Sylvia is sinds kort manager op de afdeling accountmanagement. Ze heeft met alle accountmanagers kennismakingsgesprekken gevoerd. Een van hen is Harm, een ervaren rot. Harm is niet makkelijk, erg zwart-wit. Sylvia heeft aan iedereen gevraagd: “Hoe wil je je verder ontwikkelen en hoe kan ik je daarbij ondersteunen???? Harm had haar met een vage glimlach aangekeken. “Van jou kan ik niks meer leren.???
Sylvia was even stil. Meteen de confrontatie aangaan leek haar niet verstandig, Iedereen kent Harm, sommige collega’s zijn bang voor hem. En ze is hier net begonnen. Ze heeft op een training geleerd dat je pas invloed kunt uitoefenen als je contact hebt met de ander. Zo te horen heeft ze dat niet met Harm. Daar dan eerst maar investeren, en regelmatig even een afspraak plannen met Harm om bij te praten, denkt Sylvia.
Als ze bij wil praten, komt er altijd wat tussen. Harm is ineens op klantbezoek, ziek, naar de garage met de leaseauto. Of ‘O ja hadden we een afspraak? Wie heeft die gemaakt dan?’
Een half jaar later staat de beoordelingsperiode voor de deur. Harm heeft zijn targets net niet gehaald, twee productintroducties niet bijgewoond en zijn administratie is niet op orde. Administratie vindt ie onzin, heeft ze via via gehoord. In het dossier van Harm heeft ze geen beoordelingen of gespreksverslagen gevonden van na 1998. Jaja, denkt Sylvia. Van jou kan ik niks meer leren. Veel meer dan manipulatie en duikgedrag heeft ze niet gezien.
Ze weet dat ze moet ingrijpen om haar eigen geloofwaardigheid niet op het spel te zetten. Maar te hard ingrijpen zou wel eens als een boemerang kunnen werken, Harm kennende tikt ie hard terug. Ze begint te twijfelen. Wat is de beste aanpak?
Waar vind ik toepasbare kennis en gedeelde ervaringen?
Probeer het Pro-abonnement een maand gratis
En krijg toegang tot de kennisbank. 110 onderwerpen, kritisch, wars van hypes, interactief en geselecteerd op wat wél werkt.
Word een PRO
Taakgerichte sturing (regels en afspraken) en ‘afrekenen’ is een basis voor ‘niet willende medewerkers’ als motiveren niet werkt en biedt uitstekende mogelijkheden om een file op te bouwen (onderperformance). Indien noodzakelijk is een ontslag de uiterste maatregel. Dat kan een jaar duren, maar met een correcte file kan je er redelijk goedkoop van af (geen verbetering, verwijtbare opstelling van de medewerker). Denk eraan dat je dan wel support nodig hebt van hogere echelons en personeelszaken.
Met ‘softskills’ kun je in zulke gevallen soms te kort komen. Kijk eerst naar de kunst van het oorlog voeren voor je ten strijde trekt. De oorlog wordt gewonnen voor de slag. Verzamel inlichtingen (waarom sinds jaren geen record?). Wie zijn eerdere managers? Wie zijn de bondgenoot van de tegenpartij en heb je zelf al bondgenoten? Heb je zijn zwakheden, belangen en interesses in kaart gebracht? Blijf scherp en zakelijk en bereid je voor op verrassingsaanvallen en ondergravende activiteiten! Als je voldoende inlichtingen hebt verzameld kun je er ook voor kiezen te onderhandelen.
De frontale aanval is alleen wijs bij een 5 tegen 1 overwicht. (Sun Tzu, 2500 a.d.) Zonder goede voorbereiding wordt de overwinning duur betaald.
Weeg af hoeveel je investeert en hoeveel het gaat opleveren. Wat wil je bereiken? Onderwerping op zich heeft geen waarde, maar wel directe onderhoudskosten....
Frans.
