Bert Overbeek is trainer, coach en interim manager, maar tegenwoordig kan je ook zeggen: organisatiedokter en -innovator. Opgeleid door NS en Schouten en Nelissen, besloot Jongebazen-oprichter Bert Overbeek na 25 jaar loondienst om voor zichzelf te gaan werken. Hij wilde zijn klanten meer op maat bedienen, de basis van zijn werk verdiepen en de kwaliteit van zijn werk vergroten en had het gevoel dat hij daarvoor onafhankelijk moest kunnen opereren. Hij is er gelukkig van geworden. (Website met filmpje: www.pitchersupport.jimdo.com)
Prof. dr. Mastenbroek van Managementsite ‘ontdekte’ dat Overbeek meer kon dan bedrijven helpen met verbeteringen van resultaat en sfeer. Hij vroeg de schrijvende organisatieontwikkelaar of hij een weblog voor jonge managers wilde bijhouden, als partnerlink van het grote ManagementSite. Dat was tien jaar geleden. Sindsdien schreef Overbeek bijna 1500 artikelen en zes boeken. Ze werden uitgegeven door Haystack en door Futuro Uitgevers. Twee boeken werden bestsellers en eindigden in de top 10 (‘Het Flitsbrein’ en ‘Mannen en/of vrouwen’).
Overbeek vindt kosteloze kennisdeling en informatie-uitwisseling zo belangrijk, dat hij hier op jongebazen.nl nu 10 jaar de finesses van het managementvak deelt met vakbroeders en collega’s. Daarmee liep hij voor op de moderne social media trends waarin het ‘geven’ van gratis informatie een marketing tool is geworden.
Meer dan 100 000 mensen bezoeken Jongebazen per jaar. En het heeft hem veel respect opgeleverd in managementland. Alles wat te maken heeft met het verbeteren van organisaties, teams en mensen boeit hem. 21 jaar ervaring en intensieve studies helpen hem daarbij. Zijn humor leidt er toe dat mensen hem graag inhuren als spreker en inspirator, en zijn veelzijdigheid heeft hem het compliment van een topvrouw opgeleverd, dat hij altijd een eigen gezichtspunt kiest en je daardoor aan het denken zet.
Organisaties weten de weg naar hem te vinden. Hij zei daarover in een interview: ‘Het is niet altijd makkelijk om mijn werk te combineren met jongebazen, omdat je op zo’n blog wel eens inzichten los wilt maken die strijdig zijn met wat gangbaar is in mijn vak. Wat zegt hij daar nu weer?, denken opdrachtgevers dan. Maar ik kan ze gerust stellen. In mijn werk kan ik me goed op een opdracht richten.’
Bert twittert op Goeroetweets, een titel die is afgeleid van zijn boek ‘Goeroegetwitter’. Het woord ‘goeroe’ is duidelijk met een knipoog. Want hij is wars van goeroeneigingen, en prefereert laagdrempeligheid. Jongebazen heeft een eigen groep op Linkedin.
Correspondentie met Bert Overbeek via pitcher.support@hetnet.nl Zijn website is www.pitchersupport.jimdo.com
Maar tja, iedereen is daar toch langzamerhand wel achter? En toch woekert deze kwaal maar door! Lees bijvoorbeeld de column over hoe het perfomance management bij overheids instellingen verziekt wordt door de overmaat aan burocratisch gedoe met meetpunten, http://www.managementsite.net/content/html/276.asp?cid=546
Ik ben er zelf nog niet uit waarom deze kwaal zo hardnekkig is. En het is echt iets waar mensen in organisaties onder kunnen lijden. Dit maakt de uitnodiging van Waltman aan het eind van zijn column om te reageren op zijn vragen wel zo interessant. Wat zijn uw ideeen en ervaringen?
1. De ene factor is inderdaad, zoals Willem Mastenbroek feitelijk al zegt, gebrek aan goed management. Waarbij motiveren, kwalificeren, verantwoording en vertrouwen in medewerkers een zware wissel trekken naar de faalzijde indien dit ontbreekt. Regels en procedures ed. opleggen zijn dan het gevolg.
2. Factor twee is dan natuurlijk de medewerker, gebrek of zelfs het ontbreken van commitment leidt tot het opgelegd krijgen van regels, procedures ed.
Het mes snijdt dus aan twee kanten factor 1 zal factor 2 versterken en andersom. Wat te doen?
Verkrijg commitment! Dat is natuurlijk niet eenvoudig,maar als je wat gedaan wilt hebben zonder al te veel bemoeienis, is dat wel de enige manier. Er is voldoende lectuur over deze materie voorhanden om wijzer te worden.
