De Anti-Vergaderaar (1): Europese cijfers over nut vergaderingen

Al eerder heeft de 1minutemanager de strijd aangebonden tegen zinloze vergaderingen. In dat opzicht mag gesproken worden van een absolute anti-vergaderhouding. In mijn ogen zijn vergaderingen vaak onnodig lang, slecht voorbereid, worden de gemaakte afspraken niet opgevolgd en worden taken en verantwoordelijkheden niet of slecht verdeeld. Nu blijkt ook uit officieel onderzoek onder 800 Europese leidinggevenden uit heel Europa dat de meeste vergaderingen volstrekt niet voldoen. Liefst 61% van de ondervraagden stelt dat vergaderingen niet efficiënt zijn en weinig bijdragen aan het delen en doorgeven van informatie.

Het kan niet anders dan dat ook u in de Nederlandse vergadercultuur regelmatig geïrriteerd raakt door vergaderingen die vooraf zinvol lijken en achteraf een 'waste of time'. Deelnemers komen te pas en te onpas binnen, soms midden in de vergadering. Of lopen weg gedurende de vergadering. Ook is de voorbereiding van de meeste zo niet alle deelnemers ondermaats en vindt er een slechte verslaglegging plaats. Taken en verantwoordelijkheden worden niet voldoende helder verdeeld en de controle en navolging van de afspraken in toekomstige vergaderingen laat veel te wensen over.

Toch zijn we in Nederland gek op vergaderen. Zo heb ik ooit in een organisatie mogen rondlopen waar van maandag tot donderdag volop werd vergaderd. Helaas bleef hierdoor veel van het werk liggen, hetgeen tot stagnatie en consternatie in de bediende markten leidde. Hierover moest dan natuurlijk wel eerst vergaderd worden! Dat de organisatie niet in het leven geroepen was om de vergaderzalen vol te plannen, daar was blijkbaar nog nooit iemand achter gekomen! (zie foto: een prachtige lege vergaderzaal!)

Kortom, ik ben geen vergadertijger en  geloof wel dat veel vergaderingen gebaat zouden zijn bij een volledig andere aanpak. Dit blijkt ook uit het Europese onderzoek, dat ik dankzij lezer Martijn Botermans (dank) op het spoor ben gekomen.

Dat vergaderen weinig productief is, wordt bevestigd door het onderzoek onder ruim achthonderd leidinggevenden in Europa. Uit het onderzoek blijkt dat 61 procent van alle vergaderingen niet efficiënt is en weinig bijdraagt aan het delen en doorgeven van informatie. Verder denkt 71 procent van de ondervraagden dat de eerste winst behaald zou kunnen worden door een betere voorbereiding. Het niet duidelijk afspreken van taken en verantwoordelijkheden wordt door 52 procent gezien als reden dat vergaderingen niet productief zijn.

Het zijn simpele getallen en feiten. Toch blijkt dat juist in een goede voorbereiding en het maken van goede afspraken, die ook worden (op)gevolgd in de tijd veel winst is te halen. Want laten we wel zijn, als 61% van de vergaderingen zinloos is, dan is hier toch een enorme winst te halen voor managers? Of je stopt met de vergaderingen en gaat je tijd besteden aan wel zinvolle activiteiten, of je pakt de zaken anders aan.

Mijn tips:

1) Iedereen op tijd binnen; vast tijdstip beginnen.

2) Iedereen de stukken gelezen, dat betekent ook dat de stukken minimaal een paar dagen van te voren verstuurd moeten zijn.

3) Laat de vergadering niet te lang duren, een uur moet bij normale gang van zaken voldoende zijn.

4) Goede verslaglegging.

5) Verdeel taken en verantwoordelijkheden.

6) Zorg voor opvolging van de taken en verantwoordelijkheden, laat het terugkeren op de agenda totdat de zaken volledig afgewikkeld zijn.

7) Begin eens met te kijken naar uw agenda. hoeveel vergaderingen staan er nu al gepland voor september en oktober. Kan dat niet wat minder?