Projecten samendoen. Niet: doen voor

Weer is er sprake van een groot ICT-debacle bij de overheid. Deze keer gaat het om de operatie Basisregistratie Personen (oBRP). Dit lastige dossier is bij het aantreden van Rutte-3 overgenomen door staatssecretaris Raymond Knops van voormalig minister Ronald Plasterk.

Binnen het netwerk van ManagementSite, waartoe deze website ook behoort, wordt al vele jaren op kritische wijze aandacht besteed aan falende ICT-projecten binnen de overheid. Zelf heb ik een analyse geschreven over een van de allergrootste ICT-debacles ooit bij de overheid: het SPEER-project bij het Ministerie van Defensie. In zijn jaren als Defensiewoordvoerder namens de CDA-fractie in de Tweede Kamer kwam ik Knops tegen in de discussies over SPEER.

Het belang van de omgeving: stakeholders

Tijdens het Algemeen Overleg van de vaste Kamercommissie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), verklaarde staatssecretaris Raymond Knops dat hij weer verder wil praten over de toekomst van een nieuwe basisregistratie. Dit doet hij liefst samen met de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Dat is opvallend. Want rekening houden met belanghebbenden (stakeholders), is niet het sterkste punt van de overheid wanneer projecten worden uitgevoerd.

Een van de oorzaken van het falen van SPEER was het doordrukken van een ICT-systeem door ICT-ers zonder al te veel rekening te houden met de toekomstige gebruikers. Het was een reden voor de titel van de analyse op ManagementSite: “ICT-projecten komen in de problemen omdat het ICT-projecten zijn”.

Het is een van de belangrijkste oorzaken van het falen van projecten. Projecten worden vaak uitgevoerd door specialisten voor degenen die gebruik moeten gaan maken van de projectresultaten. Project worden zelden gedreven door degenen die die ervan gebruik moeten gaan maken, in samenwerking met de uitvoerende specialisten. Er wordt vaak “gedaan voor”, er wordt zelden “gedaan samen met”. Gebruikers worden vaak geconsulteerd en bij het project betrokken, maar krijgen geen duidelijke rol, voorzien van duidelijke verantwoordelijkheden. Was daar bij oBRP ook sprake van? Was dat een belangrijke oorzaak van de problemen?

Niet alleen ICT-projecten

Het onvoldoende betrekken van belanghebbenden, is schering en inslag bij ICT-projecten; zeker bij de overheid. Maar niet alleen bij ICT-projecten. Want kijk eens naar de invoering van de Nationale Politie. De huidige problemen waren volstrekt voorspelbaar toen de eerste plannen werden gepubliceerd want de plannen gingen op een bizar slechte manier om met belanghebbenden. Helaas heeft de politiek destijds waarschuwingen (althans de mijne) genegeerd. En waarschijnlijk zelfs niet begrepen.

Wet en budget.

Want het negeren van belanghebbenden was zeker van afgelopen jaren besloten in de houding van politici die aan de macht waren. Vrijwel elke reorganisatie en elk project van de overheid is de afgelopen jaren op kostbare wijze mislukt. SPEER en de Nationale Politie waren in “goed” gezelschap van projecten in de zorgsector (zoals PGB), de Belastingdienst en vele andere onderdelen.

In het kritische rapport ‘Sturen én verbinden‘ stelt de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) terecht dat “Den Haag denkt dat men met wet en budget de maatschappelijke werkelijkheid aan een touwtje heeft”. Deze constatering legt de vinger op de zere plek. In een door Financiën gedomineerde wereld is geen ruimte voor belanghebbenden; Wetten, procedures en vooral budgetten zijn baas. Tekenend is dat er bij falende projecten altijd slechts wordt gesproken over overschrijdingen in termen van tijd en geld. Op zichzelf staand zijn dit nutteloze maatstaven van succes of falen. Betere maatstaven zijn nut, noodzaak, kwaliteit en baten (bijvoorbeeld ROI).

Operatie Basisregistratie Personen (oBRP)

Het is onduidelijk in welke richting staatssecretaris Raymond Knops en oBRP zullen gaan. De roep om overleg met de VNG is bemoedigend maar zeker niet voldoende. Overleg op hoog niveau met een belangengroep is geen echt overleg met belanghebbenden. Het is te hopen dat er op sturend en operationeel niveau sprake zal zijn van echte samenwerking.

Hopelijk zal er dan een nieuw werkend, effectief bevolkingsregister tot stand komen, tegen lagere kosten en inzet dan tot nu het geval was. Hopelijk zal Knops ook de politiek het goede voorbeeld geven. Met wet en budget dingen “doen voor” door de opdrachtnemer en specialisten werkt nu eenmaal niet; samendoen door de opdrachtgever(s) met de opdrachtnemer wel.