Een ICT-slagveld bij Defensie: 900 mln en nog niet klaar...

De bedrijfsvoering bij Defensie is al meer dan tien jaar niet op orde. Elk jaar gaf de Rekenkamer het ministerie een onvoldoende. De invoering van een defensiebreed ICT-systeem moest daarin verandering brengen. Het zou een geweldig project worden, SPEER (Strategic Process and Enabled Reengineering), dat ook nog eens meer dan duizend werkplekken zou besparen.  Maar, het liep volledig uit de hand...

Walther Ploos van Amstel blikt terug op meer dan 10 jaar ERP-drama bij Defensie op Nuzakelijk.nl.

Megaproject

De Nederlandse defensie-organisatie was de eerste ter wereld die defensiebreed een ERP-systeem (bedrijfssoftware) zou gaan gebruiken voor alle activiteiten; de medicijnen voor geneeskundige troepen, het onderhoud aan vliegtuigen, de missies in Afghanistan, het wereldwijd bevoorraden van marineschepen en de personele planning van de missies. Geen enkele andere krijgsmacht had dit nog vertoond.

Alle artikelen, al het materieel en alle manschappen moesten in dat ene enkele systeem passen. Het zou bovendien een van de grootste SAP-implementaties (bedrijfssoftware) ooit worden. Toch rinkelden de alarmbellen op de Haagse staven niet.

De externen vallen binnen

Een leger aan externen werd ingehuurd om de klus te klaren. De betrokken militairen, die voor twee of drie jaar aan het project werden toegevoegd, vonden het vooral ‘verplicht corvee’. Het leverde wel altijd een extra ‘streep’ op.

Experts hesen de stormbal bij de opeenvolgende staatsecretarissen en ministers. Die laveerden echter handig om de vragen van de vaste Kamercommissie heen.

Sterren plakken

Als het project niet de voortgang toonde die nodig was, dan werd de zittende éénsterrengeneraal vervangen door een tweesterrengeneraal en daarna zelfs door een driesterrengeneraal; SPEER moet! Die laatste generaal meldde trots in de vakbladen dat ‘SPEER weer spits was’ om vervolgens een mooie baan te accepteren bij de externe hoofdaannemer van SPEER.

Het mocht allemaal niet baten. Het SPEER project kwam niet vooruit, terwijl de kosten uit de bocht vlogen. De initiële begroting van iets meer dan 100 miljoen euro, werd al snel 185 miljoen euro, zelfs 400 miljoen euro en nu schat de rekenkamer het eindbedrag op 900 miljoen euro!

Terwijl het project nog lang niet klaar was, werd al wel de projectorganisatie in 2013 ontmanteld. De overbelaste ‘staande organisatie’ moest het overnemen. De Rekenkamer maakt zich daarom terecht zorgen over de voortgang nu de werkvloer de onoplosbare problemen moet oplossen.

Noodzaak

Een betrouwbaar en stabiel ICT-systeem is van levensbelang voor de krijgsmacht. Het delen van informatie is noodzakelijk voor samenwerking met de industrie en coalitiepartners om effectief, efficiënt en veilig onze vredesmissies te ondersteunen. SPEER moet inderdaad.

Defensie moet al jaren bezuinigen. Maar ik vraag me af of ze wel weten waar het geld vandaag aan opgaat. Goed zicht op de bijdrage die ICT kan leveren aan een beter bestuur en betaalbaarheid van de krijgsmacht ontbreekt, stelde Defensie zelf al eerder en nu ook de Rekenkamer.

Niet klaar

De Rekenkamer concludeert dat Defensie nog veel werk moet verzetten om de voordelen van het nieuwe ICT-systeem te kunnen benutten. De Rekenkamer stelt ook dat het nu wel lang genoeg heeft geduurd, dat er nog veel functionaliteit niet is opgeleverd en dat de randvoorwaarden voor doorontwikkeling er niet zijn.

De functionaliteit voor het slimmer uitvoeren, plannen en besturen van processen ontbreekt. Wat moet dat worden als straks een complex vliegtuig als de JSF wordt ingevoerd?

Innovatie?

Defensie zelf concludeert dat met een nieuw systeem innovatie niet vanzelf komt. Anders dan aanvankelijk werd verondersteld, dwingt het gekozen ERP-pakket verbetering van de werkprocessen niet af. Innovatie van werkprocessen vindt alleen plaats als daar expliciet op wordt gestuurd.

De leiding bij Defensie mag zich dus niet verschuilen achter de ‘staande organisatie’ die nu zelf maar voor de ICT moet zorgen. Het ERP-project is simpelweg nog niet klaar. Dan kun je nog zoveel sterren plakken, maar dan gaat het uiteindelijk toch niet werken.

Pijnlijke lessen

Er zijn veel pijnlijke lessen te leren bij Defensie. Gedwongen innoveren met ICT? Vergeet het maar. Defensie probeerde in 2013 met een zelfevaluatie uit te leggen waarom het zo lang heeft moeten duren, het zoveel heeft moeten kosten en waarom het nog niet klaar is. Het rapport leest als een jongensboek en is voor iedereen die betrokken is bij grote ICT-implementatie verplichte kost.

Walther Ploos van Amstel.