Hoe krijgen we het werkkapitaal weer aan het werk?

Walther Ploos van Amstel spreekt dit jaar tijdens de Nationale Controllersdag en bij de Nationale Voorraaddag over strategisch werkkapitaalmanagement. Dat is een actueel vraagstuk, want klanten betalen niet alleen later, maar ook grilliger. Door de bewegelijkheid van vraag- en aanbodmarkten stijgen de veiligheidsvoorraden en fluctueren de inkoop- en verkoopprijzen. Complexere commerciële afspraken bij inkoop en verkoop compliceren en vertragen de facturatie. Tegelijkertijd trekken Nederlandse banken massaal de stekker uit hun bedrijfsfinancieringen. Onze kasstromen leiden onder structurele congestie; het geld staat vast ‘in de file’.

Op Logistiek.nl schrijft Walther Ploos van Amstel in zijn blog:
Banken presenteren nu supply chain finance als een innovatief redmiddel. Dat klinkt mooi: geld lenen tegen een habbekrats. Daar hebben onze controllers wel oren naar. Maar misschien is het wel te mooi om waar te zijn: geld lenen kost geld. Supply chains mogen nooit ontaarden in een risicovol piramidespel.

De cash-to-cash-cyclus moet weer korter worden. Geld moet stromen! Anders komt de economie krakend tot stilstand. Het moet bij supply chain finance gaan om echt innovatieve financiële modellen voor ketenmanagement die daadwerkelijk geld opleveren voor alle partners in de keten.

Werkkapitaalmanagement is niet meer ‘in grote stappen thuis komen’. De aanpak van werkkapitaal vergt operationele aandacht voor de processen ‘from order to cash’ en ‘from purchase to pay’, tactische aandacht voor het afstemmen van het aanbod op de vraag in de keten en strategische aandacht voor een betere afstemming met alle partners in de keten.

Operationeel: de perfecte order

Operationeel zijn er nog veel margekillers. Om logistieke redenen blijven facturen vaak onbetaald; een derde van het debiteurensaldo in Nederland staat open in afwachting van een creditnota. Er is vaak een discussie over het bedrag omdat zendingen incompleet zijn, er twee keer geleverd wordt of er dubbele orderkosten worden gerekend.

Er zijn tien duidelijke oorzaken die leiden tot een lage OTIFNENC (on time-in full-no error-no contact) en hoge faalkosten. Krijg je greep op deze margekillers, dan krijg je meer perfecte orders, minder faalkosten, een betere inzet van werkkapitaal en meer tevreden klanten. Achter elk van deze margekillers zit een wereld aan oorzaken en gevolgen die de moeite waard zijn om te analyseren.

Tactisch: jongleren met vraag en aanbod

De volatiliteit van vraag- en aanbodmarkten is groot door de uitval van vraag en transparantie. Onlangs kochten Chinezen in Nederland babymelkpoeder voor Chinese kinderen. Bezorgde Nederlandse ouders hamsteren en proppen hun keukenkastjes vol. Daardoor loopt de schaarste alleen maar verder op. Je krijgt dan twee effecten: je moet de schappen extra bijvullen, maar ook de magazijnen van Albert Heijn en Jumbo en vervolgens de voorraad bij de producenten. Bovendien moet je de veiligheidsvoorraad die in de keten nodig is om de beschikbaarheid op het schap te regelen verhogen. Dat is een dubbel effect. Moeten de producenten nu gewoon meer gaan produceren? Liever niet.

Een vraagrimpel van ‘10 procent plus’ bij consumenten leidt bij producenten tot een vraagtsunami van ‘40 procent plus’. Dat is het onvermijdelijk opslingereffect: de ijzeren logica van de dynamiek in logistieke ketens en informatiesystemen. Het kan jaren duren voordat vraag en aanbod in logistieke ketens weer in balans zijn.

Bedrijven die de dynamiek van de vraag stroomafwaarts in hun keten goed begrijpen, kunnen hun capaciteiten goed plannen, ze weten hun werkkapitaal goed in te zetten en krijgen betere prijzen voor hun producten.

Het beheersen van werkkapitaal gaat vandaag over slimmer tactisch plannen en besturen. Meer dan ooit is sales and operations planning nodig. Het gaat daarbij om de juiste planningsregels op het juiste aggregatieniveau, simuleren met verschillende scenario’s, het plannen van ook de kasstromen en het werkkapitaal, het inzetten van de juiste ICT-hulpmiddelen en het coachen van de logistieke planners om nog beter te plannen.

Strategisch: data alignment

Dan is er nog steeds de principiële vraag: waarom heeft u eigenlijk voorraad? Zijn er geen mogelijkheden voor een strategische afstemming met leveranciers en klanten, waardoor voorraden niet meer nodig zijn? Supply chain management biedt concepten die werkkapitaalmanagement ondersteunen, bijvoorbeeld:  vendor managed inventories (uw leverancier bewaakt uw voorraad), automatische herbevoorrading op basis van kassa-informatie, rechtstreekse leveringen door leveranciers en collaborative planning/CPFR (samen plannen met klanten en/of leveranciers). Bij data-alignment ligt vaak een onontgonnen terrein dat naast voorraadbesparing ook kosten uit de keten haalt en uiteindelijk zorgt voor meer tevreden klanten.

Veel bedrijven in de ‘nieuwe economie’ laten zien dat ze zonder werkkapitaal, of nog knapper met een negatief werkkapitaal werken. Ze groeien niet gehinderd door het werkkapitaal dat ze moeten meezeulen.

Effectieve communicatie tussen handel en producten is belangrijk. Het correct uitwisselen van logistieke gegevens is een onmisbare bouwsteen voor de samenwerking. Dat geldt voor masterdata, transacties, palletinformatie en planningsgegevens. Zo kunnen ondernemingen hun processen beter op elkaar afstemmen met alle voordelen die daarbij horen zoals beter bestellen, leveren en factureren, lagere voorraden, succesvolle promoties en een betere schapbeschikbaarheid. Strategisch samenwerken in de keten vraagt wel om afspraken, vastgelegd in standaarden, voor de uniforme communicatie, waardoor alle partijen in de keten dezelfde taal spreken. Eenduidige, gestandaardiseerde informatie is de basis om informatie met elkaar te kunnen uitwisselen. De planner weet zo wie waar ingezet moet worden en zorgt ervoor dat de juiste materialen en middelen op tijd op de juiste plek zijn.

Procesmanagement

Strategisch management van werkkapitaal is nodig. Dat vraagt om operationele, tactische en strategische maatregelen die allemaal gericht zijn op het stroomlijnen van de processen tussen klanten en het bedrijf en het bedrijf de leveranciers en dienstverleners. Dat gaat natuurlijk niet zonder eerst intern de zaken tussen verkoop, logistiek, inkoop en finance goed geregeld te hebben; procesmanagement.

Lees meer columns op Logistiek.nl!