U kent het wel: dertig excel sheets om tot een budget te komen en al die sheets zijn weer gelinkt. Vervolgens komt er een nieuw element (account of kostenplaats) en alle sheets en links moeten weer worden aangepast. Kortom, u heeft weer een dag werk, terwijl er nog tig ad-hoc rapportage vragen liggen te wachten!
Vooropgesteld: Excel is een fantastische tool! Het is alleen de vraag of die tool ook het meest geschikt is om mee te plannen, budgetteren en forecasten. Op basis van het bovenstaande zou ik zeggen van niet!
Wat moeten we dan? Met de huidige technische ontwikkelingen zijn er ook in de financiële wereld een heleboel nieuwe mogelijkheden ontstaan. In plaats van spreadsheets zijn er een heleboel aanbieders van specialistische software voor budgetteren en forecasten, gebaseerd op het d...
Ons controllersteam is daar erg content mee en bedreven in. Ter ondersteuning hebben wij Adaytum in huis, maar zonder Excel daar aan toe te voegen is niet oke.
Wat ik lees is een verhaal van een consultant die iets te graag een opdracht wil binnenhalen, dat komt een dergelijk "verhaal" niet ten goede.
Mijn excuses als het stuk te "commercieel" overkomt, dat is niet het essentiële punt van mijn stukje. Waar het mij om gaat is aan te geven dat er meer is dan excel en wat daar voordelen mee zijn te halen. Uiteraard is het ook zo dat excel een fantastische tool is (zie ook de column), alleen in mijn ogen niet het meest geschikt voor plannen en budgetteren, met name omdat er geen database onder zit! Waar excel wel weer zeer geschikt voor is, is voor complexe berekeningen en mooie rapportages, bij voorkeur gebaseerd op een add-in met de database. Volgens mij komt dat ook overeen met uw reactie, dat het budgetproces wordt ondersteund met een budgetdatabase, in dit geval Adaytum, in combinatie met excel. Excel is natuurlijk ook zo goed te gebruiken omdat iedereen op een afdeling financiën er goed mee overweg kan. Voor de specifieke budgettools geldt dan ook vaak "onbekend maakt onbemind"...
Blijkt dat een geniale hoofd financien indertijd een heel geavanceerd excel-bestand had opgebouwd. Daar kon alles in en dat zat er ook in. Inmiddels is hij weg. Kennis weg, ondersteuning is er niet, niets vastgelegd over de opbouw van het bestand: product inmiddels dus waardeloos!
Nu is een pakket geïmplementeerd dat werkt volgens het database-principe. Werkt perfect, het is duideljk wat er gebeurt én als je iets niet weet kun je de helpdesk bellen of een opleiding van 2 dagen volgen. Lijkt een kleinigheid, maar continuïteit is toch een van de belangrijkste items binnen een organisatie?
U begrijpt het al, ik ben het helemaal eens met de collumn!
Aanbieders is meervoud dat suggereert dat er een keuze gemaakt kan worden tussen "top"produkten.
Deze specialistische software mag dus bv niet meer onderhoud en beheer inspanning vergen dan huidige spreadsheet toepassingen.