Groeps Whats App wonderolie en bindmiddel voor verminderde contacten door afslanking

Van de week voerde ik een bijzonder coachgesprek met twee teamleiders. Beiden hebben sinds juni hun nieuwe team compleet. Niet alleen sturen ze hun eigen personeel aan, maar ze zijn ook verantwoordelijk voor mensen van een externe partij die voor werkzaamheden ingezet worden. Het gaat daarbij voornamelijk om planningszaken. Nu ze een maand met het nieuwe team op weg zijn, zouden ze graag persoonlijke aandacht willen besteden aan hun mensen. Ook willen ze graag teamoverleg houden. Dit wordt helaas vaak uitgesteld, omdat het uitvoeren van de planning voor vergaderen gaat.
Je begrijpt het al: er wordt gewerkt met minder mensen die meer werk moeten uitvoeren. Het takenpakket van de teamleiders is flink uitgebreid.

Beiden zitten met de vraag hoe ze in hemelsnaam invulling moeten geven aan de binding in het team. Teamleden willen er graag bijhoren en op de hoogte zijn van ins en outs. Bovendien zijn targets in de vorm van KPI’s opgeschroefd. Er wordt geen rekening gehouden met de verschuiving van mensen en met de overige veranderingen die doorgevoerd zijn. Ook al is de verandering halverwege het jaar pas doorgevoerd; de targets moeten gehaald. Altijd weer valt dan het woord ‘afrekenen’.

Er is een platform via Intranet beschikbaar waarop zaken gedeeld kunnen worden. Dit draait al een tijd, maar het is geen groot succes. Ik stel ze voor om een groeps Whats App aan te maken. Eén van hen blijkt er al een tijd mee te werken en er goede ervaringen mee te hebben. Zijn collega kijkt bedenkelijk, nadat het voorstel is gedaan.
Het is echter zoveel gemakkelijker dan een laptop of computer opstarten. Daar moet relatief veel moeite voor worden gedaan. Appen op een smartphone is eigenlijk geen moeite. Dat check je een paar keer per dag.
Via dit social medium kunnen best practices, vragen om informatie en tips, successen, frustraties en nog veel meer gedeeld worden. De teamleider kan het inzetten om de groeps/teamcultuur mee te beïnvloeden. Het middel vraagt weinig tijd, is weliswaar vluchtig, maar kan toch die glimlach rond de mond toveren bij medewerkers die veel onderweg zijn en solistisch werken.

Je kunt het inzetten voor social learning en ervoor zorgen dat collega’s die elkaar nog niet kennen op deze wijze kennis met elkaar maken. Als ze elkaar face to face treffen, is er al een zekere band gecreëerd.
Werken met social media zou het leven onpersoonlijker maken. Als je het slim inzet, wordt het werkzame leven juist persoonlijker; slechts de uitingsvorm is anders.