Mag onze overhead alsjeblieft weer terug?

Ik moet alles zelf doen. Mijn eigen agenda bijhouden, vakantie-uren in SAP boeken, mijn eigen vliegtickets en hotels boeken, mijn jaaropgaaf voor de belastingen opzoeken en een dagelijks gevecht voeren met een bom- en bomvolle mailbox. Toen de nieuwe webpagina van de personeelsafdeling 'serviceplein' ging heten, wist ik meteen dat ik nooit meer zou vinden wat ik nodig heb.

Walther Ploos van Amstel schrijft erover op Nuzakelijk.nl:

Procesmanagers

De procesmanagers in onze organisaties hebben bedacht dat wij al dat werk zelf veel slimmer, sneller en beter kunnen doen. Niets is minder waar. Ik moet om te beginnen veel inlogcodes en wachtwoorden onthouden. Het kost mij vervolgens eindeloos veel graafwerk om te doen wat de procesmanagers vinden dat ik zelf moet doen.

Ik gruwel hiervan. Steevast mis ik vergaderstukken. Dubbele afspraken zijn aan de orde van de dag. Ik verlies vele uren per week. En een antwoord op de meest simpele vragen over een contract krijg ik niet.

Oude stempel

Ik ben van de oude stempel. Bij mijn eerste baan deelde ik een persoonlijke assistent, om de politiek correcte term te gebruiken, met drie collega's. Onze Tanja was elke dag hard aan de slag om ervoor te zorgen dat we ons werk productief konden doen.

Elke vergadering was perfect voorbereid. Dubbele afspraken kwamen niet voor. Onze bonnetjes van etentjes en reizen werden keurig verwerkt en op tijd betaald.

Onder het mom van 'overhead value analyse' zijn alle Tanja's wegbezuinigd in ruil voor een smartphone die 24 uur per dag en zeven dagen per week de mail naar je toe duwt en waarmee je nu alles zelf kan doen.

Als ik erover klaag dat ik dingen zelf moet doen, en dat dat soms gewoon niet goed lukt, dan komen ze nog een keertje uitleggen hoe ik dat toch echt zelf zou moeten kunnen doen. Donder toch op!

Taylor

Wie heeft ooit bedacht dat ik dat allemaal slimmer, sneller of beter kan? Je moet het werk laten doen door mensen die dat het beste kunnen. Dat is effectief en efficiënt. Zo staat dat ook in elk goed boek over 'organiseren'.

Taylor had honderd jaar geleden helemaal gelijk. Verdeel het werk van een medewerker in eenvoudige, elementaire handelingen. Laat die medewerker kampioen worden in die ene taak. Haal de nutteloze handelingen eruit en elimineer ze.

Dat zijn basislessen die in administratieve en ondersteunende processen uit het gezichtsveld zijn verdwenen. Bij de 'overhead value analyse' wordt te vaak gekeken naar de kosten en veel te weinig naar de waarde.

Overhead

Ik hou een warm pleidooi voor de terugkeer van overhead in organisaties. Persoonlijke assistenten die je agenda bijhouden. Mensen op de personeelsafdeling die korte vragen voor je beantwoorden. De boekhouder die je helpt met een onkostendeclaratie.

Bekwame mensen voor wie dat werk een dagtaak is, doen dat veel beter dan jij en ik. Laat ze ons maar weer eens ouderwets verwennen.

Walther Ploos van Amstel.