Leerpunt voor professionalisering (in opleiding èn bedrijf als lerende organisatie):
Hoe maak ik een goede gevalsbeschrijving (casewriting) ?
Hoe verbeter ik die vaardigheid als portable skill ?
Hoe kom ik tot een topprestatie in verhelderende casewriting
(probleemanalyse, diagnose stelling, de juiste woordkeuze) ?
Met dank tot dusver,
Fred Hoekstra

Een klant die aan een beoogd leverancier vraagt om met een business case te komen loopt grote risico's.

1. De leverancier zal zijn scope logischerwijs beperken tot
oplossingen die hij kent c.q. kan leveren m.a.w. hij zal een
natuurlijke drive hebben om 'zijn' technologie te pushen;
2 Een werkelijk goede business case kan alleen ontwikkeld
worden met zeer goede kennis van de ins en outs van de
business (van de klant). Kennis die alleen de klant heeft, zou
moeten willen behouden en veelal nooit volledig zal willen delen
met een leverancier;
3. Primaire belang van de leverancier is niet of er een case voor de
business van de klant in zit maar of er een case voor zijn
business in zit. Er zal daarom een natuurlijke tendens zijn te
optimaliseren voor die laatste case hetgeen niet automatisch
optimaal is voor de eerste case.

Conclusies:
Het laten maken van business cases door leveranciers brengt
meestal een te grote kans op overschatting van baten,
onderschatting van risico's en kosten en/of suboptimale
oplossingskeuzes met zich mee.
Vooral voor een bedrijf in een competitieve omgeving kan dit dramatische gevolgen hebben. (geldt niet echt voor de aangehaalde voorbeelden)

Alleen de business kan de beste case voor die business bepalen en dus ontwikkelen. Dit draagt tevens bij aan het behoud en de ontwikkeling van kennis in de eigen organisatie.

Bij het ontwikkelen van een business case is meestal ook kennis/informatie van deskundigen van mogelijke oplossingen noodzakelijk. Die deskundigen kunnen leveranciers zijn maar zeker in dat geval geldt één informatiebron is geen informatiebron.
M.a.w. er dient nadrukkelijk te worden gestreefd naar objectiveerbare informatie.

NOOT:
Er is vaak een sterke pull om snel, relatief goedkope, goed gevoel- oplossingen te kiezen en te implementeren. Niets is dan eenvoudiger dan bij een goed gevoel leverancier aan te kloppen en e.e.a. snel te laten regelen.
De korte termijn behoefte wordt van bevredigd maar veelal zonder dat de lange termijn impact voldoende in beeld is.

Goed dat er eens aandacht voor de business case komt. Ik ervaar in mijn projektenwerk dat met name in 'meer-partijen- situaties' het maken van een business case lastig kan zijn, omdat partijen zulke verschillende inzichten en verwachtingen kunnen hebben, en die hebben ze vaak niet gedeeld. Inderdaad is het dan belangrijk om de hier zo helder uitgelegde procedure goed met belanghebbenden af te checken. Soms zetten we het raamwerk van de business case letterlijk gezamenlijk in elkaar. Hebben jullie wel eens van de Logical Framework methodiek gehoord, die is erg geschikt om zo'n raamwerk te maken.
Hartelijke groet

Bedankt voor het heldere artikel.
Ik onderschrijf het belang en de toegevoegde waarde van een business case. Ik zie en merk dat er 3 (additionele) aspecten van groot belang voor een succesvolle investering.
Allereerst moet in de business case duidelijk en expliciet naar voren komen wat de relatie is met de strategie van de organisatie. Kortom op welk punt en in welke mate draagt de investering bij aan de doelstelling van de onderneming. Ik zie dit deels terug in het artikel.
Het tweede is dat de business case gaandeweg de uitvoering/het project gemanaged moet worden. Liggen we nog op koers qua verwachte bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen is de belangrijkste vraag hierbij en zo niet wat zijn de acties / consequenties. Dit zou ik graag zien als aanvulling op dit artikel.
Als laatste aanvulling, zou ik willen zien dat de opdrachtgever zijn business case bv 3 maanden na invoering van het project evalueert en rapporteert in welke mate de oorspronkelijke doelstelling is gerealiseerd.
Ik snap dat bij de invoering van het werken met business case niet alle doelstellingen zoals verwoord in het artikel en verwoord in mijn reactie in 1 keer gerealiseerd moeten. Het invoeren betreft een verandering en die moet gedoseerd plaatsvinden. Ik merk dat directie/management het werken met business cases als een beperking van de vrijheidsbeleving ziet.

