Vergaderen? Het Acapulco syndroom!

Denkt u tijdens een vergadering weleens aan geheel andere dingen dan de agendapunten? Zoals aan volle champagneglazen op een mooi ver strand met leuke dames om u heen? Of gewoon aan het huishouden? Wist u dat dit een heel normaal verschijnsel blijkt te zijn dat zelfs een naam heeft, nl. het Acapulco syndroom? En dat in liefst 90% van de gevallen vergaderaars geregeld aan heel andere dingen blijken te denken dan aan de onderwerpen van de vergadering zelf? Wuivende palmen en leuke dames blijken het goed te doen bij de mannen. Zeg maar net zoiets als wat je in Acapulco, de Mexicaanse badplaats, kan verwachten. Derk Jan Eppink, medewerker van Frits Bolkestein, onderzocht dit 'syndroom' ooit en in De Volkskrant stond hierover zaterdag een vermakelijk stukje ('Acapulco aan de Haagse Hofvijver').

Vergaderen kost Nederland € 60 miljard per jaar (Synovate/Interview NSS). Op deze site is al menig stevig stukje geschreven over de onzinnigheid van sommige vergaderingen, de reacties van lezers blijven echter mild. Het is nu eenmaal zoals het is...toch? Waarom tegen dit fenomeen strijden? Het is dan oppassen geblazen in Nederland, want voor je het weet wordt je een Don Quichote genoemd.

We vergaderen ons dus lekker suf terwijl uit onderzoek blijkt dat de meeste deelnemers aan de vergadering aan andere dingen denken dan de onderwerpen van de agenda. Vergaderen wordt zodoende niet meer dan een rituele dans, waarbij na afloop automatisch regen wordt verwacht. In plaats van belangwekkende onderwerpen daadwerkelijk bij de horens te vatten, dromen we weg naar verre stranden, waar volle champagneglazen en wuivende palmen voor ons klaar staan. Tegelijkertijd hebben we niet in de gaten dat 'orkaan Rita' wel erg dicht bij komt. (foto: ook Elvis had 'Fun in Acapulco')

Gaat dat niet zo in de politiek of in organisaties die een sterke machts- en marktpositie hebben? Kunnen die zich het niet gewoon veroorloven gewoon lekker met z'n allen door te vergaderen zonder tot besluiten te komen, totdat 'de vijand' voor de deur staat? Zie ABN-Amro. Zie de PvdA. Zie de VVD. Zie D66. Zie Arbeidsvoorziening. Et cetera et cetera.

Maakt vergaderen soms niet meer kapot dan ons lief is? Laat ik een voorbeeld uit mijn eigen jeugd nemen. Ooit was ik een jonge hond, die bevlogen was en de politiek helemaal zag zitten. Iets doen voor je land en zo. Na ruim een jaar was ik er al helemaal klaar mee. Vergaderingen die tot laat in de avond, begin van de nacht duurden, gedomineerd door leden met halve banen, pensioen of studenten. Als werkende was dat al bijna niet vol te houden.  Daarnaast: enkele bestuursleden die de vergaderingen welhaast monopoliseerden en iedere inmenging of discussie de grond in boorden. Allerergst? Na een jaar bijna wekelijks langdurig vergaderen over een onderwerp stelde de voorzitter: 'Zo komen we niet verder. Zullen wij weer eens bij het begin beginnen.' Ik had genoeg. Ieder voorstel de procedures te versnellen haalde het niet. Een voorstel om een werkgroep bestaande uit zo'n 60 leden op te splitsen in kleine groepjes om de effectiviteit te verbeteren, werd op hoongelach getrakteerd. 'Zo werkt dat niet in de politiek', was de repliek. U begrijpt, er was spoedig een bestuurszetel vrij.

Er zijn genoeg oplossingen om sneller, effectiever en efficiënter te vergaderen. Maar vooral ook, om beter bij de les te blijven tijdens vergaderingen. Waar stokt het dan in Nederland? Heeft u ideeën en/of suggesties?