1. Gericht gebruik van formalisatie: Inderdaad, het "alles beschrijven wat lost en vast zit" zal vaak averechts werken mbt effectiviteit, efficientie en werksfeer. Het is dus van belang de "Kritische Succesfactoren" zorgvuldig te definieren en over te dragen. Tegen dit licht kunnen alle (series van) activiteiten beoordeeld worden op "impact" op deze succesfactoren en keuzes gemaakt worden in wat er wel en niet beschreven is. Onthoud: alles wat je beschrijft moet je waarmaken! Aan de andere kant: prestatieindicatoren zetten een minimum niveau, waarom meer doen? Sluit het beschrijven dan niet een heleboel creatieve initiatieven uit? Ja. Wellicht is het afhankelijk van de business waarin men zich begeeft, maar mijn ervaring is dat het "wat wel?" belangrijk is, maar het "wat niet?" (reikwijdte) net zo goed. Klanten willen graag duidelijkheid in wat men kan leveren, maar ook wat men niet kan. Een duidelijke positionering dus. Man kann ja nicht alles wissen.
2. Complementair of tegenstrijdig?: In de voorbeelden merk in dat de "doelstellingen" veelal "zacht" zijn:
Voorbeeld 1, groetzone: doel "een pretiigeren leefomgeving" is gevoelsmatig, niet kwantificeerbaar.
Voorbeeld 2, Hogeschool: doel "studenten motiveren" is gevoelsmatig, niet kwanitficeerbaar.
Voorbeeld 3, Interim directeur: doel "afspraken nakomen" is wellicht wel kwantificeerbaar. Maar als "nieuweling" in een organisatie, welke "sturingsbron" (charisma, kennis, enz." had hij na zo een korte tijd kunnen gebruiken?
Zeker, ik ben het er mee eens dat bij dergelijke problematieken procesmanagement niet de oplossing is. Echter, het gebruik van bepaalde instrumenten sluit elkaar ook niet uit! Neem bijvoorbeeld Mintzberg, "Structure in Five". Deze beschrijft meerdere lagen in de organisatie die onderkent kunnen worden. Ook het informele circuit! Een ander voorbeeld: Morgan, "Images of Organisation", ook verschillende perspectieven: "machinaal, hersenen, cultuur, macht, organisch..." Echter elk perspectief heeft zijn kaders en de waarheid ligt altijd in het midden. Niet 1 "ideaal" zal helemaal werken. Het geeft echter wel richting, en door het adequaat toepassen van 1,2 of meer perspectieven kun je al een heel eind komen.
Aldus mijn stelling: Het complementair en gedoseerd gebruik van instrumenten is de sleutel. Respect to the "architect"
3. Vrijheid blijheid: Commitment, empowerment, een prima ideaal. Het zou een heleboel regels overbodig maken. "In order to turn a boy into a man, first one should grant him some trust". Zeker weten dat er een "positive device" (cultuur) gecreerd kan worden waarin dit kan. En in zo een omgeving zouden mensen echt maximaal kunnen presteren. We hebben echter gezien dat organisch ingerichte organisaties toch in de problemen komen als deze een bepaalde groei heeft doorgemaakt. Dat schijnt dan iets met "span of control" te maken te hebben. Control? mmm... Als u de plek heeft gevonden waar het instrument van commitment en empowerment ECHT de dominante succesfactor is (in een zakelijke context), laat het me weten, ik ben erbij! Het doorbreken van de "fear factor" in ons systeem en het daaropvolgend afbreken van de controle organisatie lijkt me wel heel erg moeilijk, maar zeer zeker het proberen waard!!!!
Hartelijke groet,
Stefan Block
Process Management Services
IBM Business Consulting Services
Bureaucratie is een logisch gevaar. De overheid wil er van alles aan doen om die bureaucratie tegen te gaan. Maar tegelijkertijd resulteren allerlei eisen van de Inspectie Gezondheidszorg (juist ja, van diezelfde overheid) weer net zo hard in handhaving of uitbreiding van die bureaucratie.
Kortom: een dilemma, dat maar niet zo een twee drie zal zijn opgelost. Een vraagstuk, met een hoog contradictio interminus gehalte.
Een eerste reactie op de bijdrage van Theo Rutteman: "Procedures leiden tot indekken." Ik ben het daar deels mee eens. Je ziet dat inderdaad veel gebeuren. Volgens mij is dit een wat cynische benadering. Terecht hoor. De opvatting gaat er van uit dan managers willens en wetens middels procedures en regels een implementatietraject beginnen, terwijl ze donders goed weten dat de essentie ervan niet bereikt zal worden. Ik denk dat dit soort managers erntig ziekmakende factoren zijn. Mensen lijden dan onder formalisering. Wat denkt Rutteman van de naïeve benadering van wat je bschrijft, namelijk dat managers middels procedures en regels mensen in het ideale systeemmodel willen "dwingen"? Eigenlijk dus met het hart op de goede plek een soort van Don Quichotte gevecht leverend voor het ideaal: eenheid in de gelederen.
