Het Acapulco-syndroom (2)

Over gedragsverandering in organisaties

Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Kunnen onze hersenen niet meer dan een beperkte hoeveelheid informatie bevatten? Of zijn vergaderingen of sprekers echt zo saai dat wij onze gedachten er niet meer bij kunnen houden? Er zijn zelfs woorden die de remmende werking van maar voortdurende en nergens toe leidende bijeenkomsten treffend weergeven: de vergadertijger en vergaderverkalking. Om over de filibuster maar te zwijgen.

Vergadertijgers zijn mensen die het vergaderen tot kunst weten te verheffen. Men neemt er de tijd voor. Daar waar anderen afhaken, gaat de vergadertijger onverminderd en met volle kracht zijn gang. Daar waar vergaderen tot kernactiviteit is verheven, kan dit leiden tot wat gekscherend wel vergaderverkalking wordt genoemd: het compleet stilleggen van organisaties door een overdaad aan vergaderingen. Dat kan zelfs de bedoeling zijn van de vergaderverkalking!

In de geschiedenis van de Amerikaanse politiek kunnen we hier een mooi voorbeeld van terugvinden. In de negentiende eeuw ontstond daar een officieel beroep dat tijdrekken tijdens vergaderingen tot een kunst verhief, de zogenaamde filibuster. De term is te herleiden tot het Nederlandse vrijbuiter en het Spaanse filibustero. Een goede filibuster kon een debat zo lang rekken dat er niet gestemd kon worden. De techniek is simpel: de filibuster blijft heel lang en als het moet soms dagen (met pauzes) aan het woord. Door deze vergadertechniek konden nieuwe wetten niet worden behandeld en kwam van uitstel uiteindelijk vaak afstel.

Voor wie denkt dat deze techniek inmiddels verouderd is of ‘typisch Amerikaans’ heb ik slecht nieuws. De filibuster is weer in opmars, juist in de Nederlandse politiek. Zo voerden de PVV-Kamerleden De Jong en Van de Besselaar in 2012 vele uren het woord tijdens een marathondebat over het verhogen van de AOW- en pensioenleeftijd, vooral door het voorlezen van passages uit het Historisch Nieuwsblad om het debat ‘in historisch perspectief’ te plaatsen. Overigens voor een lege zaal, want alle Kamerleden verlieten deze al na enkele minuten.

Dat we op het gebied van filibusteren nog veel kunnen leren van de Amerikanen laat het voorbeeld zien van de legendarische senator Strom Thurmond die in 1957 liefst 24 uur en 18 minuten onafgebroken het woord voerde om een wet tegen te houden. Tevergeefs. Records zijn er om gebroken te worden en ik heb, gezien de ontwikkelingen in de Nederlandse politiek, goede hoop dat een Nederlands Kamerlid dit record op korte termijn gaat breken.

Consequenties
In 2007 onderzocht onderzoeksbureau Synovate/Interview NSS de kosten van het vergaderen in Nederland. Het kwam uit op het astronomische bedrag van € 60 miljard per jaar. Daar hoeft niets mis mee te zijn, zolang de opbrengsten groter zijn. Dat is natuurlijk zeer de vraag, want vergaderingen kunnen een enorme verkwisting van talent, tijd en geld zijn.

Dit komt tot uiting in het Acapulco-syndroom: de mentale afwezigheid van een deel van de vergaderaars bij belangrijke agendapunten. Hierdoor worden oplossingsrichtingen niet gehoord of gezien en kunnen belangrijke aspecten in de besluitvorming over het hoofd worden gezien. De consequenties kunnen ernstig zijn. Er zijn zo veel voorbeelden van politici, raden van toezicht, commissarissen en bestuurders die niet hebben opgelet op momenten waar het er wel om ging.

Zodanig vaak dat je je afvraagt waar veel van deze professionals eigenlijk al die jaren over vergaderd hebben. Een weekje het Financieele Dagblad lezen biedt een ontluisterende lijst van bestuurders die niet goed hebben opgelet. We houden elkaar lekker bezig, dat dan weer wel. Wat te denken van de toezichthouders van het ROC te Leiden? Waar hebben die over vergaderd toen het over de nieuwbouw ging? In ieder geval niet over de kosten en ook al niet over de functionaliteit van het gebouw. Om over bestuurders bij Vestia, Rochdale of de financiële sector maar te zwijgen. Over hoe je dan wel vergaderingen kunt organiseren op een wijze waarop iedereen aan boord is, daarover gaat het laatste deel va deze serie.

Dit is het tweede deel van een serie van drie over het Acapulco-syndroom die op deze site zal verschijnen. De serie is een ingekorte versie van een hoofdstuk uit het boek 'Het dodo-effect, over gedragsverandering in organisaties'. Bestelinformatie: isbn 97890244038514 | 184 pagina’s | paperback en gratis-e-book| € 20,00.