Sylvia zal eerst moeten nagaan waar de 'blokkade' zit. Is dit op sociaal of cognitief nivo? Zoals ik het verhaal interpreteer is het in ieder geval een blokkade op sociaal nivo. Al vanaf het begin heeft Harm Sylvia geen kans gegeven. Sylvia zal een 'andere' ingang moeten vinden bij Harm. Een geheel ander onderwerp aansnijden welke Harm interesseert zodat ze in ieder geval weer in gesprek komt met Harm. Wanneer Sylvia contact probeert te zoeken obv alleen maar onderwerpen mbt het werk, dan zal zij nooit erin slagen contact te krijgen met Harm. Op het moment de twee personen weer in gesprek zijn (door het bijvoorbeeld over het WK voetbal te hebben) kan Sylvia gaan kijken of het probleem ook op cognitief nivo plaatsvindt. Maar goed, dat is alweer een stapje verder en dan is ze op dat moment al wel weer on speaking terms met Harm.
Ik krijg niet de indruk datSylvia uit managerhout gesneden is.
Dit soort gedrag is op de werkvloer niet te tolereren, Sylvia moet kiezen voor het hetstel van haar gezag en de gezondheid van het bedrijf: aan dit soort werknemers heeft niemand wat.
Hier is een aanpak die Sylvia kan inzetten. In een gesprek geeft Sylvia duidelijk aan het verschil tussen het huidige functioneren en de gemaakte afspraken. Daarbij beschrijft ze precies welke negatieve uitwerkingen het huidige functioneren van Harm geeft voor hem en zijn omgeving. Daarna geeft zij Harm de gelegenheid om hierop te reageren en zijn eigen visie te geven. Vervolgens vraagt zij Harm om met suggesties te komen voor verbeteringen. Met toevoeging van de eigen suggesties van Sylivia geeft ze het hoe en waarom van de nodige stappen. Vervolgens stellen zij samen een actie plan op en maken afspraken voor een vervolg gesprek. Het is natuurlijk noodzakelijk dat Sylvia laat zien en merken dat zij er vertrouwen in heeft. Nu hoor ik zeggen:"Leuk benaderd maar Harm is een echte die-hard, die blijft zich afzetten tegen Sylvia". Welnu dan is het zaak uit te zoeken wat de diepere oorzaak is van het gedrag van Harm. In een gesprek kan Sylvia daar achter proberen te komen door het stellen van openvragen om de dialoog te bevorderen, en gesloten vragen om precieze antwoorden te krijgen. Sylvia moet duidelijk maken dat en wat ze heeft begrepen uit de antwoorden. Sylvia geeft veel samenvattingen en sluit af met een vervolg afspraak. Mocht Harm zich na een aantal gesprekken alsnog afsluiten dan wordt het tijd om de afscheidsprocedure in gang te gaan zetten.
Voor Sylvia is het belangrijk hier veel tijd in te investeren, omdat het gedrag van mensen vaak voort kan komen uit oud zeer. Door veel tijd en aandacht te schenken, is Sylvia in staat een waardevolle medewerker voor zich te winnen. Wel is het noodzakelijk dat zij zich een tijdslimiet stelt (bijvoorbeeld 3 maanden) om, in dit geval Harm, te begeleiden naar optimaal presteren. Daarin aangeven dat zij bereid is hier veel tijd in te steken en dat ook van Harm verwacht. Mocht Harm zich toch (herhaaldelijk) aan die verantwoordelijkheid onttrekken, dan kan Sylvia op basis van gemaakte afspraken, duidelijk aangeven dit onacceptabel is, en dat vervolg stappen noodzakelijk zijn.
Jouw oplossing neigt naar een veranderen van 'meer van hetzelfde' en zal nooit het gewenste resultaat kunnen opleveren. Iemand dwingen iets te doen is niet een oplossing. Je weet zelf wat de gevolgen zijn wanneer je een kind verbiedt iets te doen....
