, duren ze per definitie te lang, voegen ze weinig toe aan wat al bekend is en voeren de verkeerde mensen vaak het hoogste woord. En dat alles terwijl het werk waar het echt om gaat blijft liggen.

Kortom, het moet anders wil de efficiency en effectiviteit van de Nederlandse maatschappij het weer op kunnen nemen tegen de internationale concurrentie.

De vergadercultuur en de wijze waarop deze verbeterd kan worden zal de komende weken daarom een van de speerpunten zijn van 1minutemanager. Uw eigen ervaringen worden natuurlijk al altijd zeer op prijs gesteld. Zowel voor wat betreft goede als slechte ervaringen met vergaderingen en vergaderen.