Marcel Buist heeft het over mensen in een keurslijf dwingen. Is dat geen doodlopende weg? Ik zie erg vaak dat dit gebeurt en vraag me dan af: kun je niet eens iets anders proberen? Kennelijk niet. Misschien is het "doordringen in de geest van de werkers" een opgave die als veel te moeilijk of onmogelijk wordt gezien. Ik ben betrokken geweest, passief en actief, bij nogal wat verandertrajecten en ik verbaas me er nog steeds over dat een appél op "waar zijn we nu mee bezig?" heel gemakkelijk aanslaat. Natuurlijk mits het management enzovoorts...
Stefan Block benadert de problematiek vanuit prestatieindicatoren. Heel terecht merkt hij op dat dit soort indicatoren bedoeld zijn als een minimum. Zijn deze indicatoren dan niet de oorzaak voor minimum prestaties, denk ik dan?
Met het tweede punt van de reactie heeft Block het over "zachte"doelen, die niet kwantificeerbaar zijn. Ik associeer deze opstelling met de conclusie dat als doelen kwantificeerbaar zijn dat dan regelgeving en procedures goed werken. Is dat zo? M.b.t. "zachte" doelen meen ik dat bijna alle doelen "zacht" zijn. Veel van wat een klant uiteindelijk merkt en beleeft heeft met emotie te maken. Een auto van AVIS wordt schoon en snel afgeleverd, maar de glimlach bij de dienstverlening is ook wel iets waard. Of wat te denken over hoe men een probleem oplost als de klant het liefst een zus en zo auto heeft en die is niet direct voorradig? Dan komen die zachte criteria om de hoek kijken die de tevredenheid van de klant in grote mate bepalen.
Wat te denken van wijkagenten die preventief goed werk doen en een burenruzie sussen voordat deze echt escaleert? Op het einde van de dag, bij de debriefing blijkt dat ze bijvoorbeeld onvoldoende milieuovertreders hebben verbaliseert. Prestatiecontracten.
Met het derde punt van Block komt hij tot een verklaring van formalisering door angst. Formalisering als onzekerheidsreductie. Peroonlijk zie ik deze achterliggende motivatie liever dan de eerder beschreven cynische. Eigenlijk kan dit gedrag getypeerd worden als "schattig". Wat ik me wel af vraag is waarom die onzekerheidsreductie zo vaak voorkomt. Komt die trouwens vaker voor dan de cynische: formalisering als alibi vooraf?
Alex van Gilst ziet een relatie tussen commitment en het gebrek daaraan en de mate waarin regels en procedures voorkomen. Deze zienwijze sluit volgens mij deels aan bij de cynische alibi-benadering. Anderzijds denk ik niet dat gebrek aan commitment automatisch leidt tot meer regels en procedures. Ik ken managers met heel veel commitment die uit dat commitment juist tal van regels en procedures in het leven roepen.
Tot slot: bedankt oor deze reacties. Ik hoop dat er ook nog nieuwe reacties zullen komen, gelardeerd met praktijkvoorbeelden. Maar ook kijk ik uiteraard uit naar de reacties op deze reacties.
Met vriendelijke groet,
Hans Waltman
P.S. Als dit zo door gaat dan krijg ik er nog erg druk mee en voel ik me misschien genoodzaakt deze column te formliseren. Bijvoorbeeld: de oneven dagen kan Marcel reageren en op de even dagen Stefan.
P.S. 2 Deze eerste ronde over regels en procedures heeft mij nu al erg veel extra informatie en inspirtie opgeleverd. Bedankt daarvoor.
Hans Waltman is docent management en organisatie bij de Saxion Hogeschool Enschede, Instituut Organisatie, Bestuur en Recht, freelance verbonden aan de N.P.A. (Nederlandse Politie Academie) en lid van de kenniskring HRM van de Academie voor Mens en Arbeid van de Saxion Hogeschool IJselland in Deventer. Daarnaast voert hij nog opdrachten uit op het gebied van organisatie-ontwikkeling.
In mijn column geef ik het voorbeeld van de directeur die als remedie tegen de afspraak-is-geen-afspraak cultuur een afsprakenprotocol aankondigt. Dat protocol is er nog steeds niet...
Beste Alex,
Graag verneem ik meer over die lectuur, het liefst met praktijkvoorbeelden, want die ben ik nog nooit tegengekomen. Wel lees ik regelmatig over projecten die mislukken bij <u>gebrek</u> aan commitment, maar dat lijkt net zoiets te zijn als het falen van een bedrijf te wijten aan de slechte economie.
Ik neig ernaar het woord 'commitment' tot dooddoener te verklaren. Een masker om persoonlijk falen (zoals een gebrek aan persoonlijke overtuigingskracht, drive of inzet) te verdoezelen.
Fred Akkerma