Goed artikel met een boodschap, die ik deel.
Ik maak echter toch nog enkele opmerkingen over het effectief inzetten van de businesscase.

“Objectief bekeken”
Een goede businesscase is een zeldzaam goed. In veel te veel gevallen wordt de case geschreven richting het positieve gewenste scenario, terwijl de case juist bedoeld is voor een scherpe, objectieve analyse van het vraagstuk.

De kosten-batenanalyse heeft soms een betrekkelijk niveau:
1) de opbrengsten worden teveel benadrukt,
2) de verborgen opbrengsten en kosten worden onvoldoende belicht en ten slotte
3) de vertaalslag naar de opbrengsten ten aanzien van het primaire proces van de organisatie ontbreekt te vaak.

De hobbyist uitschakelen
Sommige medewerkers beschouwen het opstellen van een businesscase als een sport. Tot op onbezonnen detailniveau wordt de case uitgewerkt. Echter wat levert deze inspanning op? In hoeverre kan nou echt bloot worden gelegd waarom deze oplossing de voorkeur verdient boven andere oplossingen?

Aannames toetsen is de sleutel naar succes!
De businesscase is vaak een beslisstuk. Echter een businesscase is geen “blijvend”p roduct, het is een tussenproduct van een dynamisch proces. Het is onderhevig aan veranderingen, want kansen staan bol van complexiteit en afhankelijkheden.
“Onomstreden aannames” formuleren is vaak niet mogelijk, dus het blijft zaak de aannames voor en tijdens het proces met key-players te toetsen. Betrek bijvoorbeeld de klant eens in het proces. De rijkheid van informatie bepaalt voor een groot deel uiteindelijk de kwaliteit van de beslissing en de uitvoering.

Ten slotte: omarm de dynamiek van een beslissingsvraagstuk en een verandertraject
De businesscase is een analysetool om op basis van een duidelijke kosten baten analyse een beslissing te kunnen nemen. In de praktijk komt de irrationaliteit achter beslissingen van managers om de hoek kijken. Intuïtie prima maar wel omringt met harder bewijsmateriaal. Een belangrijke vraag van mijn kant luidt: Welke attitude bij medewerkers is wenselijk om zo’n tool optimaal te benutten.

Ik stel vast een meer “ondernemende” attitude. Een attitude gericht op kansen benutten, toetsen van aannames en de focus gericht op onderscheidende waarde voor de betrokkenen. Veranderingen krijgen steeds mee een “ondernemend karakter”; dynamisch, onzeker, complex en gericht op waarde voor de organisatie en de betrokkenen. De beslissers moeten zich juist bewust zijn van deze onzekerheden en hiermee leren leven.

Bij beslissingsvraagstukken in deze context hebben de twijfel en onzekerheid vaak een verlammende werking, terwijl dit inherent is aan dit soort trajecten. Durf, lef, visie en overtuigingskracht hebben een niet te onderschatte impact op de beslissing. De businesscase voedt meer de rationele kant van een beslissing. Business case of niet, op meer rationele gronden een beslissing nemen betekent nog altijd een “politieke aangelegenheid”.

Gertjan verstoep, BusinessPreneur (the entrepreneurial perspective on change)
Gverstoep@businesspreneur.nl

