Afspraak = Afspraak

Commitment, de belofte van betrokkenheid en bevlogenheid in organisaties. Vergouw

Waarom blijven we worstelen met 'afspraak is afspraak'?  Iedereen wil het, iedereen begrijpt het belang ervan, maar uiteindelijk modderen we toch liever maar door en we zien wel wat er van komt. Hoe kan dat? Ik heb in de dagelijkse praktijk en tijdens mijn onderzoek voor mijn publicatie over 'Commitment' kunnen ondervinden hoe op een statement als 'afspraak is afspraak' wordt gereageerd. Men onderschrijft het belang ervan, men erkent de kracht die erin besloten ligt, maar men vindt het vaak, net als commitment, (te) confronterend. Dan wordt het opnemen van 'afspraak is afspraak' in beleidsnotities of codes of conduct al snel holle management-retoriek. Wat is de oplossing?

Mijn definitie van commitment is:  'een vrijwillige, maar niet vrijblijvende verbintenis'. Wie het vraagt, zal dat ook moeten geven. Wie wil aanspreken, zal ook zélf aangesproken moeten kunnen worden. Die wederkerigheid ligt in het begrip besloten. Wellicht blijven we er daarom mee worstelen. We willen elkaar  ‘aanspreken op resultaten’ en we willen ‘elkaar feedback durven geven’. Maar in de praktijk blijkt dat veel organisaties dit thema telkens weer op de agenda blijven zetten omdat het maar niet van de grond wil komen.

Het onderwerp ligt blijkbaar te gevoelig bij een deel van de managers. Daar zijn twee redenen voor aan te geven. De eerste reden is dat men het eigenlijk een non-issue vindt, iedereen vindt van zichzelf dat hij of zij committed is. Het is hetzelfde als wanneer je een groep managers van een organisatie vraagt of zij wel hart voor de zaak hebben. Wie steekt dan een vinger op om te zeggen dat dit NIET het geval is. Natuurlijk niet. Dat zou ook onlogisch zijn. Iedereen die werkt is op zich min of meer committed aan de organisatie en haar doelen. Toch zijn er grote verschillen te onderkennen en we zien dit vaak ook dagelijks op de werkvloer. De ene manager of medewerker vervult de taken vol passie en bevlogenheid, de ander volstaat met het maken van 'de uren'. Maar ja, waar is dat hart voor de zaak als het eigenbelang in het geding komt, als de zaken plots slecht gaan en als de hypotheek om de hoek komt kijken? De tweede reden lijkt in de wederkerigheid van het onderwerp te liggen. Wie anderen aanspreekt op resultaten moet rekening houden ook zélf aangesproken te worden.

Hoewel het onderwerp veel rijker is dan in kort bestek kan worden besproken, zijn er denk ik drie elementaire zaken die de kern raken als we het over afspraak = afspraak hebben.

1. Wat was ook alweer de afspraak?

Ik merk het bij vergaderingen van besturen en dergelijke nogal eens. De notulen zijn of niet goed opgesteld en geven de afspraken die gemaakt zijn niet goed weer, of ze worden niet goed gelezen of ze worden niet of nauwelijks opgevolgd. Dan heeft het ook nauwelijks zin om een afsprakenlijstje te maken aan het eind van de notulen. En eigenlijk ook niet om te vergaderen. Het is een open deur, maar ik loop er bijna dagelijks doorheen.

2. Taalgebruik

'Ik heb mijn assistente(n) gevraagd er naar te kijken', 'we komen er op terug', 'dat is erg interessant', 'we schuiven het even door', 'er spelen even belangrijker zaken', 'daar kijken we de volgende vergadering dan naar', 'jullie zouden dit toch doen?', 'Persoon X is afwezig door omstandigheden en heeft het niet overgedragen'.

Vind je het erg dat ik hier stop met voorbeelden van taalgebruik die aangeven dat afspraak helemaal geen afspraak hoeft te zijn.? Als je je er een beetje op oefent, herken je duikgedrag en weglopen van verantwoordelijkheid als geen ander. NB dit kan net zo goed in de top van de organisatie voorkomen (wellicht nog vaker) als op de werkvloer!

3. Voorbeeldgedrag

Commitment is een vrijwillige, maar niet vrijblijvende afspraak. Gaat men niet akkoord, laat managers of medewerkers dan gewoon vrijuit zeggen dat men niet akkoord gaat. Maar als men aangeeft ergens akkoord mee te zijn, dan moet men geen spelletjes spelen om er alsnog onder uit te komen. En als men dat wel doet, dan zal men ook niet verbaasd moeten zijn dat het hen ook zal overkomen. Een cultuur van afspraak is afspraak creëer je daarmee en dan natuurlijk niet. Daarom begint afspreken met aanspreken! Levert men niet op tijd? Aanspreken!  Komt men afspraken niet na? Aanspreken! Maar al te vaak laat men het dan versloffen. Dodelijk voor toekomstig commitment en een cultuur waar afspraak is afspraak.

Commitment, de belofte van betrokkenheid en bevlogenheid in organisaties. Vergouw

Dit artikel is gebaseerd op mijn boek 'Commitment, de belofte van betrokkenheid en bevlogenheid in organisaties'. Hierin ga ik uitvoerig in op zaken als afspraak is afspraak,  eigenaarschap en bevlogenheid en de keuzen die managers hierbij moeten maken. Te bestellen via de boekhandel, bol.com, de uitgever of managementboek.nl.