Het zal ook zeker de verstandhouding niet ten goede komen om op deze wijze het probleem 'op te lossen' (ik kan hier eigenlijk niet spreken van een oplossing). Het gaat hier niet om het gelijk hebben of krijgen, maar het gaat toch uiteindelijk om het samen verder komen? Dat krijg je in deze situatie niet voor elkaar door macht. Deze situatie vraagt om een verandering van een andere orde.
Heeft voor mij niet zo veel met gelijk hebben te maken??? Harm presteert onder de maat, en wenst zich niet als volwassene te gedragen. Zachte aanpak zou kunnen werken, maar a) kost veel tijd, b) gaat ten koste van goed presterende medewerkers, die meer aandacht verdienen.
De machtvraag ligt er, of je het wilt of niet: Harm wil niet anders dan Sylvia een poepie te laten ruiken. Dit accepteren, is echt foute boel. De kunst is met gezag dit aan te pakken. Dat is anders dan vanuit macht.
Met elkaar samen verder is prachtig, maar kan alleen als beiden dit willen. Ik heb nog geen indicatie uit de case dat Harm hiervoor openstaat. En het is niet Sylvia's taak dat koste wat het kost te moeten bereiken. Grow up, people.
Eenvoud siert de mens zo ook de manager. Zelfvertrouwen en nederigheid zijn aspecten die je de kracht geven om dat uit te voeren waarvoor je ingehuurd bent. Sfeer, cultuur en werk kunnen niet zonder elkaar. Het is de optelsom voor een goed functionerend bedrijf. Als manager ben je de verbinder in het geheel. Je plaats is ertussen i.p.v. erboven. Rendement uit een mens en resultaat voor de werkgever is hetgeen je voor ogen hebt.
Macht komt voort uit angst. Vasthouden en groter maken ten kosten van alles om het niet te verliezen. Wat ermee gewonnen wordt is het resultaat van vandaag de dag.
Groet, Jos (I)
Je kunt Harm stimuleren. Juist omdat hij niks meer van Sylvia kan leren en zijn werk onder de maat is, push Harm om wedstrijdjes met hem te beginnen. Is een algemene tip: ga wedstrijden spelen met je personeel. Zo blijft het scherp, en blijft het leuk.
Helaas gaat het in het leven niet om wedstrijdjes maar om het samenwerken. Dit bevorder je niet door wedstrijdjes waarin er weer iemand het sterkste uitkomt. Samenwerken gaat om vertrouwen, op elkaar kunnen rekenen. Een winnaar is er niet. Helaas wordt het werk veel vergeleken met teamsporten. De belangen zijn toch echt anders. Ik zit niet op mijn werk om te winnen maar om naar behoren en beloning te presteren. Harm presteert voor zijn gevoel goed. De manager vindt van niet en heeft ook moeite met zijn gedrag. Waar knelt het? Het bespreekbaar maken en oplossingsgericht begeleiden is de taak van een goed manager. Sylvia heeft het lef dit toe te geven en gaat werken aan zelfontwikkeling of zij geeft toe het werk niet aan te kunnen. Houd de huidige situatie in stand en de produktie blijft ver onder de maat.
Een goed team heeft een goede begeleider nodig. Ze behoeven niet te winnen, rendement uit ieder individu is het beste resultaat. Winnen is voor hijgers en stress, constant leveren staat voor zekerheid en rust.
Jos Immers
Ander belangrijk punt dat ik onderbelicht heb is de cultuur van het bedrijf en de persoonlijkheid en het ontwikkelstadium van Sylvia. Wat is haar doel? Wel support zoeken Sylvia, want in je eentje 'reorganiseren' is een mission impossible, tenminste vanuit de huidige positie. Vraag om een coach, het liefst uit een andere afdeling. Vraag me af wat Sylvia's manager bijdraagt.
Sommige mensen willen gewoon behoorlijk presteren, andere willen het beste halen uit mensen en uit zichzelf. Het is dan belangrijk dat je je in een situatie bevindt waarin je past en je prettig voelt.
Manager is ook een vak dat je moet liggen, al zou je dat vaak niet zeggen.
Heeft iemand het boekje Saboteurs gelezen?
Frans.