Beste Maarten en Johan,
Al enige tijd geleden heb ik jullie artikel gelezen en in mijn achterhoofd gehouden (ook in mijn knipselmap!), omdat ik het idee had dat ik het in mijn werk heel goed zou kunnen gebruiken. Ik was al uitgenodigd om met enkele collega's samen te bekijken hoe onze projectaanpak verbeterd zou kunnen worden met een passende methode. Een business case vormt daarin een onderdeel (wel een heel belangrijke, zeker gezien de werkwijze tot nu toe in onze organisatie). Waarom ik nog niet gereageerd heb, weet ik niet, wel heb ik steeds met belangstelling de reacties bekeken. Onlangs kwam Coert Visser met een artikel over Doelbewust Evalueren (ergens wordt het Succes Case genoemd) en dit triggerde mij tot het naast elkaar leggen van beide artikelen. Ik vind de overeenkomst (of eigenlijk overeenstemming) van beide artikelen heel frappant. Dit heb ik al aan Coert gemeld. Wat jullie er eventueel mee doen, is aan jullie, maar ik ga met beide stukken aan de slag. Afgelopen week hebben we onze discussie afgesloten met de afspraak ons probleem tot "project" te maken en al doende een methode op maat te ontwikkelen, waarmee we weer een hele poos verder kunnen en waarbij we binnen de organisatie de kunst over kunnen dragen (train de trainer- principe).
En natuurlijk gaan we het wiel niet uitvinden, waar het niet nodig is. Dus, hierbij bedankt voor jullie artikelen en mogelijk komen jullie nog tot een gezamenlijke reactie ?!
Vriendelijke groeten van Joke van Galen

Prima toelichting, gelijk toepasbaar. Printen en gebruiken maar!

Er kan niet vaak genoeg aandacht worden besteed aan dit onderwerp gezien de vaak matige wijze van beslissen in organisaties. Het toevoegen van de tips maakt het artikel extra waardevol.

Een van de grootste valkuilen bij het maken van een business case kom ik in uw artikel niet tegen. Het belangrijkste nut van een business case is het feit dat het een middel is om tot gezamenlijke besluitvorming te komen. Een consultant of projectmanager die in zijn studeerkamer gaat zitten en twee weken later weer naar buiten komt met een business case, heeft iets niet goed begrepen. Hoe goed hij de business ook kent.

Critici van het verschijnsel Business Case beweren vaak dat je een business case met een beetje moeite naar elke gewenste uitkomst toe kunt schrijven. En dat is ook zo, zolang je in je eentje achter je bureau zit.

Als je met alle stakeholders gezamenlijk een business case ontwikkelt, ontstaat er, naast het document met de cijfertjes, ook een gezamenlijk gevoel voor het probleem en de aangedragen oplossing. En niets is zo bepalend voor succes als het draagvlak voor de gekozen oplossing.

Met vriendelijke groet,

Koos de Heer
Van Aetsveld management groep

Direct bruikbaar ook om criteria vast te stellen om een onderzoek naar een business case te gaan doen.

Uitstekend artikel dat zowel aandacht schenkt aan de doelstellingen van de business case als een kader schept waarbinnen het proces zich moet afspelen. Het roept echter een vraag op waarop ik graag een antwoord zou willen ontvangen.

In het hieronder aangegeven citaat stelt u eigenlijk dat er al een concrete invulling moet zijn van de kans of het probleem. Dat suggereert naar mijn idee dat al veel (creatief) denkwerk is verricht. Beter zou het zijn om in eerdere fase op basis van de kans/oplossing al een business case op te stellen (zij het wat beperkter van invulling) . Deze beperktere business case zou antwoord kunnen geven op de omvang van het probleem c.q. de impact van de kans op de business , maar geeft bovenal ook invulling op de vraag aan welke eisen de concrete invulling (randvoorwaarden) moet voldoen.

Deze business case vormt ook een mooi validatiemiddel voor de alsnog op te leveren invulling. "Om een business case te kunnen maken moet er een duidelijke kans of probleem liggen en dient er een concrete invulling te bestaan. "

Goedemorgen Jan,


Allereerst uiteraard nog de allterbesite wensen voor het nieuwe jaar: dat het maar een mooi en succesvol 2008 voor je mag worden!
Ik ben net terug van 1,5 week vrij en concludeer net dat mij helemaal ontschoten is jou nog te mailen over jouw vraag m.b.t. business case, sorry! Hierbij alvast een aardig artikel van Managementsite dat er bij kan helpen. Verder zal ik je morgen daadwerkelijk iets gaan mailen dat ik thuis heb liggen; vanavond zoek ik het op, morgenochtend mail ik het je. Ik hoop dat het nog zin heeft!

Gr. Etiennne