Besluitvorming: beter, sneller, slimmer (deel 2)

In vervolg op het eerste artikel over besluitvorming enkele korte en krachtige tips uit de special van de Harvard Business Review van januari. Uit het artikel 'Who has the D, how clear decision roles enhance organizational performance' van Rogers en Blenko pluk ik een interessant vragenlijstje en een mooi acroniem. Handig!

Om te beginnen direct maar een mooi vragenlijstje dat mogelijkheden biedt organisatorische besluiten tegen het licht te houden. Ik vraag mijzelf bij dit soort zaken wel altijd af: Wie vult dit handige vragenlijstje eigenlijk helemaal in? Tevens denk ik dan echter ook weer dat juist heel veel bedrijven en personen gebaat zouden zijn bij het serieus nemen van de antwoorden die uit dit soort lijstjes tevoorschijn komt. Wellicht dat eindelijk inzicht wordt verkregen in de redenen waarom (n)iets tot stand komt?

Vragenlijstje: Denk eens aan de laatste 3 belangrijke besluiten waar u betrokken bij bent geweest en geef antwoord op de volgende vragen:

1. Was het besluit juist?

2. Werden de besluiten met de noodzakelijke snelheid genomen?

3. Werden de besluiten goed uitgevoerd?

4. Waren de juiste mensen erbij betrokken, op de juiste manier?

5. Was voor elk besluit duidelijk:
- wie de aanbeveling maakte?
- wie de input moest leveren?
- wie het laatste woord had?
- wie verantwoordelijk zou zijn voor de implementatie?

6. Werden de besluitvormingsrollen, -processen en het tijdpad gerespecteerd?

7. Waren de besluiten op de juiste feiten gebaseerd?

8. Was duidelijk wie uiteindelijk, bij verschillende meningen, de D(ecision) had c.q. moest nemen?

9. Kwamen de besluitvormers uit de juiste geledingen binnen de organisatie?

10. Waren de maatstaven en incentives binnen de organsiatie motiverend voor de betrokken medewerkers bij het maken van de jusite beslissing?

In het vorige artikel over besluitvorming is daarnaast kort ingegaan op het verschil tussen intuitie en evidence based management. Nu enkele korte tips om het besluitvormingproces in uw organisatie te verbeteren. Het gaat over de besluitvorming, en in Nederland wordt dit nogal vaak gesymboliseerd met 'wie heeft de witte bal, en wie heeft de zwarte bal', met andere woorden, wie heeft adviesrecht en wie neemt het besluit. Amerikanen doen dat anders en maken er een acroniem van, dit keer RAPID. RAPID staat voor de eerste letters van Recommend, Agree, Input, Decide en Perform. Niet altijd zijn deze rollen zo chronologisch als uit het acroniem RAPID zou kunnen blijken, maar de rollen worden wel bijna altijd vervuld.

Recommend staat voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de voorstellen, input en de juiste data en analyse. Het voorstel wordt uiteindelijk aan individuen getoond, die hierop ja of nee kunnen zeggen. Gaat het voorstel door of wordt het al in vroege fase afgewezen? Input ontstaat door medewerkers die worden geconsulteerd in de recommend fase. Het zorgt voor draagvlak en de recommenders dienen deze input serieus nemen wil men een positief besluit dichterbij brengen. De persoon met de D is de besluitvormer, de persoon ook die verantwoordleijk is voor het succes of voor het falen. Perform is de persoon of groep medewerkers die uiteindelijk het plan ten uitvoer brengen, vrij vaak dezelfde persoon of groep die ook het voorstel in eerste instantie aanbeveelt. Allerbelangrijkst in dit proces is: Who has the D, oftwel, wie is uiteindelijk de persoon die het besluit neemt. Helderheid over de rollen is essentieel voor de uiteindelijke kwaliteit van het besluit en de snelheid waarmee dit is genomen.

Voorbeeld: Op de vraag, 'wie besluit over welke productspecificaties standaard zijn opgenomen', antwoordt 64% van de productontwikkelaars en 83% van de marketeers in een bedrijf dat zij dat zijn. Op de vraag wie bepaalt welke kleuren worden aangeboden zijn de vergelijkbare cijfers 77% en 61%. Conclusie in de HBR: niet verwonderlijk dat de nieuwe modellen verlaat op de markt kwamen.

Is in uw organisatie altijd duidelijk wie het besluit neemt? Blijft bij u de besluitvorming hangen. Is iedereen verantwoor(D)elijk of niemen(D)? Ik lees graag uw reacties op dit belangwekkende onderwerp voor managers.